¿Cuáles son los principios de efectividad sobre los que se sustenta la Metodología GTD®?

Me parece interesante y a la vez provechoso relacionar en esta entrada todos los principios de efectividad sobre los que se sustenta la metodología GTD® y que, en definitiva, han hecho que la metodología sea como es. Estos son los principios que David Allen fue observando durante años en su trabajo personal con algunas de las personas (directivos, ejecutivos, amas de casa, etc.), como el mismo dice, más “ocupadas” de Estados Unidos, y que le pedían ayuda para organizarse mejor, mejorar su efectividad y en la mayoría de los casos para poder sobrellevar sus complejas vida. David Allen observo estos principios de forma “empírica” con la gente con la que trabajaba, y tiempo después la neurociencia ha ido validando la mayoría de ellos.  A partir de la recopilación de estos principios (que como él mismo reconoce, no han sido creados por él sino que ya existían y los observaba en muchas de estas personas) los recopilo y les fue dando forma en una metodología completa, que fuese lo más simple posible, pero con la complejidad necesaria para contemplar todas las necesidades y casos en cuanto la efectividad personal. De ahí nació la Metodología GTD®, o “el arte de la efectividad personal sin estrés”.

Vamos pues con estos principios:

PRINCIPIO 1: El cerebro no ha sido diseñado para recordar o memorizar asuntos. Según los estudios que se han realizado a partir de los 4 ítems memorizados al cerebro le cuesta mucha energía memorizar y ve mermada su capacidad cognitiva. De aquí se deriva que debemos sacar fuera de la mente cualquier asunto que llame o capte nuestra atención a un soporte externo y la importancia del Paso 1 de la metodología GTD® “Capturar”.

PRINCIPIO 2: Los asuntos no clarificados son ciclos “abiertos” para la mente que consumen energía mental y generan niveles de estrés. Esto es así porque cuando un asunto no está aclarado, y por tanto no hemos cerrado el “ciclo”, una parte de nuestro cerebro va a estar intentando, en segundo plano, aclararlo y organizarlo de forma constante, consumiendo energía mental. Por tanto debo pasar mis “asuntos” por un proceso de “aclarado” para “cerrarlos” (esto no quiere decir que deba “hacer”) y posteriormente “organizarlos” en un sistema externo confiable (mente extendida). De aquí se deduce el paso 2 de la metodología de “Aclarar” las bandejas de entrada.

PRINCIPIO 3: En el trabajo del “conocimiento”, que es el que tenemos hoy el día gran parte de las personas, definir el trabajo es igual o más importante que hacer el propio trabajo, debido a que este no es evidente ni predecible. En gran parte de los trabajos de hoy en día te llegan inputs desde varios canales y debes a partir de ellos “definir” el trabajo que debes realizar, no te especifica nadie exactamente lo que debs conseguir (Resultado) y exactamente los pasos que debes seguir (acciones). Por tanto esa labor de “definición” del trabajo a realizar es parte de tu propio trabajo. De aquí se deriva el Paso 2 de la metodología (Aclarar) y el Paso 4 (Reflexionar), hacer diversas revisiones, diarias, semanales, mensuales, trimestrarles, anuales, etc. para definir aún más profundamente el “trabajo” a realizar.

PRINCIPIO 4: Las prioridades de acción para nuestro cerebro son algo complejo y no se puede simplificar como los sistemas de priorización tradicionales nos han indicado que debemos hacerlo: “Urgente vs. No Urgente” o “Importante vs. No Importante” o números de prioridad. Estos no funcionan y al poco de establecerlos dejamos de utilizarlos por no ser confiables y útiles para “Seleccionar lo mejor que puedo estar haciendo en este momento”. Las prioridades de acción para nuestra mente funcionan en realidad en un sistema más complejo que comprende “horizontes de enfoque”, “Contextos”, “Energía Disponible” y “tiempo disponible”. De aquí se deriva la creación en la metodología GTD de los “Niveles de Perspectiva” (Propósito y Principios, Visión, Objetivos y Metas, Áreas de Responsabilidad, Proyectos y Acciones), la ordenación de siguientes acciones por “Contextos” (es decir, herramientas necesarias, personas necesarias o lugares donde debo estar para poder ejecutar las acciones) y siempre teniendo en cuenta las restricciones del tiempo de que dispongo y  la Energía de que dispongo en el momento en que voy a seleccionar una acción para ejecutar de mi Sistema GTD®.

