Visualiza tu Propósito de forma efectiva en un «Tablero de Visión»

Si entendemos nuestro «Propósito» personal como el «Para qué» o la «Misión» que jugamos en la vida, la labor de llegar a identificar de forma consciente y plena nuestro propósito no parece, a priori, algo sencillo y evidente. De hecho es quizás la cuestión más elevada que podemos llegar a plantearnos como personas. Cuando Sergio Fernández habla de propósito entiende que está muy relacionado con nuestros talentos y como los movilizamos para aportar algo a los demás.

El propósito no tiene por qué ser único, ya que el ser humano tiene muchas facetas, roles y áreas en la vida y el propósito se puede manifestar en varias de estas áreas, no en una sola.

A pesar de la dificultad, el poder llegar a identificar nuestro propósito y externalizarlo en un soporte (sea en papel o en un formato digital) es algo muy interesante ya que nos puede servir de guía a la hora de tomar decisiones de realizar unas acciones u otras en un momento dado de duda: Si la acción está orientada a ese propósito tiene más prioridad de ser ejecutada y si no lo está tiene menos prioridad.

En mi caso he de reconocer que no tengo mi propósito plenamente externalizado, aunque empiezo a vislumbrar cosas que voy «Capturando» y «Organizando» en mi Sistema GTD®.

De hecho la metodología GTD® tiene los «Contenedores» para organizar todos estos elementos referidos a los niveles más elevados de «Perspectiva», como es por ejemplo el Propósito, y aunque estos niveles y sus contenedores no son lo primero que se aprende de la metodología son imprescindibles ya que en ciertos momentos nuestra mente se eleva y requiere capturar cosas que no corresponden al nivel más operativo de la metodología (Nivel de Control) y necesitamos algún sitio donde «Organizar» ese tipo de contenido, para posteriormente revisarlo y utilizarlo (Ver imagen de la Entrada).

La aparición en nuestra mente de este tipo de contenido suele darse más frecuentemente cuando tenemos nuestro nivel operativo controlado: Tenemos más claridad y espacio mental y comienzan a surgir elementos de estos niveles más elevados.

¿Cuáles son los contenedores que existen en GTD® para organizar elementos correspondientes a estos Niveles de Perspectiva?

Los Niveles de Perspectiva en GTD® (de más a menos elevado) son los siguientes:

Propósito y Valores: En este contenedor guardaremos todo lo referido al propósito. Generalmente serán frases o párrafos que describen el «para que», nuestra «misión» o lo que hemos venido a aportar, en las distintas facetas de nuestra vida. También información de nuestros «valores» y «principios» para realizar esa «misión».

Visión: En este contenedor guardaremos las manifestaciones o la visualizaciones de nuestro propósito. Como nos «vemos» y que «vemos» cuando se manifiestan nuestros deseos más profundos en cuanto al propósito. Pueden haber imágenes (collage de fotos) que nos sugieran lo que deseamos, frases de cómo nos vemos, mapas mentales, etc.

Metas y Objetivos: Aquí reflejaremos «resultados» con los que nos comprometemos a largo plazo (aproximadamente en más de 1 año y menos de 3).

Áreas de Responsabilidad: En este contenedor guardamos las áreas de nuestra vida que entendemos relevantes mantener a un cierto «nivel» para poder estar razonablemente bien y con el equilibrio necesario. No son «resultados» a conseguir sino ámbitos a cuidar para mantenerlos en un determinado nivel. Aquí cada uno organizará un listado de sus áreas relevantes. Por ejemplo algunas de ellas podrían ser: Salud, Deporte, Familia, Relaciones Sociales, Amistades,… y dentro de cada una de ellas podemos especificar más detalle (por ejemplo dentro de Deporte podemos incluir el listado de deportes que queremos realizar a un cierto nivel, o dentro de Amistades la lista de los amigos que queremos mantener en un cierto nivel su amistad…).

Proyectos: Aquí reflejamos los Proyectos / Resultados que nos comprometemos a conseguir en como máximo 1 año, aproximadamente.

Siguientes Acciones: En este contenedor guardamos las siguientes acciones que nos comprometemos a realizar en una semana vista, aproximadamente, y que nos hacen avanzar en conseguir los Proyectos / Resultados del nivel superior.

No olvidemos que uno de los principios de la metodología GTD® es que dispongamos de todos los contenedores necesarios, pero los mínimos posibles, para poder organizar en ellos cualquier cosa que pase por nuestra mente, y todo lo referido a esos niveles de perspectiva son cosas que pasan por la mente de los personas, por tanto tiene que haber un sitio donde organizarlas, esta es la razón de su existencia.

De todos los niveles mencionados vamos a centrarnos hoy en el Nivel de «Visión» y su proceso de «Captura». Es decir en registrar como nos visualizamos nosotros mismos si se cumpliese ese propósito.

¿Por qué propongo indagar en este Nivel de Visión?

Porque en mi experiencia creo que es un nivel donde todos, mentalmente, nos hemos movido en algún momento u otro de nuestra vida. Estamos familiarizado con el mismo, lo que no tenemos es el habito de registrar lo que pase por nuestra mente referido al mismo. ¿Quien no ha tenido un momento de visualizar en el futuro sus deseos más profundos, sus anhelos, pensar en cosas elevadas, en que aportar, que dejar en el mundo, etc.?. Este es un ejercicio muy interesante ya que nos permite externalizar todo ello y lo podemos luego ver desde fuera.

Además en el mundo que nos ha tocado vivir en el que siempre hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, tener una «Visión» sobre tu «Propósito» te facilita la asignación de recursos y prioridades. Yendo más lejos, como dice David Allen, «La ejecución sin propósito es falsa efectividad», es un «hacer por hacer» vacío de significado. De ahí lo efectivo de hacer este ejercicio de captura o registro de nuestro visión de la libre expresión de nuestro propósito en un soporte externo:

Hay dos formas de realizar la captura en este nivel de «Visión»:

– Se puede realizar «según surge»

– Hacer un ejercicio específico para ello.

