Teletrabajando en tiempos de covid-19 con hábitos de efectividad y GTD®

La semana pasada leí un artículo, que incluía fragmentos de vídeo, muy interesante de Next Action, la empresa en Reino Unido que tiene la autorización de la David Allen Company para impartir los cursos oficiales de GTD® en el Reino Unido. El artículo trata sobre el teletrabajo en estos tiempo de crisis del covid-19, las dificultades que se están encontrando las personas y como ciertos elementos de la metodología GTD® pueden ayudar a superarlos.

Con las notas que capturé al leer dicho articulo y ciertas reflexiones que me surgieron posteriormente he escrito esta entrada del blog.

La forma de trabajar desde casa ha cambiado completamente, teletrabajar antes de la crisis del covid-19 era algo minoritario que disfrutaba algunas personas en general de forma parcial (algunos días) y suponían un tiempo donde podías concentrarte y sacar tiempo para trabajar en trabajos de detalle, a largo plazo, estratégicos y si te organizabas bien sin interrupciones. En la crisis del covid-19 con el aumento del teletrabajo a porcentajes antes nunca vistos, se ha perdido esta sensación y en el teletrabajo la gente pasa a estar inundada de reuniones, correos electrónicos, solicitudes de chat a la vez que está comiendo, o atendiendo los deberes de sus hijos, por citar algunos ejemplos. Además todo lo que antes eran los desplazamientos al trabajo en coche o en transporte público, que suponían un tiempo con uno mismo, sin interrupciones, para escuchar la radio, un podcast o pensar, se han perdido.

La metodología GTD® es una herramienta formidable para organizar los asuntos personales y laborales, y cualquier pequeño componente de la metodología puede ser aplicable a trabajar desde casa y muy útil para las personas que se encuentran en esta nueva situación.

En una encuesta realizada por Next Action, los aspectos del trabajo desde casa que las personas señalaban que le resultaban difíciles son los siguientes:

– Reuniones, reuniones, reuniones.

– Interrupciones de compañeros.

– Sensación de estar constantemente “apagando fuegos”

– No disponer de suficiente espacio mental para concentrarse

– Lograr el equilibrio trabajo / vida personal

– Necesidad de cambiar el foco todo el tiempo

Veamos cada uno de ellos y ciertos consejos para poder abordarlos de manera distinta.

Reuniones, reuniones, reuniones

En un entorno en el que muchos de nosotros trabajamos desde casa ¿Cómo podemos mejorar las reuniones virtuales?

Estos son algunos consejos importantes sobre cómo hacer que tus reuniones virtuales sean más efectivas cuando trabajas de forma remota.

Las reuniones cara a cara construyen confianza, es algo sencillo y rápido  para tratar asuntos y es altamente efectiva si se hacen bien. El problema es cuando el número de reuniones crece mucho, como es en el caso de muchas de las personas que teletrabajan en esta crisis del covid-19.

– Algunas de estas reuniones podrían cambiarse por una serie de e-mails, aunque muchas otras no por la naturaleza de los temas a tratar. Una reunión virtual siempre va a tener mucha más riqueza que un email y un email no será muchas veces el cauce de tratar determinados temas. Pero si entendemos que el tema a tratar en la reunión podría resolverse con uno o varios e-mails esta debería ser la primera opción.

– En el caso de mantener reuniones virtuales tener en cuenta que es muy importante como se finalizan : Hay que preguntarse “quien” es dueño de “que” y documentarlo, es decir listar los “resultados” (“Proyectos” en GTD®) que se deciden que se deben obtener y quien es dueño (responsable) de cada uno de esos resultados. Y lo más importante: Para cada uno de esos “Resultados” hacer la pregunta de “¿Cuál es la siguiente acción para acercarnos a ese resultado?”, registrar esa siguiente acción e identificar quien es el responsable de ejecutar la misma (puede ser el responsable del proyecto/resultado correspondiente o no). Hay que asegurarse en toda reunión de dejar un tiempo suficiente antes de finalizar para hacer este ejercicio de listado de resultados y sus responsables y de identificación de las siguientes acciones.

– En vez de crear agendas 5 minutos antes de una reunión, la metodología GTD® propone mantener una “agenda” viva para cada una de las reuniones que vamos a tener, es decir, en el momento que sepamos que vamos a tener una reunión debemos crear una lista para esa reunión, en la que cada vez que nos venga a la cabeza un tema a tratar en esa reunión lo anotaremos/capturaremos.También llevaremos a esta lista los objetivos que perseguimos al reunirnos. Si no aparece un objetivo claro quizás haya que plantearse si la reunión debe tener lugar o no. Incluso esa lista se puede compartir con las personas que van a asistir a la reunión para que la conozcan y tengan claro los asuntos y los objetivos.

