Como gestionar interrupciones en el ámbito laboral y personal con hábitos de efectividad

Se entiende una interrupción como un input que llega a nuestros sentidos y al cual prestamos atención, desviando, por tanto nuestra atención, aunque sea un momento, de aquello en lo que la teníamos centrada en ese momento.

Todos en el mundo actual nos encontramos sometidos a un mayor o menor número de interrupciones en nuestro día a día, ya sea tanto en el ámbito laboral como en el personal. De hecho, las interrupciones han existido desde siempre, antes y ahora. Es algo con lo que hay que vivir. Solo que ahora el nivel de interrupción es más frecuente y hay más canales por donde nos pueden llegar interrupciones (no solo que venga alguien a decirnos algo, sino correo electrónico, redes sociales, Mensajería, whatsapp, etc.).

La pregunta es: ¿Podemos gestionar mejor las interrupciones con hábitos de efectividad?

La respuesta es: definitivamente Sí!.

¿Y cómo podemos hacer esto?

La primera parte es la más sencilla:

Las interrupciones que dependan de algo que podamos hacer nosotros, se pueden resolver haciendo las acciones efectivas que disminuyan o eliminen esas interrupciones, entre ellas:

– Quitar todas las notificaciones sonoras y visuales de redes sociales, whatsapp, mensajería y correo electrónico tanto del móvil como de otros dispositivos como tablet, portátil o el propio PC.

– Establecer los hábitos de revisión periódica necesaria de redes sociales, mensajería, correo, etc. de forma que ya no nos interrumpirán, sino que nosotros decidiremos cuando los revisamos, es decir, cuando centramos nuestra atención en ello.

¿Pero cómo gestionamos las interrupciones que no dependen de nosotros (alguien nos llama por teléfono, alguien viene a nuestra mesa a decirnos algo…)?.

Esta es la parte emocionalmente más compleja porque involucra a un tercero, pero se puede gestionar adecuadamente con hábitos de efectividad sin que nos provoque malestar o estrés:

Veamos la forma de hacerlo con hábitos de efectividad:

Si estamos ejecutando una acción y alguien nos llama o viene a decirnos o pedirnos algo y por tanto interrumpe nuestra ejecución lo importante es disponer siempre cerca  un contenedor de confianza (los que aplicamos la metodología GTD® a este contenedor le llamamos “Bandeja de Entrada”).

¿Cómo gestionamos una interrupción con un contendor de confianza o bandeja de entrada?

Forma general de gestionar una interrupción:

  1. Decirle a la persona que nos viene a pedir algo que nos de unos segundos. Anotar la acción que estábamos haciendo, y el punto por donde íbamos en esa acción, en una nota (aplicar el hábito de captura en GTD®) y arrojar esa nota en la bandeja de entrada. Esto es algo rápido y solo lleva unos segundos. De esa forma ya tenemos en nuestro contenedor de confianza un “puntero” o “apunte” de por donde hemos dejado la acción interrumpida.
  2. Decirle a la persona que ya podemos hablar. Hablar con esa persona y si como consecuencia de la conversación hay algo que llame tu atención apuntalo (captúralo) en una nota, y al terminar, arrójalo al contenedor de confianza (bandeja de entrada). Algo que llame tu atención puede ser que te pida que hagas algo y le entregues un resultado. En ese caso específico se recomienda capturar siempre el nombre de la persona que lo pide y la fecha en la que nos lo ha pedido.
  3. De esta forma al revisar el contenedor de confianza (bandeja de entrada en GTD®) posteriormente me voy a encontrar ambas notas, es decir que no se me ha escapado nada, y mi mente estará tranquila por ello. Si soy una persona que aplico la metodología GTD® lo que tendría son dos nuevos elementos en mi bandeja de entrada que deberé “aclarar” y “organizar” y por tanto quedarán dentro de mis sistema GTD® donde corresponda.
  4. Una vez finalizada la interrupción cuando vuelva a mi momento de ejecución seleccionaré lo que tenga más sentido realizar (puede ser una siguiente acción referida al motivo de la interrupción o la siguiente acción que estaba haciendo antes de que me interrumpieran que gracias al “puntero” sé por dónde me quede) u otra acción que en ese momento tenga más sentido. Si aplico GTD® esa decisión la tomaré por “Contexto” (Herramienta, persona o ubicación necesaria para ejecutar la acción), “Tiempo” o “Energía” disponible.

Este caso que he expuesto aplica bien a Interrupción más prolongada (ej. Tu jefe te pide atender un tema urgente, tu mujer o marido tiene un problema y te pide ayuda, los niños tienen una urgencia…), ya que en este caso vas a tener que dejar lo que estabas haciendo.