Cuando surge quiere decir que si en algún momento nuestra mente se eleva y comienza a imaginar cómo nos vemos en el futuro es importante capturarlo (descripciones textuales de lo que vemos por ejemplo). Luego al aclarar estas capturas, identificaremos que va en nuestro nivel de Visión y lo llevaremos allí.

Si nos centramos en hacer un ejercicio específico de Visión, necesitaremos bloquear un tiempo en nuestra Agenda / Calendario y disponer de  un entorno de tranquilidad (sin interrupciones) para relajarnos y pensar en cómo nos gustaría vernos en el futuro (plazo de 3 a 5 años aproximadamente) y vaciar nuestra mente de todo lo que aparezca en ella en forma de descripción textual, también podemos incluir fotos que se parezcan a lo que imaginamos o nos lo evoque (para ello el servicio «Google Imágenes» puede ayudarnos mucho, ya que podemos buscar fotos de todo tipo).

¿Y que soporte nos puede ayudar para capturar todo esto?

Lo que llamamos un «Tablero de Visión»

¿Qué es un Tablero de Visión?

– Si es físico sería algo similar a una pizarra / tablero donde poder pinchar/pegar fotos, escribir las descripciones y dibujar mapas mentales. Es importante que podamos añadir y borrar elementos. Es muy bueno que este a la vista y que podamos verlo todos los días, ya que de esa forma inconsciente nos estará guiando.

– Si es digital puede ser cualquier herramienta que nos permita poner fotos digitales y frases (Microsoft Onenote, Pizarra de Miro, ….)

– Si no se dispone de nada de lo anterior se puede utilizar una hoja en blanco (si es grande mejor). Utilizar rotuladores de colores, bolígrafos, post-it y lápices puede ayudar igualmente.

Preguntas que os pueden ayudar en el ejercicio de visión:

– ¿Qué me veo haciendo dentro de 5 años?: Por si solo esta pregunta directa puede liberar una corriente de pensamiento creativo que te haga ponerte a escribir en tu tablero de visión.

– ¿Qué es lo mejor y lo más importante que podría pensar para mí mismo?: Una pregunta más indirecta que a veces desencadena ese pensamiento creativo.

Otras ayudas:

– Pensar en escenarios del tipo «que ocurriría si» son ejercicios que también ayudan.

– Para una persona, escribir un texto de un futuro ideal  puede servir para el mismo propósito y puede tener el mismo tipo de  efectos positivos.

– Redactar una lista de todas las cosas que les gustaría tener en su  mundo ideal  (desde la calidad de las relaciones, el lugar donde vivir, aspectos profesionales, de salud y financieros por ejemplo)

– Una visión más detallada de este tipo de pensamiento sobre el futuro  puede darse en forma de la redacción de un escenario más descriptivo,  como si se estuviera componiendo un relato corto sobre una situación  ideal que se podría producir. Si eres especialmente visual, crear mapas mentales puede funcionar de la misma forma. Ya sea dibujando imágenes o iconos expresivos o cortando y pegando fotografías y textos de revistas formando un collage… puede ser algo muy liberador, creativo y profundamente motivador.

Si el «tablero de visión» es digital, y aplicas la metodología GTD®, al terminar de realizar el ejercicio lo debes «organizar» en la lista del nivel de «Visión» de GTD®. Sino aplicas GTD® lo debes guardar en tu archivo digital. Si es un «tablero de visión» físico lo puedes «organizar» en un determinado sitio de tu casa donde lo puedas verlo cuando lo necesites.

El motivo de guardarlo es para poder realizar posteriormente «revisiones periódicas» (Paso de «Reflexión» en GTD®). Para los que somos más nuevos con la metodología GTD® los expertos nos recomiendan revisar el nivel de «Visión» 1 vez al año aproximadamente (por si hay que hacer algún ajuste a dicha visión), pero cuando ya tienes un cierto manejo de la metodología es tu intuición la que te dirá que lo debes revisar, probablemente cuando debas tomar alguna decisión relevante en tu vida o estés en ciernes de un cambio importante, de esta forma contrastarás si está alineada con tu visión o incluso tu visión la modifiques en ese momento en virtud de dicho cambio.

Obviamente, cualquier proceso de transición en la vida puede crear una situación que te obligue a actualizar tu visión del  futuro. Los hijos que se van de casa; una muerte, un divorcio o un compañero nuevo; una herencia; una oferta de empleo inesperada; una enfermedad o un accidente, etc. ; todos y cada uno de estos incidentes deberían implicar una nueva evaluación de la visión.

Imagínate que tu pareja llega una tarde a casa con la noticia de que le han ofrecido una gran oportunidad profesional, pero que implica trasladarse a un país al otro lado del mundo al menos durante dos años, probablemente tendrás una cena con una conversación donde todo lo que se hable pueda modificar tu Visión.

Enfrentarnos cara a cara con nuestra vulnerabilidad y la transitoriedad de la existencia (Enfermedad, accidente, perdida…) puede provocar un cambio del foco de nuestro centro de atención hacia niveles más elevados (Niveles de Perspectiva) y, por tanto, al Nivel de Visión.

El motivo de realizar la revisión periódica es también decidir si generar elementos de niveles inferiores, es decir: Objetivos / Metas, Areas de Responsabilidad, Proyectos y Siguientes Acciones (Ver Imagen de la Entrada) que «me acerquen» a esa visión. Todo lo que genere en la revisión debo «organizarlo» en los contenedores que correspondan del Sistema GTD®.

Si he determinado uno o varios proyectos que me acercan a dicha visión, pero mi mente sigue pensando en ellos es porque no son suficientemente evidentes. Puedo utilizar el «método de planificación natural de proyectos» de la Metodología GTD (del que hablaré en una futura entrada) para ayudar a desmenuzarlos en subproyectos y siguientes acciones.

