Acércate a tu Propósito con el Modelo de Planificación Natural de Proyectos

Hace unas semanas una amiga de mi mujer estuvo hablando con ella de sus proyectos profesionales y de las dificultades que tenía para aterrizarlos. Mi mujer le estuvo ayudando a centrar sus proyectos y visionar sus resultados mediante un Tablero de Visión.

Posteriormente observaron que aterrizar dichos proyectos (resultados deseados) no era algo sencillo, así que mi mujer me lo comento a mí y pensamos que era una ocasión magnífica para aplicar el Modelo de Planificación Natural que propone GTD® para todos aquellos Proyectos (resultados) que deseamos pero que no son evidentes. Así que le propusimos a nuestra amiga tener una reunión virtual para guiarle en ese proceso a partir del Tablero de Visión que ya había confeccionado.

El Modelo de Planificación Natural de Proyectos me parece una parte de la metodología GTD muy potente y que tiene la ventaja de ser totalmente “autónomo” del resto de la metodología, es decir, se puede aplicar de forma separada  y no hace falta que la persona que la utilice sea usuario de la metodología GTD, ni siquiera que la conozca.

El Modelo de Planificación Natural de Proyectos de GTD hace explícitos los pasos que nuestro cerebro sigue de forma natural para planificar los proyectos (resultados) que son más evidentes, para seguirlos y poder hacer lo propio con los Proyectos menos evidentes y complejos.

En el caso que os comento lo primero que le pedimos a nuestra amiga fue que redactase el Resultado (Proyecto) que tenía en la cabeza en una frase como si fuese un resultado que ya ha conseguido. De la forma: “he conseguido…”. Esto fue sencillo a partir del tablero de visión que había elaborado y que nos estuvo mostrando.

A partir de ese punto arrancamos el modelo de Planificación Natural de la metodología GTD que consta de los siguientes pasos.:

Paso 1: Definir Propósito y Principios

Paso 2: Visualizar los resultados

Paso 3: Generar tormenta de ideas

Paso 4: Organizar

Paso 5: Identificar siguientes acciones

En cada uno de estos pasos es importante tomar nota de todo lo que se pide. Veamos uno a uno los pasos a seguir:

Paso 1: Definir Propósito y Principios

– Propósito

– ¿Cuál el “propósito”?

– Identificar los “Para qués” del proyecto.

– Que talentos tuyos pones en juego en ese Proyecto / Resultado

– Que parte de ayuda o servicio a los demás hay en ese Proyecto / Resultado

– Principios

– Identifica que principios y valores van a ser guía en ese proyecto

Paso 2: Visualizar los resultados

– ¿Que ves si ese Resultado/Proyecto se ha conseguido? ¿Cómo se siente? ¿Qué ves a tu alrededor? Hay que describirlo con el mayor el detalle posible

Paso 3: Generar tormenta de ideas

– Apunta todo lo que se te pase por la cabeza después de haber realizado el Paso 1 y el Paso 2

– Piensa con libertad y si restricciones (sin autocensura) en cualquier cosa que se te pase por la cabeza que te puede “acercar” a ese Resultado deseado.

– Por loco o descabellado que parezca apunta absolutamente todo.

Paso 4: Organizar

– Revisa todos las notas que hayas tomado de la tormenta de ideas.

– Ahora sí: Borra y filtra lo que no veas útil

– De lo que quede identifica que son “Partes” más pequeñas del Proyecto total

– Esas partes conformarán el “boceto” de tu Proyecto. Si ves que falta alguna parte importante al revisar el boceto, añádela. Haz esto hasta que consideres que todas las partes están contempladas y estés satisfecho con ello.

– Pueden haber surgido en la tormenta de ideas ciertas acciones a realizar. Ponlas en una categoría de “acciones”.

Paso 5: Identificar siguientes acciones

– Revisa tu boceto de proyecto (las partes identificadas en el punto anterior) y pregúntate: ¿Hay alguna siguiente acción que puede hacer ya en cualquiera de esas partes? Si es así apuntala en una lista de “siguientes acciones a realizar”. Debe ser una acción física que puedas hacer yá (por ejemplo: enviar un correo para …, hacer una llamada a…. , buscar un curso de ….. , hacer un listado de posibles webs para buscar un local en…..,etc.)