– También es importante en el momento en que la reunión ocurre, registrar la reunión, tomar notas. Incluso en reuniones de varias personas no es mala idea acordar y designar una persona para tomar notas.

Interrupciones de compañeros

Otro de los efectos del teletrabajo actual son las interrupciones de los compañeros. En un teletrabajo puntual cuando tus compañeros saben que estas en casa, quizás no te interrumpan, pero en un modelo en el que saben que vas a estar siempre en casa, las interrupciones pueden llegar por cualquier canal y más frecuentemente. Las interrupciones son inevitables y en esta entrada del blog se explica formas de cómo gestionarlas con la metodología GTD:

Pero ¿cómo en un entorno colaborativo podríamos reducir el número de interrupciones que generamos nosotros hacia los demás y los demás hacia nosotros?

– Utilizando la lista de “Agenda” que propone GTD®: Una lista de agenda para cada compañero de trabajo con los que te comunicas con frecuencia te ayudará a recordar lo que debes tratar con cada una de esas personas. Debes por tanto crear una lista por cada persona y en ella ir registrando  lo que necesitas tratar con esa persona (en el momento que surja en tu mente). De esa forma evitas en ese momento que surge en tu mente interrumpir a la persona y pospones para un momento acordado el tratar todos los temas de la lista. Esto además tiene un beneficio adicional: Evita el que 5 minutos antes de reunirte con esa personas estés haciendo una lista de los temas a tratar, bajo cierta presión y quizás estrés, y minimiza el riesgo de que se te olvide algo y seas menos efectivo.

– Otra lista que nos ayuda en minimizar interrupciones es la lista “A la Espera” ya que nos ayuda a realizar un seguimiento de los asuntos que estamos esperando que otra persona avance. Cuando alguien hace algún trabajo o acción por ti, lo apuntas en esta lista, registrando la siguiente información: Quién hacer el trabajo, la fecha en la que se lo pediste y que resultado estas esperando obtener. Esta lista te permitirá periódicamente con su revisión decidir (por fecha y por necesidad de dicho resultado) si deber remitir un recordatorio a la persona sobre el resultado que necesitas.

Cuantas más personas de tu entorno utilicen estas dos simples herramientas, menos interrupciones se producirán y las que se produzcan, además de ser menos en número, en muchas ocasiones serán planificadas. Si las personas de tu entorno no las utilizan, pero tu sí las utilizas, ya ese cambio generará menos interrupciones y te dará una mayor sensación de control y tranquilidad.

Sensación de estar constantemente “apagando fuegos”

Este es otro posible efecto que puede surgir en el teletrabajo, aunque también en el trabajo presencial, y es la sensación de que estamos apagando “fuegos” y resolviendo urgencias todo el tiempo.

En este caso hay una idea del “modelo de la triple naturaleza del trabajo” propuesto por GTD® que puede ayudarte a ser consciente y clarificar que trabajo estás haciendo en tu día a día y como puedes ser mucho más efectivo al mejorar, a partir de ser consciente, tu forma de trabajar.

Hay 3 tipos de trabajo que hacemos en nuestro día a día y todos aparecen en mayor o menor medida:

El trabajo de definir el trabajo a realizar: El trabajo que realizamos al “aclarar” y definir las acciones del trabajo a realizar. En GTD® corresponde al proceso de “Aclarar” y “Reflexionar.

Trabajar en el trabajo definido: Seleccionar, del trabajo ya definido, que acciones vamos a realizar y ejecutarlas. En GTD® podríamos seleccionar por contexto, energía y disponibilidad de tiempo que acción elegimos de nuestras listas para ejecutar.

Trabajar en las cosas según surgen (aquí entrarían las urgencias o los “incendios” comentados anteriormente): Interrupciones de personas, emails, nuestra propia mente que nos interrumpe con algo que nos surge, entre otros ejemplos, y que inmediatamente nos ponemos con ello porque entendemos que es prioritario y una urgencia.

Si quieres conocer más sobre los 3 tipos de trabajo existentes te recomiendo la siguiente entrada del blog de Paz Garde

Lo importante es saber en qué tipo de trabajo estas en cada momento, es decir tomar consciencia de ello.  Siempre tendrás un porcentaje de cada uno de los tipos de trabajo en tu actividad, esto es siempre así.  De hecho se podría analizar que dependiendo de la profesión que tengas determinará que estos porcentajes varíen de una forma u otra.

Concluyendo este apartado podemos decir, en general, que en trabajo del conocimiento que prevalece hoy en día el error más generalizado que se observa es no invertir suficiente tiempo en definir el trabajo a realizar.

Disponer de un inventario completo del trabajo a realizar nos permite abordar el trabajo según surge (incendios y urgencias) sabiendo conscientemente lo que “dejo sin hacer”. No hay peor sensación que abordar un “inciendio” con la incertidumbre de saber si otro “incendio” se puede estar gestando sin ser uno consciente de ello.