El modelo de 6 niveles de perspectiva de GTD® existe para que puedas ver el árbol y el bosque, ya que integra el corto, medio y largo plazo, tanto personal como profesional (Ver modelo en Imagen de la Entrada)

– Cuando tu perspectiva es alta, es decir, cuando tienes claro tu propósito y tus valores, tu visión, tus metas y objetivos, tus áreas de responsabilidad, tus proyectos y tus siguientes acciones, elegir bien qué hacer en cada momento es muy fácil.

– Cuando tu perspectiva es baja, es decir, cuando ignoras la información anterior, elegir bien qué hacer en cada momento es difícil.

– Un síntoma de baja perspectiva es la sensación de no saber por dónde empezar o qué hacer.

Antes comentamos que os Niveles más elevados de Perspectiva (desde las Áreas de Responsabilidad hasta el Propósito) no suelen abordarse cuando uno comienza en la metodología GTD. 

¿Cuándo es el momento de abordar los niveles elevados de la parte de perspectiva de la metodología GTD®?

Se puede empezar en cualquier momento, pero es difícil que el nivel de perspectiva «llame tu atención» si tu nivel operativo no está bajo control y no tienes tus compromisos inmediatos calibrados y aclarados en cuanto al nivel de compromiso. Cuando se está un tiempo funcionando con la parte operativa de GTD® y se siente ese «control», entendido como tener los niveles de compromiso de ese nivel claros, la «atención» por el nivel de perspectiva surge de forma natural y es cuando se aprovecha el trabajar con esa parte de la metodología GTD®. Por eso David Allen recomienda empezar por la parte llamada de «Control» del método (Niveles de Proyectos y Siguientes Acciones).

De todos modos independientemente de utilizar la metodología GTD® o no, realizar el ejercicio de «Visión» es liberador, revelador y a corto y medio plazo efectivo para poder priorizar y enfocar mejor en nuestro día a día.

¿Te atrevés a realizarlo?

Como gestionar interrupciones en el ámbito laboral y personal con hábitos de efectividad

Se entiende una interrupción como un input que llega a nuestros sentidos y al cual prestamos atención, desviando, por tanto nuestra atención, aunque sea un momento, de aquello en lo que la teníamos centrada en ese momento.

Todos en el mundo actual nos encontramos sometidos a un mayor o menor número de interrupciones en nuestro día a día, ya sea tanto en el ámbito laboral como en el personal. De hecho, las interrupciones han existido desde siempre, antes y ahora. Es algo con lo que hay que vivir. Solo que ahora el nivel de interrupción es más frecuente y hay más canales por donde nos pueden llegar interrupciones (no solo que venga alguien a decirnos algo, sino correo electrónico, redes sociales, Mensajería, whatsapp, etc.).

La pregunta es: ¿Podemos gestionar mejor las interrupciones con hábitos de efectividad?

La respuesta es: definitivamente Sí!.

¿Y cómo podemos hacer esto?

La primera parte es la más sencilla:

Las interrupciones que dependan de algo que podamos hacer nosotros, se pueden resolver haciendo las acciones efectivas que disminuyan o eliminen esas interrupciones, entre ellas:

– Quitar todas las notificaciones sonoras y visuales de redes sociales, whatsapp, mensajería y correo electrónico tanto del móvil como de otros dispositivos como tablet, portátil o el propio PC.

– Establecer los hábitos de revisión periódica necesaria de redes sociales, mensajería, correo, etc. de forma que ya no nos interrumpirán, sino que nosotros decidiremos cuando los revisamos, es decir, cuando centramos nuestra atención en ello.

¿Pero cómo gestionamos las interrupciones que no dependen de nosotros (alguien nos llama por teléfono, alguien viene a nuestra mesa a decirnos algo…)?.

Esta es la parte emocionalmente más compleja porque involucra a un tercero, pero se puede gestionar adecuadamente con hábitos de efectividad sin que nos provoque malestar o estrés:

Veamos la forma de hacerlo con hábitos de efectividad:

Si estamos ejecutando una acción y alguien nos llama o viene a decirnos o pedirnos algo y por tanto interrumpe nuestra ejecución lo importante es disponer siempre cerca  un contenedor de confianza (los que aplicamos la metodología GTD® a este contenedor le llamamos «Bandeja de Entrada»).

¿Cómo gestionamos una interrupción con un contendor de confianza o bandeja de entrada?

Forma general de gestionar una interrupción:

  1. Decirle a la persona que nos viene a pedir algo que nos de unos segundos. Anotar la acción que estábamos haciendo, y el punto por donde íbamos en esa acción, en una nota (aplicar el hábito de captura en GTD®) y arrojar esa nota en la bandeja de entrada. Esto es algo rápido y solo lleva unos segundos. De esa forma ya tenemos en nuestro contenedor de confianza un «puntero» o «apunte» de por donde hemos dejado la acción interrumpida.
  2. Decirle a la persona que ya podemos hablar. Hablar con esa persona y si como consecuencia de la conversación hay algo que llame tu atención apuntalo (captúralo) en una nota, y al terminar, arrójalo al contenedor de confianza (bandeja de entrada). Algo que llame tu atención puede ser que te pida que hagas algo y le entregues un resultado. En ese caso específico se recomienda capturar siempre el nombre de la persona que lo pide y la fecha en la que nos lo ha pedido.
  3. De esta forma al revisar el contenedor de confianza (bandeja de entrada en GTD®) posteriormente me voy a encontrar ambas notas, es decir que no se me ha escapado nada, y mi mente estará tranquila por ello. Si soy una persona que aplico la metodología GTD® lo que tendría son dos nuevos elementos en mi bandeja de entrada que deberé «aclarar» y «organizar» y por tanto quedarán dentro de mis sistema GTD® donde corresponda.
  4. Una vez finalizada la interrupción cuando vuelva a mi momento de ejecución seleccionaré lo que tenga más sentido realizar (puede ser una siguiente acción referida al motivo de la interrupción o la siguiente acción que estaba haciendo antes de que me interrumpieran que gracias al «puntero» sé por dónde me quede) u otra acción que en ese momento tenga más sentido. Si aplico GTD® esa decisión la tomaré por «Contexto» (Herramienta, persona o ubicación necesaria para ejecutar la acción), «Tiempo» o «Energía» disponible.

