¿Cuál de los hábitos de la metodología GTD® es para mí el más importante, el que más me cuesta, el que más me ha aportado…?

Entre la gente que utilizamos GTD® cuando nos conocemos y charlamos suelen surgir preguntas como: ¿Para ti cual es el hábito de GTD® más importante? ¿Cuál es el hábito que más te cuesta? ¿Cuál es el que más te ha aportado? ¿Cuál es el hábito que más o menos te ha….?

Como asumo que el que lee esto es porque tiene cierto interés por la efectividad y GTD®, me parece interesante compartir cuales son mis respuestas a estas preguntas por si pueden ayudar, ofrecer claridad o hacer que alguno/a os sintáis identificado/a con alguna de ellas.

Pero antes de responderlas, para los que conozcan menos de GTD®, aclarar que GTD® es en un 99% un conjunto de hábitos de efectividad que han sido recopilados y organizados por David Allen, durante años de trabajo directo con personas (lo que llamaríamos coaching en efectividad) en una estructura de conocimiento que llamamos Metodología GTD®.

Para explicar todos esos hábitos, David Allen los ha organizado en 5 «Pasos», entendiendo que cada Paso no es un hábito sino un conjunto de hábitos que hay que incorporar y saber cuándo y cómo utilizarlos para extraer toda su potencia.

Los 5 pasos de la metodología GTD® para aquellos que no los conozcan, y un muy breve resumen de en qué consisten, son los siguientes:

1. Capturar (En inglés: «Capture»): Recopila lo que llame tu atención. Escribe, registra o reúne todo lo que llame tu atención en una herramienta de captura en la que confíes.
2. Aclarar (En inglés: «Clarify»): Procesa que significa cada elemento capturado. ¿Es accionable? Si lo es, decide la siguiente acción y el resultado final (si es que se requiere más de una acción para conseguirlo). De lo contrario, decide si es basura, material de referencia o algo para postponer o incubar para una decisión futura sobre ello.
3. Organizar (En inglés: «Organize»): Una vez aclarado, ponlo donde pertenece. Coloca recordatorios del contenido aclarado en los «lugares» adecuados de tu sistema de confianza..
4. Reflexionar (En inglés: «Reflect»): Revisa frecuentemente tu sistema. Analiza y revisa todos los contenidos pertinentes para ganar control y enfoque cuando sea necesario.
5. Ejecutar (En inglés: «Engage»): Simplemente haz. Utiliza tu sistema de confianza para tomar decisiones de acción con confianza y claridad.

Realmente aunque en la metodología se llaman «pasos» no quiere decir que va uno detrás de otro.

Por ejemplo quien utiliza GTD® puede estar capturando (hábito de «captura») porque surge algo que le llama la atención. Luego puede ponerse a ejecutar eligiendo convenientemente por contexto, tiempo disponible y energía (habito de «selección») una «siguientes acción» de sus listas y ejecutarla. Mientras está ejecutando algo llama su atención y vuelve a capturar (hábito de «captura»). Luego puede hacer la revisión semanal dentro del paso de Reflexión (habito de la «revisión semanal»). Por tanto realmente GTD® son un básicamente multitud de hábitos de efectividad interconectados , los cuales para ordenarlos y aprenderlos los englobamos dentro de estos 5 pasos pero no van exactamente en orden sino que se van haciendo cada uno cuando toca hacerlos (al principio debemos pensar más cuando nos toca cada uno, pero luego cuando los interiorizamos y los tenemos afianzados como hábitos se hacen cuando nuestra intuición nos lo va señalando). El motivo porque David Allen los ha llamado «pasos» y les ha puesto un número de orden es con fines didácticos, es decir, cuando se enseña la metodología a alguien se hace en ese orden de pasos y se utiliza como una referencia, pero a la hora de aplicar la metodología la secuencia de esos pasos pierde sentido.

Dado que GTD® es en un 99% un puñado de hábitos, en el fondo es un conjunto de conocimiento bastante sencillo y que en un curso de formación de dos días se puede transmitir o, incluso, leyendo un único libro puedes llegar a conocerlo completamente (Ojo: Conocerlo, no saberlo todo sobre el mismo). ¿Entonces por qué los expertos dicen que se tarda una media de 2 años en interiorizar la metodología  GTD® de forma completa? ¿Y por qué dicen que en ese proceso cualquier persona se «cae de la tabla» más de una vez (es decir pasa por momentos en que el sistema deja de funcionarle, se desactualiza, se siente de nuevo con cierto nivel de desbordamiento y debe pasar por un proceso de rearranque del sistema GTD® ,llamado subirse a la tabla?).

Esto es sencillo de explicar, ocurre porque interiorizar 1 nuevo habito lleva una media de 3 semanas (puede ser más o menos dependiendo de la persona y sus circunstancias), es decir debemos estar repitiendo cada hábito conscientemente durante unas 3 semanas (es decir poniendo energía consciente) para llegar a hacerlo de una forma más incorporada y automática. Si nos lleva 3 semanas interiorizar 1 único habito imaginémonos si hablamos de un conjunto de hábitos de efectividad interconectados.