No disponer de suficiente espacio mental para concentrarse

Tener definido e inventariado todo tu trabajo te proporciona espacio mental para concentrarte en los incendios que surjan. Si tratamos de almacenar todo en nuestras cabezas simplemente no nos será posible ser efectivos o creativos ya que en el “background” estaremos tratando de usar nuestro cerebro como almacén de recordatorios.

Si te sientes con sensación de estar sobrepasado y con la mente como “llena” o “embotada” de tantas cosas, el siguiente consejo o tip que proporciona GTD® te puede ayudar: Haz un barrido mental (o mind sweep en inglés)

– Para ello busca un espacio de tranquilidad (por la mañana al despertarte por ejemplo). No necesitas mucho tiempo, pero sí disponer de ese momento de tranquilidad para ti mismo. Puedes ser incluso mientras tomas tu café o tu infusión favorita.

– Coge un papel y piensa: “¿Que llama mi atención?” (tanto en el ámbito personal como profesional). Ve escribiéndolo en el papel a medida que te surge, captura las 4 o 5 cosas que llaman tu atención (que te preocupan, que llenan tu cabeza) y descárgalas de la mente. No utilices más tu cerebro para recordarlas.

Cuando termines de hacer este ejercicio probablemente te sientas mejor y con más sensación de control.

Lograr el equilibrio trabajo / vida personal

Cuando se trabaja desde casa, puede ser un desafío lograr un verdadero “equilibrio entre el trabajo y vida personal”, ya que en este caso los límites entre ambos son difusos. En casa con más distracciones y una distinción menos estricta entre el trabajo y la vida en el hogar, no es raro que uno pueda sentir que ha perdido el control, que este ansioso e incluso estresado por todos los malabares que nos vemos obligados a hacer.

Tener a tu pareja al lado mientras trabajas o las propias necesidades educativas de tus hijos, por ejemplo son algunas de estas necesidades a cubrir en el mismo entorno físico, que antes se encontraba separado.

Para el que no conozca la metodología GTD® comentar que en GTD® no se distingue entre personal y laboral, sino en áreas de responsabilidad (tambien llamadas áreas de foco) que hay que mantener en un cierto nivel de equilibro para que la “rueda siga girando”, por tanto va mucho más allá de lo profesional / laboral. Ejemplos de área de responsabilidad son: Salud, Finanzas, Hijos, Pareja, Deporte, Gestión de Proyectos en el Trabajo, Rol de Jefe en el Trabajo, ….

Dentro de los niveles de perspectiva de GTD®, el Horizonte 3, llamado “Áreas de Responsabilidad” es en el que guardamos y gestionamos estos aspectos.

Si no utilizas GTD® no importa, lo importante es que sepas que existen y cuales son en tu caso. Identificarlos y externalizarlos en una simple lista o en una herramienta que te guste (por ejemplo en un mapa mental) y que la revises regularmente te ayudará mucho a ser consciente de desequilibrios. En GTD® se suele revisar mensualmente para identificar si tienes sensaciones de desequilibrio y, en ese caso, que “Proyectos / Resultados” debo abrir para equilibrar. Por ejemplo: Cuando ves “Deporte” si identificas un déficit en esa área, puedes abrir el proyecto/resultado a conseguir: “He hecho running 2 veces a la semana” y añadir una siguiente acción en el calendario los días que te comprometes a hacer running, por ejemplo.

Necesidad de cambiar el foco todo el tiempo

Otras de las consecuencias de trabajar desde casa es que puede ser difícil mantenerse enfocado cuando los límites entre el trabajo y la vida personal son difusos. Esto puede ser debido a que se producen muchos cambio de contexto y estos pueden ser muy rápidos (por ejemplo: pasar de contestar un mail del trabajo a atender a uno de tus hijos en los deberes o a hacer la comida o a tener una charla con tu pareja de un problema personal).

En esto la metodología GTD® nos auxilia proporcionándonos la listas de acciones por “contexto” para crear foco.

En un análisis simple parece que en “Casa” hay un único contexto, pero realmente no es así, todos tenemos varios contextos estando en casa. Eso sí cada persona tiene los suyos propios dependiendo de su situación. Algunos ejemplos típicos de contextos pueden ser: @Pareja, @Hijo/a, @Ordenador, @Telefono, @Correo Electrónico,…

Los contextos se determinan por personas, lugares, herramientas o circunstancias necesarias para ejecutar determinadas acciones. Separar la siguientes acciones a realizar en listas por contexto nos permite gestionar mejor el foco en cada momento. Debes conocerte y es importante que identifiques cuáles son tus contextos relevantes y crees listas de acciones por cada uno de ellos.