Este caso que he expuesto aplica bien a Interrupción más prolongada (ej. Tu jefe te pide atender un tema urgente, tu mujer o marido tiene un problema y te pide ayuda, los niños tienen una urgencia…), ya que en este caso vas a tener que dejar lo que estabas haciendo.

Hay una excepción que podemos aplicar frente a esta forma general de gestionar interrupciones que es en el caso en que sabemos que la Interrupción va a ser breve o no podemos dejar lo que estamos haciendo

Si intuyes que la interrupción va a ser corta o no puedes dejar de hacer lo que estás haciendo puedes hacer lo siguiente:

– Toma nota rápida de lo que solicita tu interlocutor y arrójalo al contenedor de confianza (bandeja de entrada en GTD®) para clarificarlo cuando toque. Esto te llevará unos pocos segundos. Luego continua con la acción con la que estabas antes de la interrupción.

Si detectas que va a ser más largo y no puedes dejar lo que estabas haciendo (estas ya atendiendo algo urgente por ejemplo) puedes proponerle tener una reunión / cita en un hueco de tiempo en el calendario acordado para atenderle. Si tu interlocutor apremia (o es tu Jefe por ejemplo y lo tienes que atender sí o sí) siempre puedes optar por la Forma General que comentaba más arriba.

Otras recomendaciones y hábitos a tener en cuenta sobre las interrupciones:

– Si ciertas interrupciones no son parte de tus funciones, trabajo o responsabilidades de vida. Páralas!! (tanto whatsapps, como interrupciones de personas, etc.)

– Si ciertas interrupciones son necesarias, por tus funciones en el trabajo, o por tus responsabilidades en la vida, y las sientes de forma incomoda eso quiere decir que son compromisos no correctamente gestionados. Para ello recuerda que  «la captura es un arma contra las interrupciones». Las personas que se sienten molestas al ser interrumpidas en ocasiones es porque no tienen buenas herramientas de captura, ya que la acción derivada de la interrupción podría ser lo mejor que podrían estar haciendo en ese momento, pero sin las adecuados herramientas de captura (para capturar el punto en el que dejaron la acción interrumpida y la información de la propia interrupción) no sienten que tienen el control y la perspectiva suficiente sobre la situación, sienten que pueden perder el control sobre lo que estaban haciendo o que si no atienden la interrupción en ese momento perderan la información sobre la misma, y eso es lo que realmente te está molestando.

Si tu trabajo o responsabilidades en la vida requiere que prestes atención a personas que pueden aparecer, llamar, etc. y atenderlas, pero también parte de tu trabajo es ejecutar acciones de alta energía y/o mucho tiempo, tendrás que buscar en ocasiones  «Espacios sin Interrupciones», es decir aislarte de alguna forma o cambiar de espacio temporalmente para poder ejecutar esas acciones.

Cuando estés en un espacio de «altas interrupciones» es mejor que selecciones acciones de baja energía y poco tiempo (lo que se llama entrar en modo «micromanager»).

Espero que el resumen que he intentado realizar aquí sobre los hábitos de efectividad para gestionar las interrupciones que te surjan en tu día a día te haya resultado útil.

De todos modos es importante recordar que la Efectividad es una competencia que debemos desarrollar preferiblemente como un «todo», los hábitos sueltos o «Tips» de efectividad pueden ayudar puntualmente a solventar una situación pero no llevarnos al objetivo de desarrollar nuestra efectividad personal. En la efectividad personal el «Todo» (todos los hábitos interconectados como deben) es mayor que la suma de las partes (los hábitos por separado). Por ello un metodología como GTD® te ofrece desarrollar el conjunto de hábitos mínimos (pero todos los necesarios) para desarrollar tu Efectividad como un «todo» e ir avanzando en el desarrollo de la competencia de la efectividad personal.

¿Te atreves a iniciarte en este camino?

¿Cuál de los hábitos de la metodología GTD® es para mí el más importante, el que más me cuesta, el que más me ha aportado…?

Entre la gente que utilizamos GTD® cuando nos conocemos y charlamos suelen surgir preguntas como: ¿Para ti cual es el hábito de GTD® más importante? ¿Cuál es el hábito que más te cuesta? ¿Cuál es el que más te ha aportado? ¿Cuál es el hábito que más o menos te ha….?

Como asumo que el que lee esto es porque tiene cierto interés por la efectividad y GTD®, me parece interesante compartir cuales son mis respuestas a estas preguntas por si pueden ayudar, ofrecer claridad o hacer que alguno/a os sintáis identificado/a con alguna de ellas.

Pero antes de responderlas, para los que conozcan menos de GTD®, aclarar que GTD® es en un 99% un conjunto de hábitos de efectividad que han sido recopilados y organizados por David Allen, durante años de trabajo directo con personas (lo que llamaríamos coaching en efectividad) en una estructura de conocimiento que llamamos Metodología GTD®.

Para explicar todos esos hábitos, David Allen los ha organizado en 5 «Pasos», entendiendo que cada Paso no es un hábito sino un conjunto de hábitos que hay que incorporar y saber cuándo y cómo utilizarlos para extraer toda su potencia.

