En un reciente «GTD café» de la empresa (reunión para hablar sobre GTD y efectividad en la empresa que trabajo) nuestro compañero Manuel Hernando nos preguntó al grupo ¿Cómo hace GTD para empujar ciertas siguientes acciones si es un sistema donde tú eliges de la lista de siguientes acciones posibles? ¿Y si te sucede día tras día que eliges siguientes acciones necesarias, pero algo más intrascendentes, y dejas de elegir aquellas que si harían avanzar los proyectos que te acercan a tus metas, visión o propósito?
Todos nos quedamos en ese momento pensando y tras un rato uno de nuestros compañeros, German Benjumea, compartió su visión y dio con las claves que quiero compartir aquí:
- Lo primero es necesario reservar tiempo para esas siguientes acciones importantes. Una propuesta que surgió en la conversación es hacer «time blocking» (bloquear tiempo en la agenda) en momentos estratégicos de cada día (puede ser media hora, una hora, dos horas…) pero es importante que sea en un momento en que recibamos las mínimas interrupciones posibles y nuestra energía este a buen nivel (momento de calidad).
- También es necesario tener definidos los niveles superiores de perspectiva. Ya que estos son los que nos guían de forma consciente e inconsciente en nuestra elección de las siguientes acciones. Por tanto merece la pena dedicarle tiempo a este trabajo de definición y aclaración de los mismos. Para ello puede ayudarte en cómo hacerlo consultar el libro de David Allen «Haz que funcione». También puede ser de ayuda para definir el sentido de la vida o propósito el escuchar el podcast de la Psicologa Marina Mammoliti «E94: El sentido de la vida: ikigai».
- Cuando lleguemos a ese momento que hemos reservado nos tocará elegir, cómo nos dice GTD, hacer lo que tiene más sentido en ese momento, y un porcentaje grande de veces por las circunstancias estratégicas que hemos creado (tranquilas, sin interrupciones, un momento de calidad) y por tener muy claro nuestras metas, visión y propósito, las siguientes acciones alineadas con esos niveles superiores de perspectiva. No obstante en algunas ocasiones puede que en ese tiempo, aun habiéndolo reservado, puede haber urgencias que nos obliguen a trabajo según surge (atender a un hijo enfermo, una urgencia laboral, etc.) y por tanto a elegir otras siguientes acciones, pero se darán por fuerza en un porcentaje menor.
Esta es la forma en que nuestro sistema GTD nos puede ayudar a empujar las siguientes acciones que son importantes para nosotros. Y no caer siempre en elegir siguientes acciones necesarias, pero más irrelevantes, o incluso muy a menudo en trabajo según surge «improvisado» (ver series, jugar a la consola, ver redes sociales…) que sin tener nada de malo en sí mismo, no nos acercan a nuestro propósito.
Espero que este articulo te haya hecho reflexionar: ¿Te animas a definir tus niveles superiores de perspectiva?.
Efectividad y Propósito 