– Revisa igualmente cualquier acción que hayas apuntado en la tormenta de ideas, quizás puedas hacerla ya o buscar alguna acción anterior a esa que puedas hacer ya mismo. Si es así apuntala igualmente en la lista de “Siguientes acciones”.

En el caso de nuestra amiga en la primera sesión llegamos hasta el Paso 2 (Visualizar resultados) y en la próxima sesión que tendremos con ella arrancaremos a partir del Paso 3 (Tormenta de Ideas), realizando previamente una recapitulación de los pasos anteriores.

Lo ideal es hacer todo el modelo de un tirón en la misma sesión, pero si por cualquier motivo no se puede, como es nuestro caso, se puede utilizar la recapitulación de los puntos anteriores para volver a enfocar y para que su cerebro entre en el estado de “preparado” para la tormenta de ideas y continuar con los Pasos 4 (Organizar) y Paso 5 (Identificar Siguientes acciones).

El modelo de planificación natural finaliza aquí. Posteriormente (fuera ya del modelo) viene la parte del “compromiso” con esas siguientes acciones. Si asumes el compromiso y empiezas a realizar esas siguientes acciones te irás acercando a tu Proyecto (Resultado).

Como sabes lo más difícil es  arrancar. Por el principio de inercia la mayor energía se pone al empezar el “movimiento”, pero una vez que te estas moviendo  el movimiento genera más movimiento y la inercia del movimiento te acercará poco a poco a ese Resultado que deseas.

Lo bueno del modelo de planificación natural de proyectos es que se puede aplicar repetidamente sobre cualquier “parte” del proyecto que siga sin resultar evidente, hasta que sientas que todo el proyecto es evidente.

¿Como puedes saber que un proyecto es ya evidente?: Cuando dejas de pensar en él, cuanto te lo sacas de la cabeza.

Nuestra amiga vino con algo que rondaba su cabeza hace tiempo y que no podía dejar de pensar en ello. Esperamos que cuando pase por todo el proceso eso dejará de rondar su cabeza. Así sabremos que ha funcionado. En su lado y su decisión libre estará el realizar las siguientes acciones que encuentre en el proceso (que se comprometa con ellas).

El modelo de Planificación Natural te proporcionará más espacio y claridad mental pero no te compromete a nada. El compromiso es una decisión tuya. De hecho yo tengo en mi “Material de Referencia” de GTD alguna planificación natural que he hecho de asuntos no evidentes que rondaban mi cabeza y de los que nunca he seleccionado una siguiente acción. De muchos otros si he seleccionado las siguientes acciones y me he comprometido con ellos (un ejemplo es la elaboración de este Blog). En breve quizas recupere una antigua planificación natural que hice hace tiempo y arranque un nuevo proyecto del que tendreis noticias en el blog, pero aun no lo he decidido, quien sabe que pasará. En el entorno VUCA (de incertidumbre) en que vivimos cualquier cosa más alla de seleccionar una siguiente acción es “sobreplanificar”.

¿Ta ánimas a probar este modelo para tus proyectos no evidentes que más deseas?. Si luego te comprometes con sus acciones quizás tu propósito no esté tan lejos.

Visualiza tu Propósito de forma efectiva en un “Tablero de Visión”

Si entendemos nuestro “Propósito” personal como el “Para qué” o la “Misión” que jugamos en la vida, la labor de llegar a identificar de forma consciente y plena nuestro propósito no parece, a priori, algo sencillo y evidente. De hecho es quizás la cuestión más elevada que podemos llegar a plantearnos como personas. Cuando Sergio Fernández habla de propósito entiende que está muy relacionado con nuestros talentos y como los movilizamos para aportar algo a los demás.

El propósito no tiene por qué ser único, ya que el ser humano tiene muchas facetas, roles y áreas en la vida y el propósito se puede manifestar en varias de estas áreas, no en una sola.

A pesar de la dificultad, el poder llegar a identificar nuestro propósito y externalizarlo en un soporte (sea en papel o en un formato digital) es algo muy interesante ya que nos puede servir de guía a la hora de tomar decisiones de realizar unas acciones u otras en un momento dado de duda: Si la acción está orientada a ese propósito tiene más prioridad de ser ejecutada y si no lo está tiene menos prioridad.