En resumen podemos decir que con la crisis del covid-19 y la generalización del teletrabajo forzoso han aparecido problemáticas que, si lo pensamos un poco, ya existían anteriormente con el trabajo presencial, pero que quizás si han emergido con más fuerza. Esto puede ser una excelente oportunidad para todos nosotros de identificar los problemas y ponernos manos a la obra para mejorar nuestra situación. En esta entrada he relacionado algunos consejos que pueden ayudar, pero si algo he podido comprobar estos dos meses de teletrabajo como usuario de la metodología GTD®, es que parece que GTD® ha sido diseñado para funcionar en situaciones de este tipo. Por ello te animo a que, si te identificas con las problemáticas comentadas en este entrada te atrevas a dar el primer paso en GTD®. ¿Te lanzas?

¿Cuáles son los principios de efectividad sobre los que se sustenta la Metodología GTD®?

Me parece interesante y a la vez provechoso relacionar en esta entrada todos los principios de efectividad sobre los que se sustenta la metodología GTD® y que, en definitiva, han hecho que la metodología sea como es. Estos son los principios que David Allen fue observando durante años en su trabajo personal con algunas de las personas (directivos, ejecutivos, amas de casa, etc.), como el mismo dice, más “ocupadas” de Estados Unidos, y que le pedían ayuda para organizarse mejor, mejorar su efectividad y en la mayoría de los casos para poder sobrellevar sus complejas vida. David Allen observo estos principios de forma “empírica” con la gente con la que trabajaba, y tiempo después la neurociencia ha ido validando la mayoría de ellos.  A partir de la recopilación de estos principios (que como él mismo reconoce, no han sido creados por él sino que ya existían y los observaba en muchas de estas personas) los recopilo y les fue dando forma en una metodología completa, que fuese lo más simple posible, pero con la complejidad necesaria para contemplar todas las necesidades y casos en cuanto la efectividad personal. De ahí nació la Metodología GTD®, o “el arte de la efectividad personal sin estrés”.

Vamos pues con estos principios:

PRINCIPIO 1: El cerebro no ha sido diseñado para recordar o memorizar asuntos. Según los estudios que se han realizado a partir de los 4 ítems memorizados al cerebro le cuesta mucha energía memorizar y ve mermada su capacidad cognitiva. De aquí se deriva que debemos sacar fuera de la mente cualquier asunto que llame o capte nuestra atención a un soporte externo y la importancia del Paso 1 de la metodología GTD® “Capturar”.

PRINCIPIO 2: Los asuntos no clarificados son ciclos “abiertos” para la mente que consumen energía mental y generan niveles de estrés. Esto es así porque cuando un asunto no está aclarado, y por tanto no hemos cerrado el “ciclo”, una parte de nuestro cerebro va a estar intentando, en segundo plano, aclararlo y organizarlo de forma constante, consumiendo energía mental. Por tanto debo pasar mis “asuntos” por un proceso de “aclarado” para “cerrarlos” (esto no quiere decir que deba “hacer”) y posteriormente “organizarlos” en un sistema externo confiable (mente extendida). De aquí se deduce el paso 2 de la metodología de “Aclarar” las bandejas de entrada.

PRINCIPIO 3: En el trabajo del “conocimiento”, que es el que tenemos hoy el día gran parte de las personas, definir el trabajo es igual o más importante que hacer el propio trabajo, debido a que este no es evidente ni predecible. En gran parte de los trabajos de hoy en día te llegan inputs desde varios canales y debes a partir de ellos “definir” el trabajo que debes realizar, no te especifica nadie exactamente lo que debs conseguir (Resultado) y exactamente los pasos que debes seguir (acciones). Por tanto esa labor de “definición” del trabajo a realizar es parte de tu propio trabajo. De aquí se deriva el Paso 2 de la metodología (Aclarar) y el Paso 4 (Reflexionar), hacer diversas revisiones, diarias, semanales, mensuales, trimestrarles, anuales, etc. para definir aún más profundamente el “trabajo” a realizar.

PRINCIPIO 4: Las prioridades de acción para nuestro cerebro son algo complejo y no se puede simplificar como los sistemas de priorización tradicionales nos han indicado que debemos hacerlo: “Urgente vs. No Urgente” o “Importante vs. No Importante” o números de prioridad. Estos no funcionan y al poco de establecerlos dejamos de utilizarlos por no ser confiables y útiles para “Seleccionar lo mejor que puedo estar haciendo en este momento”. Las prioridades de acción para nuestra mente funcionan en realidad en un sistema más complejo que comprende “horizontes de enfoque”, “Contextos”, “Energía Disponible” y “tiempo disponible”. De aquí se deriva la creación en la metodología GTD de los “Niveles de Perspectiva” (Propósito y Principios, Visión, Objetivos y Metas, Áreas de Responsabilidad, Proyectos y Acciones), la ordenación de siguientes acciones por “Contextos” (es decir, herramientas necesarias, personas necesarias o lugares donde debo estar para poder ejecutar las acciones) y siempre teniendo en cuenta las restricciones del tiempo de que dispongo y  la Energía de que dispongo en el momento en que voy a seleccionar una acción para ejecutar de mi Sistema GTD®.

