¿Cuál de los hábitos de la metodología GTD® es para mí el más importante, el que más me cuesta, el que más me ha aportado…?

Entre la gente que utilizamos GTD® cuando nos conocemos y charlamos suelen surgir preguntas como: ¿Para ti cual es el hábito de GTD® más importante? ¿Cuál es el hábito que más te cuesta? ¿Cuál es el que más te ha aportado? ¿Cuál es el hábito que más o menos te ha….?

Como asumo que el que lee esto es porque tiene cierto interés por la efectividad y GTD®, me parece interesante compartir cuales son mis respuestas a estas preguntas por si pueden ayudar, ofrecer claridad o hacer que alguno/a os sintáis identificado/a con alguna de ellas.

Pero antes de responderlas, para los que conozcan menos de GTD®, aclarar que GTD® es en un 99% un conjunto de hábitos de efectividad que han sido recopilados y organizados por David Allen, durante años de trabajo directo con personas (lo que llamaríamos coaching en efectividad) en una estructura de conocimiento que llamamos Metodología GTD®.

Para explicar todos esos hábitos, David Allen los ha organizado en 5 “Pasos”, entendiendo que cada Paso no es un hábito sino un conjunto de hábitos que hay que incorporar y saber cuándo y cómo utilizarlos para extraer toda su potencia.

Los 5 pasos de la metodología GTD® para aquellos que no los conozcan, y un muy breve resumen de en qué consisten, son los siguientes:

  1. Capturar (En inglés: “Capture”): Recopila lo que llame tu atención. Escribe, registra o reúne todo lo que llame tu atención en una herramienta de captura en la que confíes.
  2. Aclarar (En inglés: “Clarify”): Procesa que significa cada elemento capturado. ¿Es accionable? Si lo es, decide la siguiente acción y el resultado final (si es que se requiere más de una acción para conseguirlo). De lo contrario, decide si es basura, material de referencia o algo para postponer o incubar para una decisión futura sobre ello.
  3. Organizar (En inglés: “Organize”): Una vez aclarado, ponlo donde pertenece. Coloca recordatorios del contenido aclarado en los “lugares” adecuados de tu sistema de confianza..
  4. Reflexionar (En inglés: “Reflect”): Revisa frecuentemente tu sistema. Analiza y revisa todos los contenidos pertinentes para ganar control y enfoque cuando sea necesario.
  5. Ejecutar (En inglés: “Engage”): Simplemente haz. Utiliza tu sistema de confianza para tomar decisiones de acción con confianza y claridad.

Realmente aunque en la metodología se llaman “pasos” no quiere decir que va uno detrás de otro.

Por ejemplo quien utiliza GTD® puede estar capturando (hábito de “captura”) porque surge algo que le llama la atención. Luego puede ponerse a ejecutar eligiendo convenientemente por contexto, tiempo disponible y energía (habito de “selección”) una “siguientes acción” de sus listas y ejecutarla. Mientras está ejecutando algo llama su atención y vuelve a capturar (hábito de “captura”). Luego puede hacer la revisión semanal dentro del paso de Reflexión (habito de la “revisión semanal”). Por tanto realmente GTD® son un básicamente multitud de hábitos de efectividad interconectados , los cuales para ordenarlos y aprenderlos los englobamos dentro de estos 5 pasos pero no van exactamente en orden sino que se van haciendo cada uno cuando toca hacerlos (al principio debemos pensar más cuando nos toca cada uno, pero luego cuando los interiorizamos y los tenemos afianzados como hábitos se hacen cuando nuestra intuición nos lo va señalando). El motivo porque David Allen los ha llamado “pasos” y les ha puesto un número de orden es con fines didácticos, es decir, cuando se enseña la metodología a alguien se hace en ese orden de pasos y se utiliza como una referencia, pero a la hora de aplicar la metodología la secuencia de esos pasos pierde sentido.