En mi caso he de reconocer que no tengo mi propósito plenamente externalizado, aunque empiezo a vislumbrar cosas que voy “Capturando” y “Organizando” en mi Sistema GTD®.

De hecho la metodología GTD® tiene los “Contenedores” para organizar todos estos elementos referidos a los niveles más elevados de “Perspectiva”, como es por ejemplo el Propósito, y aunque estos niveles y sus contenedores no son lo primero que se aprende de la metodología son imprescindibles ya que en ciertos momentos nuestra mente se eleva y requiere capturar cosas que no corresponden al nivel más operativo de la metodología (Nivel de Control) y necesitamos algún sitio donde “Organizar” ese tipo de contenido, para posteriormente revisarlo y utilizarlo (Ver imagen de la Entrada).

La aparición en nuestra mente de este tipo de contenido suele darse más frecuentemente cuando tenemos nuestro nivel operativo controlado: Tenemos más claridad y espacio mental y comienzan a surgir elementos de estos niveles más elevados.

¿Cuáles son los contenedores que existen en GTD® para organizar elementos correspondientes a estos Niveles de Perspectiva?

Los Niveles de Perspectiva en GTD® (de más a menos elevado) son los siguientes:

Propósito y Valores: En este contenedor guardaremos todo lo referido al propósito. Generalmente serán frases o párrafos que describen el “para que”, nuestra “misión” o lo que hemos venido a aportar, en las distintas facetas de nuestra vida. También información de nuestros “valores” y “principios” para realizar esa “misión”.

Visión: En este contenedor guardaremos las manifestaciones o la visualizaciones de nuestro propósito. Como nos “vemos” y que “vemos” cuando se manifiestan nuestros deseos más profundos en cuanto al propósito. Pueden haber imágenes (collage de fotos) que nos sugieran lo que deseamos, frases de cómo nos vemos, mapas mentales, etc.

Metas y Objetivos: Aquí reflejaremos “resultados” con los que nos comprometemos a largo plazo (aproximadamente en más de 1 año y menos de 3).

Áreas de Responsabilidad: En este contenedor guardamos las áreas de nuestra vida que entendemos relevantes mantener a un cierto “nivel” para poder estar razonablemente bien y con el equilibrio necesario. No son “resultados” a conseguir sino ámbitos a cuidar para mantenerlos en un determinado nivel. Aquí cada uno organizará un listado de sus áreas relevantes. Por ejemplo algunas de ellas podrían ser: Salud, Deporte, Familia, Relaciones Sociales, Amistades,… y dentro de cada una de ellas podemos especificar más detalle (por ejemplo dentro de Deporte podemos incluir el listado de deportes que queremos realizar a un cierto nivel, o dentro de Amistades la lista de los amigos que queremos mantener en un cierto nivel su amistad…).

Proyectos: Aquí reflejamos los Proyectos / Resultados que nos comprometemos a conseguir en como máximo 1 año, aproximadamente.

Siguientes Acciones: En este contenedor guardamos las siguientes acciones que nos comprometemos a realizar en una semana vista, aproximadamente, y que nos hacen avanzar en conseguir los Proyectos / Resultados del nivel superior.

No olvidemos que uno de los principios de la metodología GTD® es que dispongamos de todos los contenedores necesarios, pero los mínimos posibles, para poder organizar en ellos cualquier cosa que pase por nuestra mente, y todo lo referido a esos niveles de perspectiva son cosas que pasan por la mente de los personas, por tanto tiene que haber un sitio donde organizarlas, esta es la razón de su existencia.

De todos los niveles mencionados vamos a centrarnos hoy en el Nivel de “Visión” y su proceso de “Captura”. Es decir en registrar como nos visualizamos nosotros mismos si se cumpliese ese propósito.

¿Por qué propongo indagar en este Nivel de Visión?

Porque en mi experiencia creo que es un nivel donde todos, mentalmente, nos hemos movido en algún momento u otro de nuestra vida. Estamos familiarizado con el mismo, lo que no tenemos es el habito de registrar lo que pase por nuestra mente referido al mismo. ¿Quien no ha tenido un momento de visualizar en el futuro sus deseos más profundos, sus anhelos, pensar en cosas elevadas, en que aportar, que dejar en el mundo, etc.?. Este es un ejercicio muy interesante ya que nos permite externalizar todo ello y lo podemos luego ver desde fuera.