PRINCIPIO 5: La multitarea no existe. Solo se puede hacer una cosa que requiera nuestra atención a la vez. Algunos dirán que pueden estar leyendo el periódico mientras comen, o conduciendo mientras escuchan un podcast, o limpiando mientras escuchan la radio. En todos estos ejemplos una de las acciones se considera acción en “piloto automático”, es decir que requiere una atención residual (conducir, limpiar, comer) mientras la otra acción que se realiza es la que requiere atención real (leer el periódico, escuchar un podcast o la radio). Para comprobar esto os propongo leer el periodico a la vez que escuchais un Podcast o la radio. En virtud de este principio la Metodología GTD® promueve estar enfocado en una única cosa en cada momento.

PRINCIPIO 6: El cambio de “entorno” que supone pasar de una acción a otra supone un gasto de tiempo y energía. Cuando dejamos una acción para pasar a otra, el recuperar todos los elementos del “entorno” para la nueva acción nos supone un tiempo y gastamos energía para ello.  La Metodología GTD® procura por tanto a la hora de realizar el Paso 2 de “Aclarar” y de identificar las siguientes acciones de algo, que se tenga en cuenta la granularidad de las mismas, con el fin de que una siguientes acción al ejecutarse (Paso 5) se empiece y se acabe para no tener que volver a su “contexto” de nuevo.

PRINCIPIO 7: El finalizar una siguiente acción supone una recompensa para el cerebro y proporciona un extra de energía. Esto está relacionado con el sistema de recompensa cerebral. La Metodología  GTD® propone por ello, al aclarar una cuestión, identificar la siguiente acción física que nos acerca a un “Resultado / Proyecto” y por tanto que sea fácilmente “tachable” de nuestro Sistema externo.

PRINCIPIO 8: En la Sociedad del Conocimiento tenemos más trabajo que tiempo disponible. Los métodos tradicionales de planificación del trabajo y gestión del tiempo se muestran ineficaces y producen niveles de estrés. El tiempo no se puede gestionar (el día tiene 24 horas para todos y no se puede alargar o acortar por acciones que realicemos). Por tanto lo realmente importante es decidir qué hacemos en cada momento y que recursos asignamos para ello. En la Metodología GTD este principio se refleja en el Paso 5 de Ejecutar y la forma de seleccionar lo “mejor que podría estar haciendo en ese momento”.

PRINCIPIO 9: El cerebro ofrece “resistencias” a hacer algo que no está definido y que no es una acción física tangible. La Metodología GTD® propone por ello, al “aclarar” una cuestión, identificar la siguiente acción física tangible y que podemos realizar de una “sentada”, que nos acerca a un “Resultado / Proyecto”, venciéndose así la resistencia a realizarla. Esto es lo que David Allen llama el “poder impresionante” de algo tan simple (aunque no por ello sencillo) de identificar la “Siguiente Acción”. Esto se resume en la famosa pregunta a realizar a los demás, y a nosotros mismos de: “Esto está muy bien y me ha quedado claro pero ¿Cuál es la siguiente acción?”.

PRINCIPIO 10: El cerebro es fundamentalmente creativo y planificador (no un almacén de datos como se comentó en el PRINCIPIO 1) y esto lo hace de forma “natural”. Debemos hacernos conscientes de la forma en que planifica nuestro cerebro para aprovecharla al máximo. Por ello se incluye en la Metodología GTD® un método de “Planificación” de Proyectos/Resultados que se puede utilizar de forma separada del resto de la metodología (aunque gana toda su potencia cuando se utiliza junto con ella) llamado “Método de Planificación Natural de Proyectos” (en el futuro escribiré una entrada hablando de este método)

PRINCIPIO 11: La mente humana realiza sus funciones naturales de crear, planificar y decidir con un rendimiento óptimo cuando tiene todo lo necesario delante y a la “vista”. Esto es así por un tema evolutivo del ser humano, seguimos siendo, en el fondo, esos mismos humanos del neolítico que eran nómadas y se levantaban y miraban el paisaje (tenían todo a la vista) y sabían que peligros acechaban, donde había que buscar agua, donde recolectar o cazar, etc. todo eso solo con un vistazo. Lo mismo pasa con la Metodología GTD®: GTD® te pone todo aquello con lo que te has comprometido, en distintos niveles, a la vista, en el momento oportuno, para que tu mente haga la labor que naturalmente mejor sabe hacer: Crear, planificar y decidir. Por tanto tu sistema GTD® es tu “paisaje” como trabajador del Conocmiento que eres, así como la selva, el bosque o la sabana era el paisaje del hombre del neolítico.