Hay una excepción que podemos aplicar frente a esta forma general de gestionar interrupciones que es en el caso en que sabemos que la Interrupción va a ser breve o no podemos dejar lo que estamos haciendo

Si intuyes que la interrupción va a ser corta o no puedes dejar de hacer lo que estás haciendo puedes hacer lo siguiente:

– Toma nota rápida de lo que solicita tu interlocutor y arrójalo al contenedor de confianza (bandeja de entrada en GTD®) para clarificarlo cuando toque. Esto te llevará unos pocos segundos. Luego continua con la acción con la que estabas antes de la interrupción.

Si detectas que va a ser más largo y no puedes dejar lo que estabas haciendo (estas ya atendiendo algo urgente por ejemplo) puedes proponerle tener una reunión / cita en un hueco de tiempo en el calendario acordado para atenderle. Si tu interlocutor apremia (o es tu Jefe por ejemplo y lo tienes que atender sí o sí) siempre puedes optar por la Forma General que comentaba más arriba.

Otras recomendaciones y hábitos a tener en cuenta sobre las interrupciones:

– Si ciertas interrupciones no son parte de tus funciones, trabajo o responsabilidades de vida. Páralas!! (tanto whatsapps, como interrupciones de personas, etc.)

– Si ciertas interrupciones son necesarias, por tus funciones en el trabajo, o por tus responsabilidades en la vida, y las sientes de forma incomoda eso quiere decir que son compromisos no correctamente gestionados. Para ello recuerda que  “la captura es un arma contra las interrupciones”. Las personas que se sienten molestas al ser interrumpidas en ocasiones es porque no tienen buenas herramientas de captura, ya que la acción derivada de la interrupción podría ser lo mejor que podrían estar haciendo en ese momento, pero sin las adecuados herramientas de captura (para capturar el punto en el que dejaron la acción interrumpida y la información de la propia interrupción) no sienten que tienen el control y la perspectiva suficiente sobre la situación, sienten que pueden perder el control sobre lo que estaban haciendo o que si no atienden la interrupción en ese momento perderan la información sobre la misma, y eso es lo que realmente te está molestando.

Si tu trabajo o responsabilidades en la vida requiere que prestes atención a personas que pueden aparecer, llamar, etc. y atenderlas, pero también parte de tu trabajo es ejecutar acciones de alta energía y/o mucho tiempo, tendrás que buscar en ocasiones  “Espacios sin Interrupciones”, es decir aislarte de alguna forma o cambiar de espacio temporalmente para poder ejecutar esas acciones.

Cuando estés en un espacio de “altas interrupciones” es mejor que selecciones acciones de baja energía y poco tiempo (lo que se llama entrar en modo “micromanager”).

Espero que el resumen que he intentado realizar aquí sobre los hábitos de efectividad para gestionar las interrupciones que te surjan en tu día a día te haya resultado útil.

De todos modos es importante recordar que la Efectividad es una competencia que debemos desarrollar preferiblemente como un “todo”, los hábitos sueltos o “Tips” de efectividad pueden ayudar puntualmente a solventar una situación pero no llevarnos al objetivo de desarrollar nuestra efectividad personal. En la efectividad personal el “Todo” (todos los hábitos interconectados como deben) es mayor que la suma de las partes (los hábitos por separado). Por ello un metodología como GTD® te ofrece desarrollar el conjunto de hábitos mínimos (pero todos los necesarios) para desarrollar tu Efectividad como un “todo” e ir avanzando en el desarrollo de la competencia de la efectividad personal.

¿Te atreves a iniciarte en este camino?

¿Cuál de los hábitos de la metodología GTD® es para mí el más importante, el que más me cuesta, el que más me ha aportado…?

Entre la gente que utilizamos GTD® cuando nos conocemos y charlamos suelen surgir preguntas como: ¿Para ti cual es el hábito de GTD® más importante? ¿Cuál es el hábito que más te cuesta? ¿Cuál es el que más te ha aportado? ¿Cuál es el hábito que más o menos te ha….?

Como asumo que el que lee esto es porque tiene cierto interés por la efectividad y GTD®, me parece interesante compartir cuales son mis respuestas a estas preguntas por si pueden ayudar, ofrecer claridad o hacer que alguno/a os sintáis identificado/a con alguna de ellas.

Pero antes de responderlas, para los que conozcan menos de GTD®, aclarar que GTD® es en un 99% un conjunto de hábitos de efectividad que han sido recopilados y organizados por David Allen, durante años de trabajo directo con personas (lo que llamaríamos coaching en efectividad) en una estructura de conocimiento que llamamos Metodología GTD®.

Para explicar todos esos hábitos, David Allen los ha organizado en 5 “Pasos”, entendiendo que cada Paso no es un hábito sino un conjunto de hábitos que hay que incorporar y saber cuándo y cómo utilizarlos para extraer toda su potencia.