PRINCIPIO 5: La multitarea no existe. Solo se puede hacer una cosa que requiera nuestra atención a la vez. Algunos dirán que pueden estar leyendo el periódico mientras comen, o conduciendo mientras escuchan un podcast, o limpiando mientras escuchan la radio. En todos estos ejemplos una de las acciones se considera acción en “piloto automático”, es decir que requiere una atención residual (conducir, limpiar, comer) mientras la otra acción que se realiza es la que requiere atención real (leer el periódico, escuchar un podcast o la radio). Para comprobar esto os propongo leer el periodico a la vez que escuchais un Podcast o la radio. En virtud de este principio la Metodología GTD® promueve estar enfocado en una única cosa en cada momento.

PRINCIPIO 6: El cambio de “entorno” que supone pasar de una acción a otra supone un gasto de tiempo y energía. Cuando dejamos una acción para pasar a otra, el recuperar todos los elementos del “entorno” para la nueva acción nos supone un tiempo y gastamos energía para ello.  La Metodología GTD® procura por tanto a la hora de realizar el Paso 2 de “Aclarar” y de identificar las siguientes acciones de algo, que se tenga en cuenta la granularidad de las mismas, con el fin de que una siguientes acción al ejecutarse (Paso 5) se empiece y se acabe para no tener que volver a su “contexto” de nuevo.

PRINCIPIO 7: El finalizar una siguiente acción supone una recompensa para el cerebro y proporciona un extra de energía. Esto está relacionado con el sistema de recompensa cerebral. La Metodología  GTD® propone por ello, al aclarar una cuestión, identificar la siguiente acción física que nos acerca a un “Resultado / Proyecto” y por tanto que sea fácilmente “tachable” de nuestro Sistema externo.

PRINCIPIO 8: En la Sociedad del Conocimiento tenemos más trabajo que tiempo disponible. Los métodos tradicionales de planificación del trabajo y gestión del tiempo se muestran ineficaces y producen niveles de estrés. El tiempo no se puede gestionar (el día tiene 24 horas para todos y no se puede alargar o acortar por acciones que realicemos). Por tanto lo realmente importante es decidir qué hacemos en cada momento y que recursos asignamos para ello. En la Metodología GTD este principio se refleja en el Paso 5 de Ejecutar y la forma de seleccionar lo “mejor que podría estar haciendo en ese momento”.

PRINCIPIO 9: El cerebro ofrece “resistencias” a hacer algo que no está definido y que no es una acción física tangible. La Metodología GTD® propone por ello, al “aclarar” una cuestión, identificar la siguiente acción física tangible y que podemos realizar de una “sentada”, que nos acerca a un “Resultado / Proyecto”, venciéndose así la resistencia a realizarla. Esto es lo que David Allen llama el “poder impresionante” de algo tan simple (aunque no por ello sencillo) de identificar la “Siguiente Acción”. Esto se resume en la famosa pregunta a realizar a los demás, y a nosotros mismos de: “Esto está muy bien y me ha quedado claro pero ¿Cuál es la siguiente acción?”.

PRINCIPIO 10: El cerebro es fundamentalmente creativo y planificador (no un almacén de datos como se comentó en el PRINCIPIO 1) y esto lo hace de forma “natural”. Debemos hacernos conscientes de la forma en que planifica nuestro cerebro para aprovecharla al máximo. Por ello se incluye en la Metodología GTD® un método de “Planificación” de Proyectos/Resultados que se puede utilizar de forma separada del resto de la metodología (aunque gana toda su potencia cuando se utiliza junto con ella) llamado “Método de Planificación Natural de Proyectos” (en el futuro escribiré una entrada hablando de este método)

PRINCIPIO 11: La mente humana realiza sus funciones naturales de crear, planificar y decidir con un rendimiento óptimo cuando tiene todo lo necesario delante y a la “vista”. Esto es así por un tema evolutivo del ser humano, seguimos siendo, en el fondo, esos mismos humanos del neolítico que eran nómadas y se levantaban y miraban el paisaje (tenían todo a la vista) y sabían que peligros acechaban, donde había que buscar agua, donde recolectar o cazar, etc. todo eso solo con un vistazo. Lo mismo pasa con la Metodología GTD®: GTD® te pone todo aquello con lo que te has comprometido, en distintos niveles, a la vista, en el momento oportuno, para que tu mente haga la labor que naturalmente mejor sabe hacer: Crear, planificar y decidir. Por tanto tu sistema GTD® es tu “paisaje” como trabajador del Conocmiento que eres, así como la selva, el bosque o la sabana era el paisaje del hombre del neolítico.