Una vez revisados y conocidos estos principios: ¿Esto te ánima para embarcarte en mejorar tu efectividad personal? ¿Has experimentado alguno de ellos?. Si quieres comentar lo positivo o no tan positivo de tu experiencia personal, dispones de los comentarios de esta entrada para hacerlo. ¿Cual es tu siguiente acción?

Visualiza tu Propósito de forma efectiva en un “Tablero de Visión”

Si entendemos nuestro “Propósito” personal como el “Para qué” o la “Misión” que jugamos en la vida, la labor de llegar a identificar de forma consciente y plena nuestro propósito no parece, a priori, algo sencillo y evidente. De hecho es quizás la cuestión más elevada que podemos llegar a plantearnos como personas. Cuando Sergio Fernández habla de propósito entiende que está muy relacionado con nuestros talentos y como los movilizamos para aportar algo a los demás.

El propósito no tiene por qué ser único, ya que el ser humano tiene muchas facetas, roles y áreas en la vida y el propósito se puede manifestar en varias de estas áreas, no en una sola.

A pesar de la dificultad, el poder llegar a identificar nuestro propósito y externalizarlo en un soporte (sea en papel o en un formato digital) es algo muy interesante ya que nos puede servir de guía a la hora de tomar decisiones de realizar unas acciones u otras en un momento dado de duda: Si la acción está orientada a ese propósito tiene más prioridad de ser ejecutada y si no lo está tiene menos prioridad.

En mi caso he de reconocer que no tengo mi propósito plenamente externalizado, aunque empiezo a vislumbrar cosas que voy “Capturando” y “Organizando” en mi Sistema GTD®.

De hecho la metodología GTD® tiene los “Contenedores” para organizar todos estos elementos referidos a los niveles más elevados de “Perspectiva”, como es por ejemplo el Propósito, y aunque estos niveles y sus contenedores no son lo primero que se aprende de la metodología son imprescindibles ya que en ciertos momentos nuestra mente se eleva y requiere capturar cosas que no corresponden al nivel más operativo de la metodología (Nivel de Control) y necesitamos algún sitio donde “Organizar” ese tipo de contenido, para posteriormente revisarlo y utilizarlo (Ver imagen de la Entrada).

La aparición en nuestra mente de este tipo de contenido suele darse más frecuentemente cuando tenemos nuestro nivel operativo controlado: Tenemos más claridad y espacio mental y comienzan a surgir elementos de estos niveles más elevados.

¿Cuáles son los contenedores que existen en GTD® para organizar elementos correspondientes a estos Niveles de Perspectiva?

Los Niveles de Perspectiva en GTD® (de más a menos elevado) son los siguientes:

Propósito y Valores: En este contenedor guardaremos todo lo referido al propósito. Generalmente serán frases o párrafos que describen el “para que”, nuestra “misión” o lo que hemos venido a aportar, en las distintas facetas de nuestra vida. También información de nuestros “valores” y “principios” para realizar esa “misión”.

Visión: En este contenedor guardaremos las manifestaciones o la visualizaciones de nuestro propósito. Como nos “vemos” y que “vemos” cuando se manifiestan nuestros deseos más profundos en cuanto al propósito. Pueden haber imágenes (collage de fotos) que nos sugieran lo que deseamos, frases de cómo nos vemos, mapas mentales, etc.

Metas y Objetivos: Aquí reflejaremos “resultados” con los que nos comprometemos a largo plazo (aproximadamente en más de 1 año y menos de 3).

Áreas de Responsabilidad: En este contenedor guardamos las áreas de nuestra vida que entendemos relevantes mantener a un cierto “nivel” para poder estar razonablemente bien y con el equilibrio necesario. No son “resultados” a conseguir sino ámbitos a cuidar para mantenerlos en un determinado nivel. Aquí cada uno organizará un listado de sus áreas relevantes. Por ejemplo algunas de ellas podrían ser: Salud, Deporte, Familia, Relaciones Sociales, Amistades,… y dentro de cada una de ellas podemos especificar más detalle (por ejemplo dentro de Deporte podemos incluir el listado de deportes que queremos realizar a un cierto nivel, o dentro de Amistades la lista de los amigos que queremos mantener en un cierto nivel su amistad…).

Proyectos: Aquí reflejamos los Proyectos / Resultados que nos comprometemos a conseguir en como máximo 1 año, aproximadamente.

Siguientes Acciones: En este contenedor guardamos las siguientes acciones que nos comprometemos a realizar en una semana vista, aproximadamente, y que nos hacen avanzar en conseguir los Proyectos / Resultados del nivel superior.

No olvidemos que uno de los principios de la metodología GTD® es que dispongamos de todos los contenedores necesarios, pero los mínimos posibles, para poder organizar en ellos cualquier cosa que pase por nuestra mente, y todo lo referido a esos niveles de perspectiva son cosas que pasan por la mente de los personas, por tanto tiene que haber un sitio donde organizarlas, esta es la razón de su existencia.