Los 5 pasos de la metodología GTD® para aquellos que no los conozcan, y un muy breve resumen de en qué consisten, son los siguientes:

  1. Capturar (En inglés: «Capture»): Recopila lo que llame tu atención. Escribe, registra o reúne todo lo que llame tu atención en una herramienta de captura en la que confíes.
  2. Aclarar (En inglés: «Clarify»): Procesa que significa cada elemento capturado. ¿Es accionable? Si lo es, decide la siguiente acción y el resultado final (si es que se requiere más de una acción para conseguirlo). De lo contrario, decide si es basura, material de referencia o algo para postponer o incubar para una decisión futura sobre ello.
  3. Organizar (En inglés: «Organize»): Una vez aclarado, ponlo donde pertenece. Coloca recordatorios del contenido aclarado en los «lugares» adecuados de tu sistema de confianza..
  4. Reflexionar (En inglés: «Reflect»): Revisa frecuentemente tu sistema. Analiza y revisa todos los contenidos pertinentes para ganar control y enfoque cuando sea necesario.
  5. Ejecutar (En inglés: «Engage»): Simplemente haz. Utiliza tu sistema de confianza para tomar decisiones de acción con confianza y claridad.

Realmente aunque en la metodología se llaman «pasos» no quiere decir que va uno detrás de otro.

Por ejemplo quien utiliza GTD® puede estar capturando (hábito de «captura») porque surge algo que le llama la atención. Luego puede ponerse a ejecutar eligiendo convenientemente por contexto, tiempo disponible y energía (habito de «selección») una «siguientes acción» de sus listas y ejecutarla. Mientras está ejecutando algo llama su atención y vuelve a capturar (hábito de «captura»). Luego puede hacer la revisión semanal dentro del paso de Reflexión (habito de la «revisión semanal»). Por tanto realmente GTD® son un básicamente multitud de hábitos de efectividad interconectados , los cuales para ordenarlos y aprenderlos los englobamos dentro de estos 5 pasos pero no van exactamente en orden sino que se van haciendo cada uno cuando toca hacerlos (al principio debemos pensar más cuando nos toca cada uno, pero luego cuando los interiorizamos y los tenemos afianzados como hábitos se hacen cuando nuestra intuición nos lo va señalando). El motivo porque David Allen los ha llamado «pasos» y les ha puesto un número de orden es con fines didácticos, es decir, cuando se enseña la metodología a alguien se hace en ese orden de pasos y se utiliza como una referencia, pero a la hora de aplicar la metodología la secuencia de esos pasos pierde sentido.

Dado que GTD® es en un 99% un puñado de hábitos, en el fondo es un conjunto de conocimiento bastante sencillo y que en un curso de formación de dos días se puede transmitir o, incluso, leyendo un único libro puedes llegar a conocerlo completamente (Ojo: Conocerlo, no saberlo todo sobre el mismo). ¿Entonces por qué los expertos dicen que se tarda una media de 2 años en interiorizar la metodología  GTD® de forma completa? ¿Y por qué dicen que en ese proceso cualquier persona se «cae de la tabla» más de una vez (es decir pasa por momentos en que el sistema deja de funcionarle, se desactualiza, se siente de nuevo con cierto nivel de desbordamiento y debe pasar por un proceso de rearranque del sistema GTD® ,llamado subirse a la tabla?).

Esto es sencillo de explicar, ocurre porque interiorizar 1 nuevo habito lleva una media de 3 semanas (puede ser más o menos dependiendo de la persona y sus circunstancias), es decir debemos estar repitiendo cada hábito conscientemente durante unas 3 semanas (es decir poniendo energía consciente) para llegar a hacerlo de una forma más incorporada y automática. Si nos lleva 3 semanas interiorizar 1 único habito imaginémonos si hablamos de un conjunto de hábitos de efectividad interconectados.

Algunos de esos hábitos pueden ser más cercanos que otros a hábitos que ya tendremos incorporados y otros totalmente distintos y que debemos «desaprender», es decir dejar de hacerlos para cambiarlos por otros. Todo este proceso de aprender nuevos hábitos y desaprender otros es lo que lleva en total este tiempo aproximado de 2 años. Aunque si es importante señalar que las personas que empiezan a implementar la metodología GTD® sienten los beneficios de aplicarla desde el primer momento.

Antes dije que el 99% de GTD® son hábitos y ¿Qué es el 1% restante?. El 1% restante es el propio sistema GTD® de cada persona y la herramienta donde se implementa, es decir, una estructura externa confiable de cada persona («Mente Extendida») donde guarda todos los recordatorios necesarios. Los hábitos de GTD® le harán consultar, actualizar, borrar en esta estructura externa que la implementaré con la herramienta o herramientas que la persona haya decidido más adecuada para él mismo.

Por todo esto se dice que:

  1. GTD® es todo lo simple que puede ser para reflejar nuestra propia realidad personal pero tan complejo como es necesario para no dejar ninguna circunstancia o elemento fuera.
  2. La efectividad de un sistema GTD® depende en un 99% de lo bien o mal que se apliquen los hábitos. El impacto de la herramienta es marginal.

Contestando por tanto las preguntas

¿Para mi cual es el hábito de GTD® más importante?

En mi opinión el hábito más importante es el de la «Captura», porque es el que da entrada al sistema GTD® a cualquier cosa que llama tu atención . Una vez que has capturado algo, ya no se escapa, ha entrado en tu Sistema GTD® y pasará por el flujo y proceso necesario. Además el hábito de la captura es muy liberador, cuando has capturado algo deja de estar en tu mente y pasa a tu sistema de confianza. Favorece que mantengas la atención y el enfoque en lo que tú quieres en cada momento. Cuando interiorizas este hábito se convierte en algo automático y cuando algo llama la atención lo registras o recopilas y lo dejas en una de tus bandejas de entrada para un procesado posterior sin requerir apenas energía. Además de que el hábito de la captura es la principal herramienta para gestionar las interrupciones que todos tenemos en nuestro día a día. Escribiré una próxima entrada sobre este tema de la gestión de interrupciones.

