Como gestionar interrupciones en el ámbito laboral y personal con hábitos de efectividad

Se entiende una interrupción como un input que llega a nuestros sentidos y al cual prestamos atención, desviando, por tanto nuestra atención, aunque sea un momento, de aquello en lo que la teníamos centrada en ese momento.

Todos en el mundo actual nos encontramos sometidos a un mayor o menor número de interrupciones en nuestro día a día, ya sea tanto en el ámbito laboral como en el personal. De hecho, las interrupciones han existido desde siempre, antes y ahora. Es algo con lo que hay que vivir. Solo que ahora el nivel de interrupción es más frecuente y hay más canales por donde nos pueden llegar interrupciones (no solo que venga alguien a decirnos algo, sino correo electrónico, redes sociales, Mensajería, whatsapp, etc.).

La pregunta es: ¿Podemos gestionar mejor las interrupciones con hábitos de efectividad?

La respuesta es: definitivamente Sí!.

¿Y cómo podemos hacer esto?

La primera parte es la más sencilla:

Las interrupciones que dependan de algo que podamos hacer nosotros, se pueden resolver haciendo las acciones efectivas que disminuyan o eliminen esas interrupciones, entre ellas:

– Quitar todas las notificaciones sonoras y visuales de redes sociales, whatsapp, mensajería y correo electrónico tanto del móvil como de otros dispositivos como tablet, portátil o el propio PC.

– Establecer los hábitos de revisión periódica necesaria de redes sociales, mensajería, correo, etc. de forma que ya no nos interrumpirán, sino que nosotros decidiremos cuando los revisamos, es decir, cuando centramos nuestra atención en ello.

¿Pero cómo gestionamos las interrupciones que no dependen de nosotros (alguien nos llama por teléfono, alguien viene a nuestra mesa a decirnos algo…)?.

Esta es la parte emocionalmente más compleja porque involucra a un tercero, pero se puede gestionar adecuadamente con hábitos de efectividad sin que nos provoque malestar o estrés:

Veamos la forma de hacerlo con hábitos de efectividad:

Si estamos ejecutando una acción y alguien nos llama o viene a decirnos o pedirnos algo y por tanto interrumpe nuestra ejecución lo importante es disponer siempre cerca  un contenedor de confianza (los que aplicamos la metodología GTD® a este contenedor le llamamos “Bandeja de Entrada”).

¿Cómo gestionamos una interrupción con un contendor de confianza o bandeja de entrada?

Forma general de gestionar una interrupción:

  1. Decirle a la persona que nos viene a pedir algo que nos de unos segundos. Anotar la acción que estábamos haciendo, y el punto por donde íbamos en esa acción, en una nota (aplicar el hábito de captura en GTD®) y arrojar esa nota en la bandeja de entrada. Esto es algo rápido y solo lleva unos segundos. De esa forma ya tenemos en nuestro contenedor de confianza un “puntero” o “apunte” de por donde hemos dejado la acción interrumpida.
  2. Decirle a la persona que ya podemos hablar. Hablar con esa persona y si como consecuencia de la conversación hay algo que llame tu atención apuntalo (captúralo) en una nota, y al terminar, arrójalo al contenedor de confianza (bandeja de entrada). Algo que llame tu atención puede ser que te pida que hagas algo y le entregues un resultado. En ese caso específico se recomienda capturar siempre el nombre de la persona que lo pide y la fecha en la que nos lo ha pedido.
  3. De esta forma al revisar el contenedor de confianza (bandeja de entrada en GTD®) posteriormente me voy a encontrar ambas notas, es decir que no se me ha escapado nada, y mi mente estará tranquila por ello. Si soy una persona que aplico la metodología GTD® lo que tendría son dos nuevos elementos en mi bandeja de entrada que deberé “aclarar” y “organizar” y por tanto quedarán dentro de mis sistema GTD® donde corresponda.
  4. Una vez finalizada la interrupción cuando vuelva a mi momento de ejecución seleccionaré lo que tenga más sentido realizar (puede ser una siguiente acción referida al motivo de la interrupción o la siguiente acción que estaba haciendo antes de que me interrumpieran que gracias al “puntero” sé por dónde me quede) u otra acción que en ese momento tenga más sentido. Si aplico GTD® esa decisión la tomaré por “Contexto” (Herramienta, persona o ubicación necesaria para ejecutar la acción), “Tiempo” o “Energía” disponible.