Algunos de esos hábitos pueden ser más cercanos que otros a hábitos que ya tendremos incorporados y otros totalmente distintos y que debemos «desaprender», es decir dejar de hacerlos para cambiarlos por otros. Todo este proceso de aprender nuevos hábitos y desaprender otros es lo que lleva en total este tiempo aproximado de 2 años. Aunque si es importante señalar que las personas que empiezan a implementar la metodología GTD® sienten los beneficios de aplicarla desde el primer momento.

Antes dije que el 99% de GTD® son hábitos y ¿Qué es el 1% restante?. El 1% restante es el propio sistema GTD® de cada persona y la herramienta donde se implementa, es decir, una estructura externa confiable de cada persona («Mente Extendida») donde guarda todos los recordatorios necesarios. Los hábitos de GTD® le harán consultar, actualizar, borrar en esta estructura externa que la implementaré con la herramienta o herramientas que la persona haya decidido más adecuada para él mismo.

Por todo esto se dice que:

1. GTD® es todo lo simple que puede ser para reflejar nuestra propia realidad personal pero tan complejo como es necesario para no dejar ninguna circunstancia o elemento fuera.
2. La efectividad de un sistema GTD® depende en un 99% de lo bien o mal que se apliquen los hábitos. El impacto de la herramienta es marginal.

Contestando por tanto las preguntas

¿Para mi cual es el hábito de GTD® más importante?

En mi opinión el hábito más importante es el de la «Captura», porque es el que da entrada al sistema GTD® a cualquier cosa que llama tu atención . Una vez que has capturado algo, ya no se escapa, ha entrado en tu Sistema GTD® y pasará por el flujo y proceso necesario. Además el hábito de la captura es muy liberador, cuando has capturado algo deja de estar en tu mente y pasa a tu sistema de confianza. Favorece que mantengas la atención y el enfoque en lo que tú quieres en cada momento. Cuando interiorizas este hábito se convierte en algo automático y cuando algo llama la atención lo registras o recopilas y lo dejas en una de tus bandejas de entrada para un procesado posterior sin requerir apenas energía. Además de que el hábito de la captura es la principal herramienta para gestionar las interrupciones que todos tenemos en nuestro día a día. Escribiré una próxima entrada sobre este tema de la gestión de interrupciones.

¿Cuál es el hábito que más me cuesta?

Dentro del paso 4 de «Revisar», el hábito de la «revisión semanal» es lo que más me ha costado interiorizar y es el que realmente he conseguido interiorizar recientemente. En parte es por la interpretación incorrecta que hice del mismo al leer los libros de Allen e incluso el de Jose Miguel Bolivar, no lo estaba haciendo correctamente y lo mezclaba con otros hábitos / pasos. Esto me llevaba a que la energía que tenía que poner para realizar la revisión semanal me dejaba literalmente «agotado» y eso hacía que la siguiente semana me diese «pereza» hacer la revisión semanal y lo procrastinase (los postpusiese) saltándomela, con la consiguiente «caída parcial o total de la tabla»: Mi sistema GTD® dejaba de ser confiable y de reflejar la realidad y por tanto dejaba de utilizarlo y volvía a sentir cierto estrés según el momento en que me pillase.

Una de las claves de GTD® es que para que un hábito / paso sea efectivo no debe mezclarse con otro. Si estoy revisando estoy revisando y no ejecutando ni aclarando . Cuando entendí e interiorice esto, la revisión semanal se convirtió en algo mucho más llevadero, incluso que tenía ganas de hacer en ciertos momento que mi intuición me decía que mi sistema GTD® estaba perdiendo su fiabilidad por falta de actualización.

Este es uno de los riesgos de aprender GTD® de forma autodidacta, que interpretemos las cosas de forma incorrecta y no estemos aplicando realmente GTD® sino una interpretación de lo que es GTD®. Aunque también he de decir que el aprendizaje autodidacta proporciona la satisfacción de cuando te das cuenta y lo solventas, el grado de satisfacción es mucho mayor y el afianzamiento del hábito más grande. El riesgo que existe es que abandones la metodología por entender que no te funciona, cuando realmente ha habido un entendimiento incorrecto de un paso o hábito.

¿El hábito que más te sorprende / fascina / aporta?

El hábito de Aclarar me parece fascinante, porque es un hábito que cuanto más desarrollas produce mayor crecimiento personal y notas más avance. Cada vez aclaro mejor, pero no solo en la velocidad sino que llego a capacidades de «aclarado» que pensé que no tenía. Aclarar tiene mucho de desentrañar (como un detective) que ante un elemento de la bandeja de entrada llega a descomponerlo en los elementos necesarios dentro de su Sistema GTD®.  Nunca pensé que iba a ser capaz de desentrañar en el grado actual, de forma más creativa y eficiente que antes, implantando procesos que no pensé que podría ser capaz de implantar. Es difícil describir en palabras el avance personal que produce el hábito del aclarar y el crecimiento al que lleva. Solo se puede experimentar «Aclarando», siguiendo el flujo de «aclarado» de la Metodología GTD®.

Espero que las contestaciones y reflexiones detrás de estas preguntas os hayan podido ayudar en algo.

Como extra os dejo un podcast de la primera parte de una charla de David Allen en Milán, donde hace una fantástica introducción a la Metodología GTD® (está en inglés pero en esta ocasión David Allen se esfuerza en hablar lento para el auditorio italiano). Es altamente recomendable!

Ep: 29 – David Allen GTD® Keynote in Milan, Part 1