Una vez revisados y conocidos estos principios: ¿Esto te ánima para embarcarte en mejorar tu efectividad personal? ¿Has experimentado alguno de ellos?. Si quieres comentar lo positivo o no tan positivo de tu experiencia personal, dispones de los comentarios de esta entrada para hacerlo. ¿Cual es tu siguiente acción?

8 comentarios en “¿Cuáles son los principios de efectividad sobre los que se sustenta la Metodología GTD®?”

  1. Fantástico artículo. Creo que señalas todos los aspectos fundamentales de GTD.
    como propuesta de mejora: ¿Qué tal si añades un título a cada uno de los principios?
    Muchas gracias por compartir tus reflexiones

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  2. Hola. Me ha gustado mucho el post y especialmente cómo has planteado alguno de los temas.
    Por otra parte, creo que un principio es más bien un axioma, una afirmación sobre una realidad universal, una ley (p.e. Principio de Arquímedes).
    En este sentido, creo que bajo la etiqueta «principio» has mezclado en ocasiones causas, fundamentos científicos y buenas prácticas. El resultado sigue siendo extremadamente útil, pero tal vez no se ajuste tanto al concepto «principio». ¿Tiene sentido lo que te comento?
    Te lo digo porque llevo años trabajando en intentar «aislar» los principios productivos de las buenas prácticas o de los fundamentos y por eso me ha llamado la atención.
    En cualquier caso, enhorabuena por el post.
    Un saludo.
    JM

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    1. Hola Pablo, muy interesante todo el material que tan generosamente volcas en este blog, quizás me faltan aun herramientas para comprender todos los principios. En mi caso particular, tome nota de las recomendaciones y me habìa fijado un horario de trabajo sujeto a las reglas de la empresa, es decir, el horario que cumplìa en la oficina se cumplìa de 8 a 16 hs, con un intervalo al medidìa para preparar el almuerzo.
      Desde esta nueva realidad , aislamiento obligatorio, me fue muy difícil respectar ese horario por distintos motivos de familiares y de conectividad domèstica. Entonces en el transfurcos del dìa trabajaba en los momentos que podìa con resultados nada buenos, ya que no terminaba de concentrarme.
      En el medio de esta situaciòn recibo un mail del Area de Sistems, donde nos solicitan que no trabajemos fuera de la franja horaria 8 a 18 hs por que eso producida alarmas en el sistema. Solicite se me contemple la posibilidad de tener un horario un poco màs elàstico, y no tuve respuesta, ni por si ni por no. Falla de comunicación, que me provoca malestar.
      En fin, en mi caso particular, la planificaciòn esta condicionado por un otro, y bueno, no es excusa ya que algo de mi creatividad entrarà en juego. Es decir, harè lo que pueda, en el horario que pueda, y trataré de concentrarme en eso.
      Gracias Pablo.

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      1. Lo que comentas tiene todo el sentido, efectivamente no son principios entendidos como axiomas, es un compendio de principios, fundamentos y buenas prácticas que por experiencia se observan que funcionan. Muchas gracias por tu comentario Jose Miguel!

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      2. Gracias por tu comentario Lili. Como se ve en tu caso la situación cambia y hay que adaptarse, como lo estás haciendo tu realmente, y en ese caso si después aparece una restricción impuesta por un tercero (como es en tu caso la impuesta por el Área de Sistemas) “capturarla” y luego pasarle el flujo de “Aclarar” para ver que sale de ahí. Tu ya has obtenido la siguiente acción de “solicitar tener un horario más elástico” a la que no has obtenido respuesta (está en tu lista de “A la Espera”) quizás podría salir alguna siguiente acción si defines el proyecto “Conseguido que me autoricen horario más elástico” e identificas posibles “Siguientes acciones”. Espero que esto te ayude. Tampoco descartes al revisar tu lista de temas “A la espera” el volver a insistir con la solicitud.

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