Este caso que he expuesto aplica bien a Interrupción más prolongada (ej. Tu jefe te pide atender un tema urgente, tu mujer o marido tiene un problema y te pide ayuda, los niños tienen una urgencia…), ya que en este caso vas a tener que dejar lo que estabas haciendo.

Hay una excepción que podemos aplicar frente a esta forma general de gestionar interrupciones que es en el caso en que sabemos que la Interrupción va a ser breve o no podemos dejar lo que estamos haciendo

Si intuyes que la interrupción va a ser corta o no puedes dejar de hacer lo que estás haciendo puedes hacer lo siguiente:

– Toma nota rápida de lo que solicita tu interlocutor y arrójalo al contenedor de confianza (bandeja de entrada en GTD®) para clarificarlo cuando toque. Esto te llevará unos pocos segundos. Luego continua con la acción con la que estabas antes de la interrupción.

Si detectas que va a ser más largo y no puedes dejar lo que estabas haciendo (estas ya atendiendo algo urgente por ejemplo) puedes proponerle tener una reunión / cita en un hueco de tiempo en el calendario acordado para atenderle. Si tu interlocutor apremia (o es tu Jefe por ejemplo y lo tienes que atender sí o sí) siempre puedes optar por la Forma General que comentaba más arriba.

Otras recomendaciones y hábitos a tener en cuenta sobre las interrupciones:

– Si ciertas interrupciones no son parte de tus funciones, trabajo o responsabilidades de vida. Páralas!! (tanto whatsapps, como interrupciones de personas, etc.)

– Si ciertas interrupciones son necesarias, por tus funciones en el trabajo, o por tus responsabilidades en la vida, y las sientes de forma incomoda eso quiere decir que son compromisos no correctamente gestionados. Para ello recuerda que  “la captura es un arma contra las interrupciones”. Las personas que se sienten molestas al ser interrumpidas en ocasiones es porque no tienen buenas herramientas de captura, ya que la acción derivada de la interrupción podría ser lo mejor que podrían estar haciendo en ese momento, pero sin las adecuados herramientas de captura (para capturar el punto en el que dejaron la acción interrumpida y la información de la propia interrupción) no sienten que tienen el control y la perspectiva suficiente sobre la situación, sienten que pueden perder el control sobre lo que estaban haciendo o que si no atienden la interrupción en ese momento perderan la información sobre la misma, y eso es lo que realmente te está molestando.

Si tu trabajo o responsabilidades en la vida requiere que prestes atención a personas que pueden aparecer, llamar, etc. y atenderlas, pero también parte de tu trabajo es ejecutar acciones de alta energía y/o mucho tiempo, tendrás que buscar en ocasiones  “Espacios sin Interrupciones”, es decir aislarte de alguna forma o cambiar de espacio temporalmente para poder ejecutar esas acciones.

Cuando estés en un espacio de “altas interrupciones” es mejor que selecciones acciones de baja energía y poco tiempo (lo que se llama entrar en modo “micromanager”).

Espero que el resumen que he intentado realizar aquí sobre los hábitos de efectividad para gestionar las interrupciones que te surjan en tu día a día te haya resultado útil.