Además en el mundo que nos ha tocado vivir en el que siempre hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, tener una “Visión” sobre tu “Propósito” te facilita la asignación de recursos y prioridades. Yendo más lejos, como dice David Allen, “La ejecución sin propósito es falsa efectividad”, es un “hacer por hacer” vacío de significado. De ahí lo efectivo de hacer este ejercicio de captura o registro de nuestro visión de la libre expresión de nuestro propósito en un soporte externo:

Hay dos formas de realizar la captura en este nivel de “Visión”:

– Se puede realizar “según surge”

– Hacer un ejercicio específico para ello.

Cuando surge quiere decir que si en algún momento nuestra mente se eleva y comienza a imaginar cómo nos vemos en el futuro es importante capturarlo (descripciones textuales de lo que vemos por ejemplo). Luego al aclarar estas capturas, identificaremos que va en nuestro nivel de Visión y lo llevaremos allí.

Si nos centramos en hacer un ejercicio específico de Visión, necesitaremos bloquear un tiempo en nuestra Agenda / Calendario y disponer de  un entorno de tranquilidad (sin interrupciones) para relajarnos y pensar en cómo nos gustaría vernos en el futuro (plazo de 3 a 5 años aproximadamente) y vaciar nuestra mente de todo lo que aparezca en ella en forma de descripción textual, también podemos incluir fotos que se parezcan a lo que imaginamos o nos lo evoque (para ello el servicio “Google Imágenes” puede ayudarnos mucho, ya que podemos buscar fotos de todo tipo).

¿Y que soporte nos puede ayudar para capturar todo esto?

Lo que llamamos un “Tablero de Visión”

¿Qué es un Tablero de Visión?

– Si es físico sería algo similar a una pizarra / tablero donde poder pinchar/pegar fotos, escribir las descripciones y dibujar mapas mentales. Es importante que podamos añadir y borrar elementos. Es muy bueno que este a la vista y que podamos verlo todos los días, ya que de esa forma inconsciente nos estará guiando.

– Si es digital puede ser cualquier herramienta que nos permita poner fotos digitales y frases (Microsoft Onenote, Pizarra de Miro, ….)

– Si no se dispone de nada de lo anterior se puede utilizar una hoja en blanco (si es grande mejor). Utilizar rotuladores de colores, bolígrafos, post-it y lápices puede ayudar igualmente.

Preguntas que os pueden ayudar en el ejercicio de visión:

– ¿Qué me veo haciendo dentro de 5 años?: Por si solo esta pregunta directa puede liberar una corriente de pensamiento creativo que te haga ponerte a escribir en tu tablero de visión.

– ¿Qué es lo mejor y lo más importante que podría pensar para mí mismo?: Una pregunta más indirecta que a veces desencadena ese pensamiento creativo.

Otras ayudas:

– Pensar en escenarios del tipo “que ocurriría si” son ejercicios que también ayudan.

– Para una persona, escribir un texto de un futuro ideal  puede servir para el mismo propósito y puede tener el mismo tipo de  efectos positivos.

– Redactar una lista de todas las cosas que les gustaría tener en su  mundo ideal  (desde la calidad de las relaciones, el lugar donde vivir, aspectos profesionales, de salud y financieros por ejemplo)

– Una visión más detallada de este tipo de pensamiento sobre el futuro  puede darse en forma de la redacción de un escenario más descriptivo,  como si se estuviera componiendo un relato corto sobre una situación  ideal que se podría producir. Si eres especialmente visual, crear mapas mentales puede funcionar de la misma forma. Ya sea dibujando imágenes o iconos expresivos o cortando y pegando fotografías y textos de revistas formando un collage… puede ser algo muy liberador, creativo y profundamente motivador.