¿Cuál es el hábito que más me cuesta?

Dentro del paso 4 de «Revisar», el hábito de la «revisión semanal» es lo que más me ha costado interiorizar y es el que realmente he conseguido interiorizar recientemente. En parte es por la interpretación incorrecta que hice del mismo al leer los libros de Allen e incluso el de Jose Miguel Bolivar, no lo estaba haciendo correctamente y lo mezclaba con otros hábitos / pasos. Esto me llevaba a que la energía que tenía que poner para realizar la revisión semanal me dejaba literalmente «agotado» y eso hacía que la siguiente semana me diese «pereza» hacer la revisión semanal y lo procrastinase (los postpusiese) saltándomela, con la consiguiente «caída parcial o total de la tabla»: Mi sistema GTD® dejaba de ser confiable y de reflejar la realidad y por tanto dejaba de utilizarlo y volvía a sentir cierto estrés según el momento en que me pillase.

Una de las claves de GTD® es que para que un hábito / paso sea efectivo no debe mezclarse con otro. Si estoy revisando estoy revisando y no ejecutando ni aclarando . Cuando entendí e interiorice esto, la revisión semanal se convirtió en algo mucho más llevadero, incluso que tenía ganas de hacer en ciertos momento que mi intuición me decía que mi sistema GTD® estaba perdiendo su fiabilidad por falta de actualización.

Este es uno de los riesgos de aprender GTD® de forma autodidacta, que interpretemos las cosas de forma incorrecta y no estemos aplicando realmente GTD® sino una interpretación de lo que es GTD®. Aunque también he de decir que el aprendizaje autodidacta proporciona la satisfacción de cuando te das cuenta y lo solventas, el grado de satisfacción es mucho mayor y el afianzamiento del hábito más grande. El riesgo que existe es que abandones la metodología por entender que no te funciona, cuando realmente ha habido un entendimiento incorrecto de un paso o hábito.

¿El hábito que más te sorprende / fascina / aporta?

El hábito de Aclarar me parece fascinante, porque es un hábito que cuanto más desarrollas produce mayor crecimiento personal y notas más avance. Cada vez aclaro mejor, pero no solo en la velocidad sino que llego a capacidades de «aclarado» que pensé que no tenía. Aclarar tiene mucho de desentrañar (como un detective) que ante un elemento de la bandeja de entrada llega a descomponerlo en los elementos necesarios dentro de su Sistema GTD®.  Nunca pensé que iba a ser capaz de desentrañar en el grado actual, de forma más creativa y eficiente que antes, implantando procesos que no pensé que podría ser capaz de implantar. Es difícil describir en palabras el avance personal que produce el hábito del aclarar y el crecimiento al que lleva. Solo se puede experimentar «Aclarando», siguiendo el flujo de «aclarado» de la Metodología GTD®.

Espero que las contestaciones y reflexiones detrás de estas preguntas os hayan podido ayudar en algo.

Como extra os dejo un podcast de la primera parte de una charla de David Allen en Milán, donde hace una fantástica introducción a la Metodología GTD® (está en inglés pero en esta ocasión David Allen se esfuerza en hablar lento para el auditorio italiano). Es altamente recomendable!

Ep: 29 – David Allen GTD® Keynote in Milan, Part 1

Mis fuentes para aprender sobre Efectividad Personal y la Metodología GTD®

Si bien es cierto que mi curiosidad por la metodología de efectividad GTD® nació en un curso que me ofreció mi empresa y que impartió mi primer maestro en efectividad personal, un profesor totalmente vocacional y apasionado, Manuel Hernando (Nunca te lo podré agradecer lo suficiente Manu!!)  se puede decir que el 80% de lo que actualmente sé de este tema lo he aprendido de forma autodidacta.

Quiero enumerar en esta entrada las fuentes que me han permitido de forma autodidacta aprender las bases de la efectividad, y específicamente sobre GTD®, montar mi Sistema GTD®, mejorarlo y aclarar todas las dudas que me han ido surgiendo:

Las fuentes que he utilizado han sido básicamente las siguientes:

– Libros

– Blogs

– Podcasts

Paso a relacionar cada una de ellas:

LIBROS

Los libros creo que son importantes y la base para aprender o profundizar en un tema o materia, por ser libros nos aseguran que han sido escritos con un proceso en el que se ha cuidado que sean lo más completos posibles y que han pasado un proceso de revisión con cierto rigor.

«Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés» de David Allen: Es el primer libro escrito por David Allen sobre la metodología GTD®, después de los años que estuvo ayudando a personas en temas de efectividad y organización personal. Este es el primer libro que me leí y fundamental para conocer en toda su extensión la metodología . En este libro está «todo» y es el primero que recomiendo para entender la metodología GTD®.

«Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD®» de José Miguel Bolívar: Es el primer libro escrito por uno de los maestros de la efectividad personal en España, José Miguel Bolivar, una vez que llevaba ya muchos años utilizando la metodología GTD®. Este es el segundo libro que me leí y con el que aclare muchas dudas que me surgieron durante la puesta en marcha de mi sistema GTD®, que empecé a hacer con el libro de David Allen. Se puede decir que este libro me permitió poner en marcha un sistema  consistente y que funcionaba regularmente. Es importante señalar que este libro por si solo se queda un poco escaso para entender GTD® en toda su extensión pero que tiene una claridad y una simplicidad fantástica. Un gran trabajo por parte de Jose Miguel Bolivar por hacer accesible de la forma más sencilla posible este conocimiento. Es el complemento ideal al libro de David Allen y hacía mucha – falta.