Dado que GTD® es en un 99% un puñado de hábitos, en el fondo es un conjunto de conocimiento bastante sencillo y que en un curso de formación de dos días se puede transmitir o, incluso, leyendo un único libro puedes llegar a conocerlo completamente (Ojo: Conocerlo, no saberlo todo sobre el mismo). ¿Entonces por qué los expertos dicen que se tarda una media de 2 años en interiorizar la metodología  GTD® de forma completa? ¿Y por qué dicen que en ese proceso cualquier persona se “cae de la tabla” más de una vez (es decir pasa por momentos en que el sistema deja de funcionarle, se desactualiza, se siente de nuevo con cierto nivel de desbordamiento y debe pasar por un proceso de rearranque del sistema GTD® ,llamado subirse a la tabla?).

Esto es sencillo de explicar, ocurre porque interiorizar 1 nuevo habito lleva una media de 3 semanas (puede ser más o menos dependiendo de la persona y sus circunstancias), es decir debemos estar repitiendo cada hábito conscientemente durante unas 3 semanas (es decir poniendo energía consciente) para llegar a hacerlo de una forma más incorporada y automática. Si nos lleva 3 semanas interiorizar 1 único habito imaginémonos si hablamos de un conjunto de hábitos de efectividad interconectados.

Algunos de esos hábitos pueden ser más cercanos que otros a hábitos que ya tendremos incorporados y otros totalmente distintos y que debemos “desaprender”, es decir dejar de hacerlos para cambiarlos por otros. Todo este proceso de aprender nuevos hábitos y desaprender otros es lo que lleva en total este tiempo aproximado de 2 años. Aunque si es importante señalar que las personas que empiezan a implementar la metodología GTD® sienten los beneficios de aplicarla desde el primer momento.

Antes dije que el 99% de GTD® son hábitos y ¿Qué es el 1% restante?. El 1% restante es el propio sistema GTD® de cada persona y la herramienta donde se implementa, es decir, una estructura externa confiable de cada persona (“Mente Extendida”) donde guarda todos los recordatorios necesarios. Los hábitos de GTD® le harán consultar, actualizar, borrar en esta estructura externa que la implementaré con la herramienta o herramientas que la persona haya decidido más adecuada para él mismo.

Por todo esto se dice que:

  1. GTD® es todo lo simple que puede ser para reflejar nuestra propia realidad personal pero tan complejo como es necesario para no dejar ninguna circunstancia o elemento fuera.
  2. La efectividad de un sistema GTD® depende en un 99% de lo bien o mal que se apliquen los hábitos. El impacto de la herramienta es marginal.

Contestando por tanto las preguntas

¿Para mi cual es el hábito de GTD® más importante?

En mi opinión el hábito más importante es el de la “Captura”, porque es el que da entrada al sistema GTD® a cualquier cosa que llama tu atención . Una vez que has capturado algo, ya no se escapa, ha entrado en tu Sistema GTD® y pasará por el flujo y proceso necesario. Además el hábito de la captura es muy liberador, cuando has capturado algo deja de estar en tu mente y pasa a tu sistema de confianza. Favorece que mantengas la atención y el enfoque en lo que tú quieres en cada momento. Cuando interiorizas este hábito se convierte en algo automático y cuando algo llama la atención lo registras o recopilas y lo dejas en una de tus bandejas de entrada para un procesado posterior sin requerir apenas energía. Además de que el hábito de la captura es la principal herramienta para gestionar las interrupciones que todos tenemos en nuestro día a día. Escribiré una próxima entrada sobre este tema de la gestión de interrupciones.

¿Cuál es el hábito que más me cuesta?

Dentro del paso 4 de “Revisar”, el hábito de la “revisión semanal” es lo que más me ha costado interiorizar y es el que realmente he conseguido interiorizar recientemente. En parte es por la interpretación incorrecta que hice del mismo al leer los libros de Allen e incluso el de Jose Miguel Bolivar, no lo estaba haciendo correctamente y lo mezclaba con otros hábitos / pasos. Esto me llevaba a que la energía que tenía que poner para realizar la revisión semanal me dejaba literalmente “agotado” y eso hacía que la siguiente semana me diese “pereza” hacer la revisión semanal y lo procrastinase (los postpusiese) saltándomela, con la consiguiente “caída parcial o total de la tabla”: Mi sistema GTD® dejaba de ser confiable y de reflejar la realidad y por tanto dejaba de utilizarlo y volvía a sentir cierto estrés según el momento en que me pillase.