Si aplicas la metodología GTD® al terminar de realizar el ejercicio lo debes “organizar” en el contenedor del nivel de  “Visión” de GTD®. Si físicamente no lo puedes guardar allí basta con que pongas un “puntero”, es decir una nota, que indique que hay un “tablero de visión” físico en un determinado sitio de tu casa, por ejemplo. Si es digital y lo puedes organizar en el sistema GTD®, perfecto, sino también puedes poner una nota digital o un enlace (si lo permite) al tablero de visión digital. Si es una hoja o un conjunto de hojas donde has realizado el ejercicio, pones una nota en tu sistema GTD® indicando que lo organizas en tu Archivo Físico (En el futuro realizaré una entrada sobre opciones de organizar un Archivo Físico y como lo hago yo en la actualidad).

El motivo de guardarlo es para poder realizar posteriormente “revisiones periódicas” (Paso de “Reflexión” en GTD®). Para los que somos más nuevos con la metodología GTD® los expertos nos recomiendan revisar el nivel de “Visión” 1 vez al año aproximadamente (por si hay que hacer algún ajuste a dicha visión), pero cuando ya tienes un cierto manejo de la metodología es tu intuición la que te dirá que lo debes revisar, probablemente cuando debas tomar alguna decisión relevante en tu vida o estés en ciernes de un cambio importante, de esta forma contrastarás si está alineada con tu visión o incluso tu visión la modifiques en ese momento en virtud de dicho cambio.

Obviamente, cualquier proceso de transición en la vida puede crear una situación que te obligue a actualizar tu visión del  futuro. Los hijos que se van de casa; una muerte, un divorcio o un compañero nuevo; una herencia; una oferta de empleo inesperada; una enfermedad o un accidente, etc. ; todos y cada uno de estos incidentes deberían implicar una nueva evaluación de la visión.

Imagínate que tu pareja llega una tarde a casa con la noticia de que le han ofrecido una gran oportunidad profesional, pero que implica trasladarse a un país al otro lado del mundo al menos durante dos años, probablemente tendrás una cena con una conversación donde todo lo que se hable pueda modificar tu Visión.

Enfrentarnos cara a cara con nuestra vulnerabilidad y la transitoriedad de la existencia (Enfermedad, accidente, perdida…) puede provocar un cambio del foco de nuestro centro de atención hacia niveles más elevados (Niveles de Perspectiva) y, por tanto, al Nivel de Visión.

El motivo de realizar la revisión periódica es también decidir si generar elementos de niveles inferiores, es decir: Objetivos / Metas, Areas de Responsabilidad, Proyectos y Siguientes Acciones (Ver Imagen de la Entrada) que “me acerquen” a esa visión. Todo lo que genere en la revisión debo “organizarlo” en los contenedores que correspondan del Sistema GTD®.

Si he determinado uno o varios proyectos que me acercan a dicha visión, pero mi mente sigue pensando en ellos es porque no son suficientemente evidentes. Puedo utilizar el “método de planificación natural de proyectos” de la Metodología GTD (del que hablaré en una futura entrada) para ayudar a desmenuzarlos en subproyectos y siguientes acciones.

El modelo de 6 niveles de perspectiva de GTD® existe para que puedas ver el árbol y el bosque, ya que integra el corto, medio y largo plazo, tanto personal como profesional (Ver modelo en Imagen de la Entrada)

– Cuando tu perspectiva es alta, es decir, cuando tienes claro tu propósito y tus valores, tu visión, tus metas y objetivos, tus áreas de responsabilidad, tus proyectos y tus siguientes acciones, elegir bien qué hacer en cada momento es muy fácil.

– Cuando tu perspectiva es baja, es decir, cuando ignoras la información anterior, elegir bien qué hacer en cada momento es difícil.

– Un síntoma de baja perspectiva es la sensación de no saber por dónde empezar o qué hacer.

Antes comentamos que os Niveles más elevados de Perspectiva (desde las Áreas de Responsabilidad hasta el Propósito) no suelen abordarse cuando uno comienza en la metodología GTD. 

¿Cuándo es el momento de abordar los niveles elevados de la parte de perspectiva de la metodología GTD®?

Se puede empezar en cualquier momento, pero es difícil que el nivel de perspectiva “llame tu atención” si tu nivel operativo no está bajo control y no tienes tus compromisos inmediatos calibrados y aclarados en cuanto al nivel de compromiso. Cuando se está un tiempo funcionando con la parte operativa de GTD® y se siente ese “control”, entendido como tener los niveles de compromiso de ese nivel claros, la “atención” por el nivel de perspectiva surge de forma natural y es cuando se aprovecha el trabajar con esa parte de la metodología GTD®. Por eso David Allen recomienda empezar por la parte llamada de “Control” del método (Niveles de Proyectos y Siguientes Acciones).