«Haz que funcione: Hoja de ruta hacia el éxito a través de la eficacia y la organización personal»  de David Allen: Este libro me lo leí cuando ya llevaba 6 meses aplicando la metodología, es el libro más reciente de David Allen al respecto y me parece un muy buen libro para entrar en el detalle de la metodología y las razonas de porque funciona. Es un libro más orientado para las personas que quieren ir un poco más allá y entender los entresijos y los detalles de GTD®. Este libro tiene una característica muy buena, que es más estructurado que el primer libro de  Allen y desarrolla en más detalle los niveles de perspectiva (Áreas de responsabilidad, Objetivos y Metas, Visión, Propósito y valores). Leer este libro me permitió empezar a crear estos niveles de perspectiva en mi sistema GTD® y empezar, por tanto, a tener una estructura para poder ir trabajando en mi Propósito, ya que el primer libro de Allen no los explica con el suficiente detalle para entender que componen dichos niveles de perspectiva.

«The Getting Things Done Workbook: 10 Moves to Stress-Free Productivity» de David Allen: Este es el último libro de David Allen y aún no está traducido al español. Me lo estoy leyendo actualmente y no puedo hacer una valoración global, pero me parece interesante el enfoque que tiene: simplificar al máximo la teoría y hacer ejercicios prácticos para ir entendiéndola. Hay enlaces a videos del propio David Allen que son muy sintéticos y claros (están en inglés). Como una primera valoración de este libro puedo decir que en mi opinión se queda un poco escaso, sin leer antes el libro original mi impresión es que es difícil implantar GTD® solo con este libro, aunque me parece un libro fantástico como complemento por los ejemplos que proporciona y los ejercicios que propone.

BLOGS

Los blogs son excelentes herramientas para entrar en detalles sobre aspectos concretos y conocer la experiencia de personas reales en el mundo de la efectividad. Los que yo sigo y leo regularmente son los siguientes:

«Optima Infinito» de Jose Miguel Bolívar: Se puede decir que este blog es la recopilación de artículos sobre GTD® en Español más amplia que conozco. Con este blog he aclarado muchos de los conceptos de GTD® y he corregido elementos de mi sistema que de otra forma hubiese sido difícil. Hay artículos que aclaran cada aspecto especifico de GTD® y por eso resulta muy práctico para pulir el sistema y aclarar conceptos. Además dispone de un buscador que permite llegar fácilmente a los artículos específicos. Puedo decir que este gran trabajo del maestro José Miguel Bolivar permite que personas que sean autodidactas poder llegar a entender el último detalle y, por tanto, por si mismos implantar un sistema GTD®, que sea realmente «GTD®«.

«Cultura Productiva» de Jordi Fortuny: Dispone de artículos muy interesantes para entender elementos específicos de GTD® de forma muy practica e incisiva. Especial mención para la serie de artículos sobre como «aclarar» el correo electrónico, que a mí me han ayudado muchísimo. Jordi escribe con mucha claridad y llega siempre a puntos importantes que te hacen verlo todo mucho más claro.

«Control y Perspectiva» de David Sánchez: Para mi David Sanchez es el «filosofo» de la efectividad y GTD®, se hace preguntas más allá de la propia metodología y relaciona las cosas con la vida real. No entra tanto en la técnica sino más en preguntarse cosas del entorno y la vida y las relaciona luego con la efectividad y GTD®. Te hace pensar. A David además, aun sin conocerlo personalmente, le tengo especial admiración por haber pertenecido a la empresa en la que estoy actualmente y el haber hecho un recorrido de haber dejado la aparente «seguridad» de la misma por su pasión, que es la efectividad.

«Sentido y Armonía» de Marta Bolivar: Este es un blog reciente pero lo incluyo en la lista por dos razones. Marta Bolivar es una persona que ha nacido con la efectividad «bajo el brazo», al ser hija de Jose Miguel Bolivar, por tanto ha «bebido» la efectividad desde muy joven y se puede decir que no hay muchas personas en el mundo que se hayan iniciado en trabajar la competencia de la efectividad personal desde la edad que tenía ella, siendo una niña. Por tanto, puede compartir una experiencia que poca gente más ha vivido, ya que la realidad actual de la efectividad personal es que las personas que se ocupan de esta competencia, que en mi opinión es fundamental en el mundo que vivimos hoy en día, son en general personas en edad adulta que en un momento de su vida se ven «desbordados» y deciden ponerse a ello. Personas que se inicien en esa competencia de niños escasean, o se puede decir que apenas existen (otra cuestión distinta es porque a los niños y jóvenes no se les inicia en la competencia de la efectividad o no se les enseña en sus centros de estudios o porque los adolescentes pueden sentir cierto rechazo por estos temas, pero estas dos cuestiones dan para otra entrada completa aparte) . Por tanto creo que lo que ella puede aportar desde este blog es muy interesante, eso unido a que su estilo es abierto y cuenta su experiencia, tanto la parte buena como la no tan buena de forma transparente, creo que aporta mucho y sería recomendable que adolescentes y jóvenes adultos leyesen su blog.

PODCASTS

Los podcasts son una excelente medio para aprovechar esos momentos en los que no es posible leer pero estamos haciendo una actividad en modo «piloto automático», por ejemplo cuando vamos en el coche, andando por la calle, corriendo, en la cinta del gimnasio, etc.  Yo en este confinamiento por el Covid-19 camino por la casa unos 20 minutos al día por reducir el sedentarismo y aprovecho para ponerme un podcast. Antes del confinamiento aprovechaba para escucharlos en el coche cuando me desplazaba al trabajo. Utilizo para ello la App de «Ivoox» y Los podcasts de efectividad que sigo son los siguientes:

– «Cómo ser Más Productivo en tu día a día. GTD» de Jesus Bedmar«: El primer podcast que me atrapo sobre este tema y que escucho todas las semanas. Jesus Bedmar es un apasionado de la efectividad y de GTD®, y lo transmite con una pasión inusitada. Tiene una forma de contar las cosas que muchas veces saca inevitablemente una sonrisa y también te hace pensar.