Una de las claves de GTD® es que para que un hábito / paso sea efectivo no debe mezclarse con otro. Si estoy revisando estoy revisando y no ejecutando ni aclarando . Cuando entendí e interiorice esto, la revisión semanal se convirtió en algo mucho más llevadero, incluso que tenía ganas de hacer en ciertos momento que mi intuición me decía que mi sistema GTD® estaba perdiendo su fiabilidad por falta de actualización.

Este es uno de los riesgos de aprender GTD® de forma autodidacta, que interpretemos las cosas de forma incorrecta y no estemos aplicando realmente GTD® sino una interpretación de lo que es GTD®. Aunque también he de decir que el aprendizaje autodidacta proporciona la satisfacción de cuando te das cuenta y lo solventas, el grado de satisfacción es mucho mayor y el afianzamiento del hábito más grande. El riesgo que existe es que abandones la metodología por entender que no te funciona, cuando realmente ha habido un entendimiento incorrecto de un paso o hábito.

¿El hábito que más te sorprende / fascina / aporta?

El hábito de Aclarar me parece fascinante, porque es un hábito que cuanto más desarrollas produce mayor crecimiento personal y notas más avance. Cada vez aclaro mejor, pero no solo en la velocidad sino que llego a capacidades de “aclarado” que pensé que no tenía. Aclarar tiene mucho de desentrañar (como un detective) que ante un elemento de la bandeja de entrada llega a descomponerlo en los elementos necesarios dentro de su Sistema GTD®.  Nunca pensé que iba a ser capaz de desentrañar en el grado actual, de forma más creativa y eficiente que antes, implantando procesos que no pensé que podría ser capaz de implantar. Es difícil describir en palabras el avance personal que produce el hábito del aclarar y el crecimiento al que lleva. Solo se puede experimentar “Aclarando”, siguiendo el flujo de “aclarado” de la Metodología GTD®.

Espero que las contestaciones y reflexiones detrás de estas preguntas os hayan podido ayudar en algo.

Como extra os dejo un podcast de la primera parte de una charla de David Allen en Milán, donde hace una fantástica introducción a la Metodología GTD® (está en inglés pero en esta ocasión David Allen se esfuerza en hablar lento para el auditorio italiano). Es altamente recomendable!

Ep: 29 – David Allen GTD® Keynote in Milan, Part 1

Mis fuentes para aprender sobre Efectividad Personal y la Metodología GTD®

Si bien es cierto que mi curiosidad por la metodología de efectividad GTD® nació en un curso que me ofreció mi empresa y que impartió mi primer maestro en efectividad personal, un profesor totalmente vocacional y apasionado, Manuel Hernando (Nunca te lo podré agradecer lo suficiente Manu!!)  se puede decir que el 80% de lo que actualmente sé de este tema lo he aprendido de forma autodidacta.

Quiero enumerar en esta entrada las fuentes que me han permitido de forma autodidacta aprender las bases de la efectividad, y específicamente sobre GTD®, montar mi Sistema GTD®, mejorarlo y aclarar todas las dudas que me han ido surgiendo:

Las fuentes que he utilizado han sido básicamente las siguientes:

– Libros

– Blogs

– Podcasts

Paso a relacionar cada una de ellas:

LIBROS

Los libros creo que son importantes y la base para aprender o profundizar en un tema o materia, por ser libros nos aseguran que han sido escritos con un proceso en el que se ha cuidado que sean lo más completos posibles y que han pasado un proceso de revisión con cierto rigor.

“Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés” de David Allen: Es el primer libro escrito por David Allen sobre la metodología GTD®, después de los años que estuvo ayudando a personas en temas de efectividad y organización personal. Este es el primer libro que me leí y fundamental para conocer en toda su extensión la metodología . En este libro está “todo” y es el primero que recomiendo para entender la metodología GTD®.

“Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD®” de José Miguel Bolívar: Es el primer libro escrito por uno de los maestros de la efectividad personal en España, José Miguel Bolivar, una vez que llevaba ya muchos años utilizando la metodología GTD®. Este es el segundo libro que me leí y con el que aclare muchas dudas que me surgieron durante la puesta en marcha de mi sistema GTD®, que empecé a hacer con el libro de David Allen. Se puede decir que este libro me permitió poner en marcha un sistema  consistente y que funcionaba regularmente. Es importante señalar que este libro por si solo se queda un poco escaso para entender GTD® en toda su extensión pero que tiene una claridad y una simplicidad fantástica. Un gran trabajo por parte de Jose Miguel Bolivar por hacer accesible de la forma más sencilla posible este conocimiento. Es el complemento ideal al libro de David Allen y hacía mucha – falta.