Los 5 pasos de la metodología GTD® para aquellos que no los conozcan, y un muy breve resumen de en qué consisten, son los siguientes:

  1. Capturar (En inglés: “Capture”): Recopila lo que llame tu atención. Escribe, registra o reúne todo lo que llame tu atención en una herramienta de captura en la que confíes.
  2. Aclarar (En inglés: “Clarify”): Procesa que significa cada elemento capturado. ¿Es accionable? Si lo es, decide la siguiente acción y el resultado final (si es que se requiere más de una acción para conseguirlo). De lo contrario, decide si es basura, material de referencia o algo para postponer o incubar para una decisión futura sobre ello.
  3. Organizar (En inglés: “Organize”): Una vez aclarado, ponlo donde pertenece. Coloca recordatorios del contenido aclarado en los “lugares” adecuados de tu sistema de confianza..
  4. Reflexionar (En inglés: “Reflect”): Revisa frecuentemente tu sistema. Analiza y revisa todos los contenidos pertinentes para ganar control y enfoque cuando sea necesario.
  5. Ejecutar (En inglés: “Engage”): Simplemente haz. Utiliza tu sistema de confianza para tomar decisiones de acción con confianza y claridad.

Realmente aunque en la metodología se llaman “pasos” no quiere decir que va uno detrás de otro.

Por ejemplo quien utiliza GTD® puede estar capturando (hábito de “captura”) porque surge algo que le llama la atención. Luego puede ponerse a ejecutar eligiendo convenientemente por contexto, tiempo disponible y energía (habito de “selección”) una “siguientes acción” de sus listas y ejecutarla. Mientras está ejecutando algo llama su atención y vuelve a capturar (hábito de “captura”). Luego puede hacer la revisión semanal dentro del paso de Reflexión (habito de la “revisión semanal”). Por tanto realmente GTD® son un básicamente multitud de hábitos de efectividad interconectados , los cuales para ordenarlos y aprenderlos los englobamos dentro de estos 5 pasos pero no van exactamente en orden sino que se van haciendo cada uno cuando toca hacerlos (al principio debemos pensar más cuando nos toca cada uno, pero luego cuando los interiorizamos y los tenemos afianzados como hábitos se hacen cuando nuestra intuición nos lo va señalando). El motivo porque David Allen los ha llamado “pasos” y les ha puesto un número de orden es con fines didácticos, es decir, cuando se enseña la metodología a alguien se hace en ese orden de pasos y se utiliza como una referencia, pero a la hora de aplicar la metodología la secuencia de esos pasos pierde sentido.

Dado que GTD® es en un 99% un puñado de hábitos, en el fondo es un conjunto de conocimiento bastante sencillo y que en un curso de formación de dos días se puede transmitir o, incluso, leyendo un único libro puedes llegar a conocerlo completamente (Ojo: Conocerlo, no saberlo todo sobre el mismo). ¿Entonces por qué los expertos dicen que se tarda una media de 2 años en interiorizar la metodología  GTD® de forma completa? ¿Y por qué dicen que en ese proceso cualquier persona se “cae de la tabla” más de una vez (es decir pasa por momentos en que el sistema deja de funcionarle, se desactualiza, se siente de nuevo con cierto nivel de desbordamiento y debe pasar por un proceso de rearranque del sistema GTD® ,llamado subirse a la tabla?).

Esto es sencillo de explicar, ocurre porque interiorizar 1 nuevo habito lleva una media de 3 semanas (puede ser más o menos dependiendo de la persona y sus circunstancias), es decir debemos estar repitiendo cada hábito conscientemente durante unas 3 semanas (es decir poniendo energía consciente) para llegar a hacerlo de una forma más incorporada y automática. Si nos lleva 3 semanas interiorizar 1 único habito imaginémonos si hablamos de un conjunto de hábitos de efectividad interconectados.

Algunos de esos hábitos pueden ser más cercanos que otros a hábitos que ya tendremos incorporados y otros totalmente distintos y que debemos “desaprender”, es decir dejar de hacerlos para cambiarlos por otros. Todo este proceso de aprender nuevos hábitos y desaprender otros es lo que lleva en total este tiempo aproximado de 2 años. Aunque si es importante señalar que las personas que empiezan a implementar la metodología GTD® sienten los beneficios de aplicarla desde el primer momento.

Antes dije que el 99% de GTD® son hábitos y ¿Qué es el 1% restante?. El 1% restante es el propio sistema GTD® de cada persona y la herramienta donde se implementa, es decir, una estructura externa confiable de cada persona (“Mente Extendida”) donde guarda todos los recordatorios necesarios. Los hábitos de GTD® le harán consultar, actualizar, borrar en esta estructura externa que la implementaré con la herramienta o herramientas que la persona haya decidido más adecuada para él mismo.

