La metodología GTD te puede ayudar a salir del síndrome del “apagafuegos” o del solucionador de “urgencias”

Un compañero de trabajo me comento que se pasaba la mayor parte del tiempo en el trabajo apagando fuegos (es decir atendiendo urgencias derivadas de temas que se habían ido fuera de control) y que no podía dedicarse casi a nada más.

Me dejo pensando en cómo podía ayudar GTD a no llegar a una situación así o como podía ayudar a salir de esa situación y me ha motivado a escribir esta entrada.

Es cierto que se puede llegar a esa situación debido a muchos factores y que unos pueden, incluso, potenciar a los otros. Por ejemplo: Si tienes un rol de solucionador, si la organización en la que trabajas de forma “sistémica” premia a los que solucionan urgencias, la adrenalina que obtienes durante el proceso de solución, la buena sensación que te deja al final al solucionar un problema o urgencia (ya que suele ser algo importante para ti o para otro) o el simple refuerzo que puedes recibir de los demás.

También habría que preguntarse porque algo se ha convertido en un “fuego” o en una “urgencia descontrolada”. Normalmente algo no comienza inmediatamente siendo una urgencia suelen ser temas que no son atendidos tempranamente por la persona responsable y/o además por falta de seguimiento del mismo.

Vamos a suponer que la urgencia ya ha ocurrido, el “fuego” esta encendido.
Lo que habrá ocurrido es que por uno o varios canales te habrá llegado esa urgencia, como un tema de una importancia crucial para alguien y que requieren rápida respuesta y solución.

¿Cómo te puede ayudar la metodología de efectividad personal GTD a gestionar estas urgencias de una forma adecuada? (sin sobrerreaccionar ni hiporreaccionar, es decir reaccionando adecuadamente).

– Para cualquiera de los canales por el que entre la urgencia vas a disponer de una “bandeja de entrada” para capturarla (ya sea por mail, por llamada telefonica, o por comunicación presencial). Vas, por tanto, a aplicar el paso 1 de la metodología y vas a “Capturar”. Este paso de “Capturar”, separado de cualquier otro paso, en una de tus bandejas de entrada produce un primer efecto de “enfriamiento” del tema capturado ya que se queda un tiempo en la bandeja correspondiente hasta que toque aclararlo (Paso 2 de la metodología).

– En el paso 2 de “Aclarar” harás pasar la “urgencia” por el flujo de aclarado y como probablemente no puedas resolverlo en 2 minutos, te obligará a definir un proyecto (resultado en GTD) y al menos una siguiente acción (que si es con fecha, por ejemplo una reunión, irá a tu calendario o si se puede hacer lo antes posible irá a tu lista de siguientes acciones en el contexto correspondiente). Esto también produce un efecto de enfriamiento adicional del tema al que ya se produjo en la captura.

El enfriar un “tema” significa que pasa un tiempo desde que entra en tu Sistema (lo capturas) hasta que accionas sobre él y eso produce siempre un efecto de ganar “perspectiva” sobre ese tema. Lo que ocurre es un efecto de tener nuestra mente más libre, clara y con más capacidad creativa ganando una perspectiva nueva que nos hará actuar de forma más adecuada (ayudandonos a no sobrerreaccionar ni hiporreaccionar al mismo).

– Otro elemento de GTD que nos ayuda a situar adecuadamente las “urgencias” para no sobreaccionar o hiporeaccionar a la mismas son los niveles de perspectiva de GTD: ¿Entra esa urgencia en alguna de nuestras áreas de responsabilidad (Nivel 3)? ¿Es parte de alguna de nuestras metas u objetivos (Nivel 4)? ¿La solución de esa urgencia nos acerca a nuestra visión (Nivel 5)? ¿Es parte de nuestro propósito (Nivel 6)?. Si la respuesta a alguna de esta preguntas es “Sí” tendrá mucho sentido que nuestra atención se enfoque en las siguientes acciones del proyecto derivado de la urgencia. Si en todas esas preguntas la respuesta es “No” nos ayudará con convencimiento a decir que no atenderemos la urgencia.

Cuando las urgencias ocurren por falta de seguimiento, GTD nos proporciona elementos que nos ayudan a evitar que un tema llegue a convertirse en un urgencias:

– La lista “A la Espera” donde incluimos todos las acciones que hemos delegado con la fecha de delegación y la fecha de último seguimiento.

– La lista de “Agendas” para tratar con cada persona aquellos temas que hemos capturado y que debemos seguir, en este caso, con esa persona.

– La lista de “Proyectos” que pueden ser proyectos (resultados) a obtener nosotros o que hemos delegado en otra persona.

– También GTD nos da la práctica y el hábito de la “revisión semanal” (En el Paso 4 de la metodología: Reflexionar) en la que en uno de los puntos de la misma revisaremos esta lista de Proyectos y nuestra mente “detectará” aquellos proyectos que están faltos de seguimiento y podremos capturarlo para poder, al aclarar, incluir una acción en nuestras listas que fuerce ese seguimiento del mismo.

En conclusión, el uso y la práctica de la Metodología GTD suele conllevar con el tiempo que el número de urgencias y “fuegos” que se produzcan en tu vida descienda considerablemente. Evidentemente no desaparecerán ya que los imprevistos (y algunos descontrolados en forma de “fuegos”) son algo inherente a la vida y en muchos casos algo que escapa fuera de tu control. Lo que si te da GTD es un conjunto de herramientas para que desciendan en número y, en el caso de que ocurran, una forma de encajar el “golpe” y de volver a retomar el “control” lo antes posible.

Y recuerda como dice David Allen “Lo imprevisto aparecerá dentro de un día, o de una semana o de un mes. No sabes cuándo pero aparecerá, es parte inherente de la vida. Cuando aparezca mejor que te sorprenda con las bandejas de entrada aclaradas y la revisión semanal hecha. Y si no es así, después del schock inicial, busca un tiempo de tranquilidad y aclara tus bandejas de entrada, haz una revisión semanal profunda e incluso, si es necesario, revisa tus niveles de perspectiva para volver a situarte en el nuevo terreno de juego para seguir”.

¿Tienes muchas urgencias en tu vida? Si te decides a aprender GTD aquí tienes un sitio para empezar. Si ya prácticas GTD te invito a dejar un comentario contando si aplicas algo de lo que he descrito en esta entrada y si se te ocurren más elementos en los que la metodología GTD ayuda a gestionar las urgencias.