De todos los niveles mencionados vamos a centrarnos hoy en el Nivel de “Visión” y su proceso de “Captura”. Es decir en registrar como nos visualizamos nosotros mismos si se cumpliese ese propósito.

¿Por qué propongo indagar en este Nivel de Visión?

Porque en mi experiencia creo que es un nivel donde todos, mentalmente, nos hemos movido en algún momento u otro de nuestra vida. Estamos familiarizado con el mismo, lo que no tenemos es el habito de registrar lo que pase por nuestra mente referido al mismo. ¿Quien no ha tenido un momento de visualizar en el futuro sus deseos más profundos, sus anhelos, pensar en cosas elevadas, en que aportar, que dejar en el mundo, etc.?. Este es un ejercicio muy interesante ya que nos permite externalizar todo ello y lo podemos luego ver desde fuera.

Además en el mundo que nos ha tocado vivir en el que siempre hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, tener una “Visión” sobre tu “Propósito” te facilita la asignación de recursos y prioridades. Yendo más lejos, como dice David Allen, “La ejecución sin propósito es falsa efectividad”, es un “hacer por hacer” vacío de significado. De ahí lo efectivo de hacer este ejercicio de captura o registro de nuestro visión de la libre expresión de nuestro propósito en un soporte externo:

Hay dos formas de realizar la captura en este nivel de “Visión”:

– Se puede realizar “según surge”

– Hacer un ejercicio específico para ello.

Cuando surge quiere decir que si en algún momento nuestra mente se eleva y comienza a imaginar cómo nos vemos en el futuro es importante capturarlo (descripciones textuales de lo que vemos por ejemplo). Luego al aclarar estas capturas, identificaremos que va en nuestro nivel de Visión y lo llevaremos allí.

Si nos centramos en hacer un ejercicio específico de Visión, necesitaremos bloquear un tiempo en nuestra Agenda / Calendario y disponer de  un entorno de tranquilidad (sin interrupciones) para relajarnos y pensar en cómo nos gustaría vernos en el futuro (plazo de 3 a 5 años aproximadamente) y vaciar nuestra mente de todo lo que aparezca en ella en forma de descripción textual, también podemos incluir fotos que se parezcan a lo que imaginamos o nos lo evoque (para ello el servicio “Google Imágenes” puede ayudarnos mucho, ya que podemos buscar fotos de todo tipo).

¿Y que soporte nos puede ayudar para capturar todo esto?

Lo que llamamos un “Tablero de Visión”

¿Qué es un Tablero de Visión?

– Si es físico sería algo similar a una pizarra / tablero donde poder pinchar/pegar fotos, escribir las descripciones y dibujar mapas mentales. Es importante que podamos añadir y borrar elementos. Es muy bueno que este a la vista y que podamos verlo todos los días, ya que de esa forma inconsciente nos estará guiando.

– Si es digital puede ser cualquier herramienta que nos permita poner fotos digitales y frases (Microsoft Onenote, Pizarra de Miro, ….)

– Si no se dispone de nada de lo anterior se puede utilizar una hoja en blanco (si es grande mejor). Utilizar rotuladores de colores, bolígrafos, post-it y lápices puede ayudar igualmente.

Preguntas que os pueden ayudar en el ejercicio de visión:

– ¿Qué me veo haciendo dentro de 5 años?: Por si solo esta pregunta directa puede liberar una corriente de pensamiento creativo que te haga ponerte a escribir en tu tablero de visión.

– ¿Qué es lo mejor y lo más importante que podría pensar para mí mismo?: Una pregunta más indirecta que a veces desencadena ese pensamiento creativo.

Otras ayudas:

– Pensar en escenarios del tipo “que ocurriría si” son ejercicios que también ayudan.

– Para una persona, escribir un texto de un futuro ideal  puede servir para el mismo propósito y puede tener el mismo tipo de  efectos positivos.

– Redactar una lista de todas las cosas que les gustaría tener en su  mundo ideal  (desde la calidad de las relaciones, el lugar donde vivir, aspectos profesionales, de salud y financieros por ejemplo)

– Una visión más detallada de este tipo de pensamiento sobre el futuro  puede darse en forma de la redacción de un escenario más descriptivo,  como si se estuviera componiendo un relato corto sobre una situación  ideal que se podría producir. Si eres especialmente visual, crear mapas mentales puede funcionar de la misma forma. Ya sea dibujando imágenes o iconos expresivos o cortando y pegando fotografías y textos de revistas formando un collage… puede ser algo muy liberador, creativo y profundamente motivador.