Por todo esto se dice que:

  1. GTD® es todo lo simple que puede ser para reflejar nuestra propia realidad personal pero tan complejo como es necesario para no dejar ninguna circunstancia o elemento fuera.
  2. La efectividad de un sistema GTD® depende en un 99% de lo bien o mal que se apliquen los hábitos. El impacto de la herramienta es marginal.

Contestando por tanto las preguntas

¿Para mi cual es el hábito de GTD® más importante?

En mi opinión el hábito más importante es el de la “Captura”, porque es el que da entrada al sistema GTD® a cualquier cosa que llama tu atención . Una vez que has capturado algo, ya no se escapa, ha entrado en tu Sistema GTD® y pasará por el flujo y proceso necesario. Además el hábito de la captura es muy liberador, cuando has capturado algo deja de estar en tu mente y pasa a tu sistema de confianza. Favorece que mantengas la atención y el enfoque en lo que tú quieres en cada momento. Cuando interiorizas este hábito se convierte en algo automático y cuando algo llama la atención lo registras o recopilas y lo dejas en una de tus bandejas de entrada para un procesado posterior sin requerir apenas energía. Además de que el hábito de la captura es la principal herramienta para gestionar las interrupciones que todos tenemos en nuestro día a día. Escribiré una próxima entrada sobre este tema de la gestión de interrupciones.

¿Cuál es el hábito que más me cuesta?

Dentro del paso 4 de “Revisar”, el hábito de la “revisión semanal” es lo que más me ha costado interiorizar y es el que realmente he conseguido interiorizar recientemente. En parte es por la interpretación incorrecta que hice del mismo al leer los libros de Allen e incluso el de Jose Miguel Bolivar, no lo estaba haciendo correctamente y lo mezclaba con otros hábitos / pasos. Esto me llevaba a que la energía que tenía que poner para realizar la revisión semanal me dejaba literalmente “agotado” y eso hacía que la siguiente semana me diese “pereza” hacer la revisión semanal y lo procrastinase (los postpusiese) saltándomela, con la consiguiente “caída parcial o total de la tabla”: Mi sistema GTD® dejaba de ser confiable y de reflejar la realidad y por tanto dejaba de utilizarlo y volvía a sentir cierto estrés según el momento en que me pillase.

Una de las claves de GTD® es que para que un hábito / paso sea efectivo no debe mezclarse con otro. Si estoy revisando estoy revisando y no ejecutando ni aclarando . Cuando entendí e interiorice esto, la revisión semanal se convirtió en algo mucho más llevadero, incluso que tenía ganas de hacer en ciertos momento que mi intuición me decía que mi sistema GTD® estaba perdiendo su fiabilidad por falta de actualización.

Este es uno de los riesgos de aprender GTD® de forma autodidacta, que interpretemos las cosas de forma incorrecta y no estemos aplicando realmente GTD® sino una interpretación de lo que es GTD®. Aunque también he de decir que el aprendizaje autodidacta proporciona la satisfacción de cuando te das cuenta y lo solventas, el grado de satisfacción es mucho mayor y el afianzamiento del hábito más grande. El riesgo que existe es que abandones la metodología por entender que no te funciona, cuando realmente ha habido un entendimiento incorrecto de un paso o hábito.

¿El hábito que más te sorprende / fascina / aporta?

El hábito de Aclarar me parece fascinante, porque es un hábito que cuanto más desarrollas produce mayor crecimiento personal y notas más avance. Cada vez aclaro mejor, pero no solo en la velocidad sino que llego a capacidades de “aclarado” que pensé que no tenía. Aclarar tiene mucho de desentrañar (como un detective) que ante un elemento de la bandeja de entrada llega a descomponerlo en los elementos necesarios dentro de su Sistema GTD®.  Nunca pensé que iba a ser capaz de desentrañar en el grado actual, de forma más creativa y eficiente que antes, implantando procesos que no pensé que podría ser capaz de implantar. Es difícil describir en palabras el avance personal que produce el hábito del aclarar y el crecimiento al que lleva. Solo se puede experimentar “Aclarando”, siguiendo el flujo de “aclarado” de la Metodología GTD®.

Espero que las contestaciones y reflexiones detrás de estas preguntas os hayan podido ayudar en algo.

Como extra os dejo un podcast de la primera parte de una charla de David Allen en Milán, donde hace una fantástica introducción a la Metodología GTD® (está en inglés pero en esta ocasión David Allen se esfuerza en hablar lento para el auditorio italiano). Es altamente recomendable!

Ep: 29 – David Allen GTD® Keynote in Milan, Part 1