“Haz que funcione: Hoja de ruta hacia el éxito a través de la eficacia y la organización personal”  de David Allen: Este libro me lo leí cuando ya llevaba 6 meses aplicando la metodología, es el libro más reciente de David Allen al respecto y me parece un muy buen libro para entrar en el detalle de la metodología y las razonas de porque funciona. Es un libro más orientado para las personas que quieren ir un poco más allá y entender los entresijos y los detalles de GTD®. Este libro tiene una característica muy buena, que es más estructurado que el primer libro de  Allen y desarrolla en más detalle los niveles de perspectiva (Áreas de responsabilidad, Objetivos y Metas, Visión, Propósito y valores). Leer este libro me permitió empezar a crear estos niveles de perspectiva en mi sistema GTD® y empezar, por tanto, a tener una estructura para poder ir trabajando en mi Propósito, ya que el primer libro de Allen no los explica con el suficiente detalle para entender que componen dichos niveles de perspectiva.

“The Getting Things Done Workbook: 10 Moves to Stress-Free Productivity” de David Allen: Este es el último libro de David Allen y aún no está traducido al español. Me lo estoy leyendo actualmente y no puedo hacer una valoración global, pero me parece interesante el enfoque que tiene: simplificar al máximo la teoría y hacer ejercicios prácticos para ir entendiéndola. Hay enlaces a videos del propio David Allen que son muy sintéticos y claros (están en inglés). Como una primera valoración de este libro puedo decir que en mi opinión se queda un poco escaso, sin leer antes el libro original mi impresión es que es difícil implantar GTD® solo con este libro, aunque me parece un libro fantástico como complemento por los ejemplos que proporciona y los ejercicios que propone.

BLOGS

Los blogs son excelentes herramientas para entrar en detalles sobre aspectos concretos y conocer la experiencia de personas reales en el mundo de la efectividad. Los que yo sigo y leo regularmente son los siguientes:

“Optima Infinito” de Jose Miguel Bolívar: Se puede decir que este blog es la recopilación de artículos sobre GTD® en Español más amplia que conozco. Con este blog he aclarado muchos de los conceptos de GTD® y he corregido elementos de mi sistema que de otra forma hubiese sido difícil. Hay artículos que aclaran cada aspecto especifico de GTD® y por eso resulta muy práctico para pulir el sistema y aclarar conceptos. Además dispone de un buscador que permite llegar fácilmente a los artículos específicos. Puedo decir que este gran trabajo del maestro José Miguel Bolivar permite que personas que sean autodidactas poder llegar a entender el último detalle y, por tanto, por si mismos implantar un sistema GTD®, que sea realmente “GTD®“.

“Cultura Productiva” de Jordi Fortuny: Dispone de artículos muy interesantes para entender elementos específicos de GTD® de forma muy practica e incisiva. Especial mención para la serie de artículos sobre como “aclarar” el correo electrónico, que a mí me han ayudado muchísimo. Jordi escribe con mucha claridad y llega siempre a puntos importantes que te hacen verlo todo mucho más claro.

“Control y Perspectiva” de David Sánchez: Para mi David Sanchez es el “filosofo” de la efectividad y GTD®, se hace preguntas más allá de la propia metodología y relaciona las cosas con la vida real. No entra tanto en la técnica sino más en preguntarse cosas del entorno y la vida y las relaciona luego con la efectividad y GTD®. Te hace pensar. A David además, aun sin conocerlo personalmente, le tengo especial admiración por haber pertenecido a la empresa en la que estoy actualmente y el haber hecho un recorrido de haber dejado la aparente “seguridad” de la misma por su pasión, que es la efectividad.