Si aplicas la metodología GTD® al terminar de realizar el ejercicio lo debes “organizar” en el contenedor del nivel de  “Visión” de GTD®. Si físicamente no lo puedes guardar allí basta con que pongas un “puntero”, es decir una nota, que indique que hay un “tablero de visión” físico en un determinado sitio de tu casa, por ejemplo. Si es digital y lo puedes organizar en el sistema GTD®, perfecto, sino también puedes poner una nota digital o un enlace (si lo permite) al tablero de visión digital. Si es una hoja o un conjunto de hojas donde has realizado el ejercicio, pones una nota en tu sistema GTD® indicando que lo organizas en tu Archivo Físico (En el futuro realizaré una entrada sobre opciones de organizar un Archivo Físico y como lo hago yo en la actualidad).

El motivo de guardarlo es para poder realizar posteriormente “revisiones periódicas” (Paso de “Reflexión” en GTD®). Para los que somos más nuevos con la metodología GTD® los expertos nos recomiendan revisar el nivel de “Visión” 1 vez al año aproximadamente (por si hay que hacer algún ajuste a dicha visión), pero cuando ya tienes un cierto manejo de la metodología es tu intuición la que te dirá que lo debes revisar, probablemente cuando debas tomar alguna decisión relevante en tu vida o estés en ciernes de un cambio importante, de esta forma contrastarás si está alineada con tu visión o incluso tu visión la modifiques en ese momento en virtud de dicho cambio.

Obviamente, cualquier proceso de transición en la vida puede crear una situación que te obligue a actualizar tu visión del  futuro. Los hijos que se van de casa; una muerte, un divorcio o un compañero nuevo; una herencia; una oferta de empleo inesperada; una enfermedad o un accidente, etc. ; todos y cada uno de estos incidentes deberían implicar una nueva evaluación de la visión.

Imagínate que tu pareja llega una tarde a casa con la noticia de que le han ofrecido una gran oportunidad profesional, pero que implica trasladarse a un país al otro lado del mundo al menos durante dos años, probablemente tendrás una cena con una conversación donde todo lo que se hable pueda modificar tu Visión.

Enfrentarnos cara a cara con nuestra vulnerabilidad y la transitoriedad de la existencia (Enfermedad, accidente, perdida…) puede provocar un cambio del foco de nuestro centro de atención hacia niveles más elevados (Niveles de Perspectiva) y, por tanto, al Nivel de Visión.

El motivo de realizar la revisión periódica es también decidir si generar elementos de niveles inferiores, es decir: Objetivos / Metas, Areas de Responsabilidad, Proyectos y Siguientes Acciones (Ver Imagen de la Entrada) que “me acerquen” a esa visión. Todo lo que genere en la revisión debo “organizarlo” en los contenedores que correspondan del Sistema GTD®.

Si he determinado uno o varios proyectos que me acercan a dicha visión, pero mi mente sigue pensando en ellos es porque no son suficientemente evidentes. Puedo utilizar el “método de planificación natural de proyectos” de la Metodología GTD (del que hablaré en una futura entrada) para ayudar a desmenuzarlos en subproyectos y siguientes acciones.

El modelo de 6 niveles de perspectiva de GTD® existe para que puedas ver el árbol y el bosque, ya que integra el corto, medio y largo plazo, tanto personal como profesional (Ver modelo en Imagen de la Entrada)

– Cuando tu perspectiva es alta, es decir, cuando tienes claro tu propósito y tus valores, tu visión, tus metas y objetivos, tus áreas de responsabilidad, tus proyectos y tus siguientes acciones, elegir bien qué hacer en cada momento es muy fácil.

– Cuando tu perspectiva es baja, es decir, cuando ignoras la información anterior, elegir bien qué hacer en cada momento es difícil.

– Un síntoma de baja perspectiva es la sensación de no saber por dónde empezar o qué hacer.

Antes comentamos que os Niveles más elevados de Perspectiva (desde las Áreas de Responsabilidad hasta el Propósito) no suelen abordarse cuando uno comienza en la metodología GTD. 

¿Cuándo es el momento de abordar los niveles elevados de la parte de perspectiva de la metodología GTD®?

Se puede empezar en cualquier momento, pero es difícil que el nivel de perspectiva “llame tu atención” si tu nivel operativo no está bajo control y no tienes tus compromisos inmediatos calibrados y aclarados en cuanto al nivel de compromiso. Cuando se está un tiempo funcionando con la parte operativa de GTD® y se siente ese “control”, entendido como tener los niveles de compromiso de ese nivel claros, la “atención” por el nivel de perspectiva surge de forma natural y es cuando se aprovecha el trabajar con esa parte de la metodología GTD®. Por eso David Allen recomienda empezar por la parte llamada de “Control” del método (Niveles de Proyectos y Siguientes Acciones).

De todos modos independientemente de utilizar la metodología GTD® o no, realizar el ejercicio de “Visión” es liberador, revelador y a corto y medio plazo efectivo para poder priorizar y enfocar mejor en nuestro día a día.

¿Te atrevés a realizarlo?