– «Aprendiendo GTD y productividad» de Optima LAB: Es el podcast oficial de GTD® en España y lo llevan 3 personas que tienen una amplia experiencia con GT, entre ellos Sergio Pantiga que pertenece al grupo de Optima LAB donde también está Jose Miguel Bolivar. Es un excelente podcast para aclarar conceptos de GTD® ya que cada capítulo tratan un tema específico y lo revisan y discuten entre los 3. En mi opinión no tienen un estilo tan ameno como el de Jesus Bedmar, pero si muy didáctico y sobre todo más técnico en lo referido a GTD®, por lo que se pueden sacar muchas perlas de él.

– «Getting Things Done» de la David Allen Company: Es el podcast oficial de GTD® a nivel global. El idioma en que están grabados los podcasts es en inglés. Es un podcast fantástico si conoces el idioma, ya que muchos de los capítulos son entrevistas o charlas del propio David Allen, que si escribiendo no tiene un estilo 100% claro, transmitiendo de forma hablada es lo contrario, de una claridad meridiana y de una forma que te aporta esa claridad. Cuando se le oye en estas charlas se le nota esa pasión que tiene por la efectividad y GTD®. También hay participación de expertos del equipo de Allen dando Webinars, aunque en algunos casos son parciales, ya que para acceder a las grabaciones completas hay que suscribirse a GTD Connect, el sistema de gestión de conocimiento de la David Allen Company (que es de pago) pero en general de forma gratuita ponen en los podcasts partes importantes del material y con perlas que no debes perderte.

Este es el resumen las fuentes que consulto para aprender y mejorar día a día en temas de efectividad y GTD®, y de que forma utilizo cada una de ellas. Cualquiera de ellas podría esconder un tesoro que encienda en ti la chispa de dar un cambio en tu vida, como lo ha hecho en la mía. La efectividad personal es un camino, no un fin, y nunca acaba. Simplemente prueba a escoger cualquiera de ellas siguiendo tu intuición y quien sabe si el cambio esta a golpe de 1 click. Hasta la próxima entrada!!

¿Por qué un blog personal sobre Efectividad y Propósito?

No es casualidad que haya empezado a escribir este blog en el confinamiento obligado con motivo de la crisis del Covid-19 en España. Muchos de los proyectos que tenía en curso en mi lista de «Proyectos» GTD® (Metodología de efectividad personal creada por David Allen) he tenido que pararlos, es decir moverlos a la incubadora en mi lista «Algún Día Tal Vez» o en el «Archivo de Seguimiento». Proyectos como: «Cenar con mis amigos cada mes», «ir a clases de Baile cada semana», «correr carreras populares cada dos semanas con mi mujer», «jugar la pachanguilla con los veteranos del club de unihockey los viernes»….y tantos otros.

Pero curiosamente el espacio generado en mi Sistema GTD®, por esta crisis del Covid-19, me ha permitido  «ser valiente» (como dice David Allen), aunque tampoco tanto, y recuperar un proyecto que llevaba meses incubado en mi lista «Algún Día Tal Vez» y que ha pasado a la lista de «Proyectos» activos, empezando a generar muchas «Siguientes Acciones» que estoy «tachando» estos días, haciendo que este blog salga a la luz. Quizás para muchos que no conozcan GTD® esta terminología les resulte extraña, mientras que a los que han leído cualquiera de los libros de David Allen les resultará familiar. Para hablar de cualquier tema, como en este caso sobre GTD® o efectividad personal es importante desde el principio utilizar la terminología de la materia en cuestión. Además aunque pueda parecer extraña a algunos, en el fondo como iréis viendo no lo es tanto, y cuando se familiariza uno con ella es muy sencilla.

Pretendo con este blog comunicar de forma abierta lo que he aprendido con GTD® en este año que llevo utilizándolo: Hablar del camino que he seguido, de mis maestros : David Allen, Jose Miguel Bolivar, Jesus Bedmar, Jordi Fortuny, Sergio Pantiga y tantos otros que iré mencionando en mis entradas.

GTD® me ha ayudado a tener más tranquilidad y menos estrés y, sobre todo, más espacio mental y enfoque en todo lo que hago.  También me ha descubierto en toda su extensión lo que es «aclarar» (definir) previamente todo lo que me llega antes de «hacer», tanto en mi vida laboral como personal, algo que considero fundamental en  la Sociedad del  Conocimiento en la que nos movemos y vivimos: El trabajo a realizar no está definido sino que debemos definirlo nosotros mismos.

Pero lo más sorprendente para mí ha sido el proceso que poco a poco se ha ido dando en mi a lo largo de este año, sin casi darme cuenta: He empezado a vislumbrar luces sobre mi «proposito». Entendiendo como propósito, como dice Sergio Fernández, aquello que llevas dentro que puedes poner al servicio de los demás para aportar.

Y en este sentido nace este proyecto de Blog, mi objetivo es poder aportar algo a cualquiera que lo lea, ya sea la simple reflexión o que incluso le impulse a querer conocer algo más sobre la efectividad personal y la metodología GTD®.

Me considero simplemente difusor y transmisor de conocimiento de otros y de mi propia experiencia personal en este camino de aprendizaje de la efectividad personal.

Podéis comentar todas las entradas, que siempre estarán abiertas a comentarios. Cualquier duda, inquietud o reflexión que tengáis la contestaré lo mejor que pueda y si alguien quiere contactar de alguna forma más personal puede hacerlo en el apartado «Contacto» del blog.

Quería terminar esta entrada dando ánimos a todos en estos momentos de confinamiento forzoso por el Covid-19. Los que tengáis familiares, amigos y conocidos enfermos espero que se recuperen lo antes posible y mucha fuerza para ellos en estos complicados momentos.