De todos modos independientemente de utilizar la metodología GTD® o no, realizar el ejercicio de “Visión” es liberador, revelador y a corto y medio plazo efectivo para poder priorizar y enfocar mejor en nuestro día a día.

¿Te atrevés a realizarlo?

¿Por qué un blog personal sobre Efectividad y Propósito?

No es casualidad que haya empezado a escribir este blog en el confinamiento obligado con motivo de la crisis del Covid-19 en España. Muchos de los proyectos que tenía en curso en mi lista de “Proyectos” GTD® (Metodología de efectividad personal creada por David Allen) he tenido que pararlos, es decir moverlos a la incubadora en mi lista “Algún Día Tal Vez” o en el “Archivo de Seguimiento”. Proyectos como: “Cenar con mis amigos cada mes”, “ir a clases de Baile cada semana”, “correr carreras populares cada dos semanas con mi mujer”, “jugar la pachanguilla con los veteranos del club de unihockey los viernes”….y tantos otros.

Pero curiosamente el espacio generado en mi Sistema GTD®, por esta crisis del Covid-19, me ha permitido  “ser valiente” (como dice David Allen), aunque tampoco tanto, y recuperar un proyecto que llevaba meses incubado en mi lista “Algún Día Tal Vez” y que ha pasado a la lista de “Proyectos” activos, empezando a generar muchas “Siguientes Acciones” que estoy “tachando” estos días, haciendo que este blog salga a la luz. Quizás para muchos que no conozcan GTD® esta terminología les resulte extraña, mientras que a los que han leído cualquiera de los libros de David Allen les resultará familiar. Para hablar de cualquier tema, como en este caso sobre GTD® o efectividad personal es importante desde el principio utilizar la terminología de la materia en cuestión. Además aunque pueda parecer extraña a algunos, en el fondo como iréis viendo no lo es tanto, y cuando se familiariza uno con ella es muy sencilla.

Pretendo con este blog comunicar de forma abierta lo que he aprendido con GTD® en este año que llevo utilizándolo: Hablar del camino que he seguido, de mis maestros : David Allen, Jose Miguel Bolivar, Jesus Bedmar, Jordi Fortuny, Sergio Pantiga y tantos otros que iré mencionando en mis entradas.

GTD® me ha ayudado a tener más tranquilidad y menos estrés y, sobre todo, más espacio mental y enfoque en todo lo que hago.  También me ha descubierto en toda su extensión lo que es “aclarar” (definir) previamente todo lo que me llega antes de “hacer”, tanto en mi vida laboral como personal, algo que considero fundamental en  la Sociedad del  Conocimiento en la que nos movemos y vivimos: El trabajo a realizar no está definido sino que debemos definirlo nosotros mismos.

Pero lo más sorprendente para mí ha sido el proceso que poco a poco se ha ido dando en mi a lo largo de este año, sin casi darme cuenta: He empezado a vislumbrar luces sobre mi “proposito”. Entendiendo como propósito, como dice Sergio Fernández, aquello que llevas dentro que puedes poner al servicio de los demás para aportar.

Y en este sentido nace este proyecto de Blog, mi objetivo es poder aportar algo a cualquiera que lo lea, ya sea la simple reflexión o que incluso le impulse a querer conocer algo más sobre la efectividad personal y la metodología GTD®.

Me considero simplemente difusor y transmisor de conocimiento de otros y de mi propia experiencia personal en este camino de aprendizaje de la efectividad personal.

Podéis comentar todas las entradas, que siempre estarán abiertas a comentarios. Cualquier duda, inquietud o reflexión que tengáis la contestaré lo mejor que pueda y si alguien quiere contactar de alguna forma más personal puede hacerlo en el apartado “Contacto” del blog.

Quería terminar esta entrada dando ánimos a todos en estos momentos de confinamiento forzoso por el Covid-19. Los que tengáis familiares, amigos y conocidos enfermos espero que se recuperen lo antes posible y mucha fuerza para ellos en estos complicados momentos.