Hace unas semanas una amiga de mi mujer estuvo hablando con ella de sus proyectos profesionales y de las dificultades que tenía para aterrizarlos. Mi mujer le estuvo ayudando a centrar sus proyectos y visionar sus resultados mediante un Tablero de Visión.
Posteriormente observaron que aterrizar dichos proyectos (resultados deseados) no era algo sencillo, así que mi mujer me lo comento a mí y pensamos que era una ocasión magnífica para aplicar el Modelo de Planificación Natural que propone GTD® para todos aquellos Proyectos (resultados) que deseamos pero que no son evidentes. Así que le propusimos a nuestra amiga tener una reunión virtual para guiarle en ese proceso a partir del Tablero de Visión que ya había confeccionado.
El Modelo de Planificación Natural de Proyectos me parece una parte de la metodología GTD muy potente y que tiene la ventaja de ser totalmente «autónomo» del resto de la metodología, es decir, se puede aplicar de forma separada y no hace falta que la persona que la utilice sea usuario de la metodología GTD, ni siquiera que la conozca.
El Modelo de Planificación Natural de Proyectos de GTD hace explícitos los pasos que nuestro cerebro sigue de forma natural para planificar los proyectos (resultados) que son más evidentes, para seguirlos y poder hacer lo propio con los Proyectos menos evidentes y complejos.
En el caso que os comento lo primero que le pedimos a nuestra amiga fue que redactase el Resultado (Proyecto) que tenía en la cabeza en una frase como si fuese un resultado que ya ha conseguido. De la forma: «he conseguido…». Esto fue sencillo a partir del tablero de visión que había elaborado y que nos estuvo mostrando.
A partir de ese punto arrancamos el modelo de Planificación Natural de la metodología GTD que consta de los siguientes pasos.:
Paso 1: Definir Propósito y Principios
Paso 2: Visualizar los resultados
Paso 3: Generar tormenta de ideas
Paso 4: Organizar
Paso 5: Identificar siguientes acciones
En cada uno de estos pasos es importante tomar nota de todo lo que se pide. Veamos uno a uno los pasos a seguir:
Paso 1: Definir Propósito y Principios
– Propósito
– ¿Cuál el «propósito»?
– Identificar los «Para qués» del proyecto.
– Que talentos tuyos pones en juego en ese Proyecto / Resultado
– Que parte de ayuda o servicio a los demás hay en ese Proyecto / Resultado
– Principios
– Identifica que principios y valores van a ser guía en ese proyecto
Paso 2: Visualizar los resultados
– ¿Que ves si ese Resultado/Proyecto se ha conseguido? ¿Cómo se siente? ¿Qué ves a tu alrededor? Hay que describirlo con el mayor el detalle posible
Paso 3: Generar tormenta de ideas
– Apunta todo lo que se te pase por la cabeza después de haber realizado el Paso 1 y el Paso 2
– Piensa con libertad y si restricciones (sin autocensura) en cualquier cosa que se te pase por la cabeza que te puede «acercar» a ese Resultado deseado.
– Por loco o descabellado que parezca apunta absolutamente todo.
Paso 4: Organizar
– Revisa todos las notas que hayas tomado de la tormenta de ideas.
– Ahora sí: Borra y filtra lo que no veas útil
– De lo que quede identifica que son «Partes» más pequeñas del Proyecto total
– Esas partes conformarán el «boceto» de tu Proyecto. Si ves que falta alguna parte importante al revisar el boceto, añádela. Haz esto hasta que consideres que todas las partes están contempladas y estés satisfecho con ello.
– Pueden haber surgido en la tormenta de ideas ciertas acciones a realizar. Ponlas en una categoría de «acciones».
Paso 5: Identificar siguientes acciones
– Revisa tu boceto de proyecto (las partes identificadas en el punto anterior) y pregúntate: ¿Hay alguna siguiente acción que puede hacer ya en cualquiera de esas partes? Si es así apuntala en una lista de «siguientes acciones a realizar». Debe ser una acción física que puedas hacer yá (por ejemplo: enviar un correo para …, hacer una llamada a…. , buscar un curso de ….. , hacer un listado de posibles webs para buscar un local en…..,etc.)
– Revisa igualmente cualquier acción que hayas apuntado en la tormenta de ideas, quizás puedas hacerla ya o buscar alguna acción anterior a esa que puedas hacer ya mismo. Si es así apuntala igualmente en la lista de «Siguientes acciones».
En el caso de nuestra amiga en la primera sesión llegamos hasta el Paso 2 (Visualizar resultados) y en la próxima sesión que tendremos con ella arrancaremos a partir del Paso 3 (Tormenta de Ideas), realizando previamente una recapitulación de los pasos anteriores.
Lo ideal es hacer todo el modelo de un tirón en la misma sesión, pero si por cualquier motivo no se puede, como es nuestro caso, se puede utilizar la recapitulación de los puntos anteriores para volver a enfocar y para que su cerebro entre en el estado de «preparado» para la tormenta de ideas y continuar con los Pasos 4 (Organizar) y Paso 5 (Identificar Siguientes acciones).
El modelo de planificación natural finaliza aquí. Posteriormente (fuera ya del modelo) viene la parte del «compromiso» con esas siguientes acciones. Si asumes el compromiso y empiezas a realizar esas siguientes acciones te irás acercando a tu Proyecto (Resultado).
Como sabes lo más difícil es arrancar. Por el principio de inercia la mayor energía se pone al empezar el «movimiento», pero una vez que te estas moviendo el movimiento genera más movimiento y la inercia del movimiento te acercará poco a poco a ese Resultado que deseas.
Lo bueno del modelo de planificación natural de proyectos es que se puede aplicar repetidamente sobre cualquier «parte» del proyecto que siga sin resultar evidente, hasta que sientas que todo el proyecto es evidente.
¿Como puedes saber que un proyecto es ya evidente?: Cuando dejas de pensar en él, cuanto te lo sacas de la cabeza.
Nuestra amiga vino con algo que rondaba su cabeza hace tiempo y que no podía dejar de pensar en ello. Esperamos que cuando pase por todo el proceso eso dejará de rondar su cabeza. Así sabremos que ha funcionado. En su lado y su decisión libre estará el realizar las siguientes acciones que encuentre en el proceso (que se comprometa con ellas).
El modelo de Planificación Natural te proporcionará más espacio y claridad mental pero no te compromete a nada. El compromiso es una decisión tuya. De hecho yo tengo en mi «Material de Referencia» de GTD alguna planificación natural que he hecho de asuntos no evidentes que rondaban mi cabeza y de los que nunca he seleccionado una siguiente acción. De muchos otros si he seleccionado las siguientes acciones y me he comprometido con ellos (un ejemplo es la elaboración de este Blog). En breve quizas recupere una antigua planificación natural que hice hace tiempo y arranque un nuevo proyecto del que tendreis noticias en el blog, pero aun no lo he decidido, quien sabe que pasará. En el entorno VUCA (de incertidumbre) en que vivimos cualquier cosa más alla de seleccionar una siguiente acción es «sobreplanificar».
¿Ta ánimas a probar este modelo para tus proyectos no evidentes que más deseas?. Si luego te comprometes con sus acciones quizás tu propósito no esté tan lejos.
Efectividad y Propósito 