De todos modos es importante recordar que la Efectividad es una competencia que debemos desarrollar preferiblemente como un “todo”, los hábitos sueltos o “Tips” de efectividad pueden ayudar puntualmente a solventar una situación pero no llevarnos al objetivo de desarrollar nuestra efectividad personal. En la efectividad personal el “Todo” (todos los hábitos interconectados como deben) es mayor que la suma de las partes (los hábitos por separado). Por ello un metodología como GTD® te ofrece desarrollar el conjunto de hábitos mínimos (pero todos los necesarios) para desarrollar tu Efectividad como un “todo” e ir avanzando en el desarrollo de la competencia de la efectividad personal.

¿Te atreves a iniciarte en este camino?

5 comentarios en “Como gestionar interrupciones en el ámbito laboral y personal con hábitos de efectividad”

  1. Has descrito mi día a día, y sin saberlo, ya estaba aplicando parte de la metodología. Ahora que te he leído, aplicaré el resto, creo que es muy necesario saber gestionar el tiempo y las interrupciones en un mundo que ya no entiende de esperas y tiempo libre..Gracias por tus consejos!!

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    1. Gracias a ti Marta!! Coincido contigo, en el mundo actual han aumentado enormemente el número de vías de acceso a las personas y la frecuencia de los mensajes por esos nuevos canales, pero nuestro tiempo sigue siendo el mismo y no se puede estirar: Todos disponemos de las mismas 24 horas. Necesitamos herramientas para decidir donde ponemos nuestra atención, energía y tiempo en cada momento, sintiéndonos tranquilos de todos lo que dejamos sin hacer y atender en ese momento. Lo hábitos de efectividad nos ayudan en este tema. Me alegro que te hayas decidido a aplicar el resto de la metodología, si tienes dudas o necesitas alguna ayuda me dices. Muchos ánimos!!

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  2. En esta época de confinamiento es muy difícil gestionar las interrupciones, hay otra factor que entra a jugar en esta confinamiento en nuestros hogares, el tema del espacio, mi esposo y yo trabajamos de manera remoto en el living de nuestro departamento y Marcos , nuestro hijo de 8 años, realiza sus tareas y clases zoom en este mismo espacio, las interrupciones son constantes y estamos gestionando convertir unos de los cuartos, el de Marcos, en una mini oficina para mi , ya que me cuesta mucho concentrarme en mis tareas en general…las reuniones on line de mi esposo, los llamados por consultas..el niño pidiendo ayuda para la tarea, todos tienen hambre, mama cocina, en fin..etc etc…y ahí hay otro tema, el de las caràcteristicas personales, la tolerancia personal a los obstáculos, anotar a donde deje cuando fui interrumpida …lo estoy implementando. Bueno, quizas màs adelante vas a tratar el tema del espacio, ya que antes de la cuarentena, aqui en Argentina, comenzó hablarse de los espacios de trabajo saludables, principalmente algunas aseguradoras de riesgo del trabajo, en fin…muy interesantes todas las recomendaciones que nos das. Gracias!

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    1. Si una situación como la que tienes no es fácil. Para concentrarte en tareas que requieran tiempo y/o energía de tu trabajo necesitarías aislarte por periodos de tiempo. Sino solo podrás realizar la acciones de poco tiempo y poca energía y lo demás será difícil completarlo. Me parece una buena opción el convertir uno de los cuartos en una mini oficina. Eso combinado con establecer periodos de hora y media (o dos horas si es posible) de trabajo sin interrupciones para ejecutar esas acciones de mucho tiempo o mucha energía pueden darte esa efectividad que ahora no sientes. Es difícil mantener el nivel de concentración por más de hora y media (o dos horas máximo) así que pueden intentar intercalar esos tiempos con tu marido y dejar las acciones de micromanager (las fáciles) cuando estén en la dependencia común. También puede ayudar establecer ciertos rangos horarios para las reuniones remotas con terceras personas, si el trabajo lo permite. Gracias por tu idea, tengo conocimiento sobre espacios “efectivos” y que elementos deben tener para facilitar el enfoque y la efectividad, puedo aportar esa parte, que es una pequeña parte dentro de lo que sería un Espacio Saludable. Me lo apunto para una futura entrada. Mucho animo y gracias a ti!

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