“Sentido y Armonía” de Marta Bolivar: Este es un blog reciente pero lo incluyo en la lista por dos razones. Marta Bolivar es una persona que ha nacido con la efectividad “bajo el brazo”, al ser hija de Jose Miguel Bolivar, por tanto ha “bebido” la efectividad desde muy joven y se puede decir que no hay muchas personas en el mundo que se hayan iniciado en trabajar la competencia de la efectividad personal desde la edad que tenía ella, siendo una niña. Por tanto, puede compartir una experiencia que poca gente más ha vivido, ya que la realidad actual de la efectividad personal es que las personas que se ocupan de esta competencia, que en mi opinión es fundamental en el mundo que vivimos hoy en día, son en general personas en edad adulta que en un momento de su vida se ven “desbordados” y deciden ponerse a ello. Personas que se inicien en esa competencia de niños escasean, o se puede decir que apenas existen (otra cuestión distinta es porque a los niños y jóvenes no se les inicia en la competencia de la efectividad o no se les enseña en sus centros de estudios o porque los adolescentes pueden sentir cierto rechazo por estos temas, pero estas dos cuestiones dan para otra entrada completa aparte) . Por tanto creo que lo que ella puede aportar desde este blog es muy interesante, eso unido a que su estilo es abierto y cuenta su experiencia, tanto la parte buena como la no tan buena de forma transparente, creo que aporta mucho y sería recomendable que adolescentes y jóvenes adultos leyesen su blog.

PODCASTS

Los podcasts son una excelente medio para aprovechar esos momentos en los que no es posible leer pero estamos haciendo una actividad en modo “piloto automático”, por ejemplo cuando vamos en el coche, andando por la calle, corriendo, en la cinta del gimnasio, etc.  Yo en este confinamiento por el Covid-19 camino por la casa unos 20 minutos al día por reducir el sedentarismo y aprovecho para ponerme un podcast. Antes del confinamiento aprovechaba para escucharlos en el coche cuando me desplazaba al trabajo. Utilizo para ello la App de “Ivoox” y Los podcasts de efectividad que sigo son los siguientes:

– “Cómo ser Más Productivo en tu día a día. GTD” de Jesus Bedmar“: El primer podcast que me atrapo sobre este tema y que escucho todas las semanas. Jesus Bedmar es un apasionado de la efectividad y de GTD®, y lo transmite con una pasión inusitada. Tiene una forma de contar las cosas que muchas veces saca inevitablemente una sonrisa y también te hace pensar.

– “Aprendiendo GTD y productividad” de Optima LAB: Es el podcast oficial de GTD® en España y lo llevan 3 personas que tienen una amplia experiencia con GT, entre ellos Sergio Pantiga que pertenece al grupo de Optima LAB donde también está Jose Miguel Bolivar. Es un excelente podcast para aclarar conceptos de GTD® ya que cada capítulo tratan un tema específico y lo revisan y discuten entre los 3. En mi opinión no tienen un estilo tan ameno como el de Jesus Bedmar, pero si muy didáctico y sobre todo más técnico en lo referido a GTD®, por lo que se pueden sacar muchas perlas de él.

– “Getting Things Done” de la David Allen Company: Es el podcast oficial de GTD® a nivel global. El idioma en que están grabados los podcasts es en inglés. Es un podcast fantástico si conoces el idioma, ya que muchos de los capítulos son entrevistas o charlas del propio David Allen, que si escribiendo no tiene un estilo 100% claro, transmitiendo de forma hablada es lo contrario, de una claridad meridiana y de una forma que te aporta esa claridad. Cuando se le oye en estas charlas se le nota esa pasión que tiene por la efectividad y GTD®. También hay participación de expertos del equipo de Allen dando Webinars, aunque en algunos casos son parciales, ya que para acceder a las grabaciones completas hay que suscribirse a GTD Connect, el sistema de gestión de conocimiento de la David Allen Company (que es de pago) pero en general de forma gratuita ponen en los podcasts partes importantes del material y con perlas que no debes perderte.

Este es el resumen las fuentes que consulto para aprender y mejorar día a día en temas de efectividad y GTD®, y de que forma utilizo cada una de ellas. Cualquiera de ellas podría esconder un tesoro que encienda en ti la chispa de dar un cambio en tu vida, como lo ha hecho en la mía. La efectividad personal es un camino, no un fin, y nunca acaba. Simplemente prueba a escoger cualquiera de ellas siguiendo tu intuición y quien sabe si el cambio esta a golpe de 1 click. Hasta la próxima entrada!!