La metodología GTD te puede ayudar a salir del síndrome del “apagafuegos” o del solucionador de “urgencias”

Un compañero de trabajo me comento que se pasaba la mayor parte del tiempo en el trabajo apagando fuegos (es decir atendiendo urgencias derivadas de temas que se habían ido fuera de control) y que no podía dedicarse casi a nada más.

Me dejo pensando en cómo podía ayudar GTD a no llegar a una situación así o como podía ayudar a salir de esa situación y me ha motivado a escribir esta entrada.

Es cierto que se puedes llegar a esa situación debido a muchos factores y que unos pueden, incluso, potenciar a los otros. Por ejemplo: Si tienes un perfil de solucionador, si la organización en la que trabajas de forma “sistémica” premia a los que solucionan urgencias, la adrenalina que obtienes durante el proceso de solución, la buena sensación que te deja al final al solucionar un problema o urgencia (ya que suele ser algo importante para ti o para otro) o el simple refuerzo que puedes recibir de los demás.

También habría que preguntarse porque algo se ha convertido en un “fuego” o en una “urgencia descontrolada”. Normalmente algo no comienza inmediatamente siendo una urgencia suelen ser temas que no son atendidos tempranamente por la persona responsable y/o además por falta de seguimiento del mismo.

Vamos a suponer que la urgencia ya ha ocurrido, el “fuego” esta encendido.
Lo que habrá ocurrido es que por uno o varios canales te habrá llegado esa urgencia, como un tema de una importancia crucial para alguien y que requieren rápida respuesta y solución.

¿Cómo te puede ayudar la metodología de efectividad personal GTD a gestionar estas urgencias de una forma adecuada? (sin sobrerreaccionar ni hiporreaccionar, es decir reaccionando adecuadamente).

– Para cualquiera de los canales por el que entre la urgencia vas a disponer de una “bandeja de entrada” para capturarla (ya sea por mail, por llamada telefonica, o por comunicación presencial). Vas, por tanto, a aplicar el paso 1 de la metodología y vas a “Capturar”. Este paso de “Capturar”, separado de cualquier otro paso, en una de tus bandejas de entrada produce un primer efecto de “enfriamiento” del tema capturado ya que se queda un tiempo en la bandeja correspondiente hasta que toque aclararlo (Paso 2 de la metodología).

– En el paso 2 de “Aclarar” harás pasar la “urgencia” por el flujo de aclarado y como probablemente no puedas resolverlo en 2 minutos, te obligará a definir un proyecto (resultado en GTD) y al menos una siguiente acción (que si es con fecha, por ejemplo una reunión, irá a tu calendario o si se puede hacer lo antes posible irá a tu lista de siguientes acciones en el contexto correspondiente). Esto también produce un efecto de enfriamiento adicional del tema al que ya se produjo en la captura.

El enfriar un “tema” significa que pasa un tiempo desde que entra en tu Sistema (lo capturas) hasta que accionas sobre él y eso produce siempre un efecto de ganar “perspectiva” sobre ese tema. Lo que ocurre es un efecto de tener nuestra mente más libre, clara y con más capacidad creativa ganando una perspectiva nueva que nos hará actuar de forma más adecuada (ayudandonos a no sobrerreaccionar ni hiporreaccionar al mismo).

– Otro elemento de GTD que nos ayuda a situar adecuadamente las “urgencias” para no sobreaccionar o hiporeaccionar a la mismas son los niveles de perspectiva de GTD: ¿Entra esa urgencia en alguna de nuestras áreas de responsabilidad (Nivel 3)? ¿Es parte de alguna de nuestras metas u objetivos (Nivel 4)? ¿La solución de esa urgencia nos acerca a nuestra visión (Nivel 5)? ¿Es parte de nuestro propósito (Nivel 6)?. Si la respuesta a alguna de esta preguntas es “Sí” tendrá mucho sentido que nuestra atención se enfoque en las siguientes acciones del proyecto derivado de la urgencia. Si en todas esas preguntas la respuesta es “No” nos ayudará con convencimiento a decir que no atenderemos la urgencia.

Cuando las urgencias ocurren por falta de seguimiento, GTD nos proporciona elementos que nos ayudan a evitar que un tema llegue a convertirse en un urgencias:

– La lista “A la Espera” donde incluimos todos las acciones que hemos delegado con la fecha de delegación y la fecha de último seguimiento.

– La lista de “Agendas” para tratar con cada persona aquellos temas que hemos capturado y que debemos seguir, en este caso, con esa persona.

– La lista de “Proyectos” que pueden ser proyectos (resultados) a obtener nosotros o que hemos delegado en otra persona.

– También GTD nos da la práctica y el hábito de la “revisión semanal” (En el Paso 4 de la metodología: Reflexionar) en la que en uno de los puntos de la misma revisaremos esta lista de Proyectos y nuestra mente “detectará” aquellos proyectos que están faltos de seguimiento y podremos capturarlo para poder, al aclarar, incluir una acción en nuestras listas que fuerce ese seguimiento del mismo.

En conclusión, el uso y la práctica de la Metodología GTD suele conllevar con el tiempo que el número de urgencias y “fuegos” que se produzcan en tu vida descienda considerablemente. Evidentemente no desaparecerán ya que los imprevistos (y algunos descontrolados en forma de “fuegos”) son algo inherente a la vida y en muchos casos algo que escapa fuera de tu control. Lo que si te da GTD es un conjunto de herramientas para que desciendan en número y, en el caso de que ocurran, una forma de encajar el “golpe” y de volver a retomar el “control” lo antes posible.

Y recuerda como dice David Allen “Lo imprevisto aparecerá dentro de un día, o de una semana o de un mes. No sabes cuándo pero aparecerá, es parte inherente de la vida. Cuando aparezca mejor que te sorprenda con las bandejas de entrada aclaradas y la revisión semanal hecha. Y si no es así, después del schock inicial, busca un tiempo de tranquilidad y aclara tus bandejas de entrada, haz una revisión semanal profunda e incluso, si es necesario, revisa tus niveles de perspectiva para volver a situarte en el nuevo terreno de juego para seguir”.

¿Tienes muchas urgencias en tu vida? Si te decides a aprender GTD aquí tienes un sitio para empezar. Si ya prácticas GTD te invito a dejar un comentario contando si aplicas algo de lo que he descrito en esta entrada y si se te ocurren más elementos en los que la metodología GTD ayuda a gestionar las urgencias.

¿Quieres conocer y aprender GTD por “niveles” de tiempo de dedicación?

Hace unas semanas mi hija adoptiva de 21 años me dijo que un amigo le comentó que necesitaba organizarse y ser más efectivo y me pregunto si yo podría pasarle algo de información sobre la metodología de efectividad GTD.

Lo primero que me vino a la cabeza fue pasarle la referencia de los libros de David Allen “Haz que funcione: Hoja de ruta hacia el éxito a través de la eficacia y la organización personal” u “Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés” que son los libros que siempre recomiendo a cualquiera que me dice que quiere iniciarse en GTD.

Pero recordando lo que me habían enseñado en el curso para ser profesor interno en mi empresa (que he realizado recientemente y que, por cierto, me ha encantado): El conocimiento cuando se lo quieres transmitir a alguien debe estar adaptado a las características o perfil de esa persona.

Pensando en el amigo de mi hija adoptiva caí en la cuenta de que era de la Generación Y (Nacidos entre 1981 – 2000), también conocidos como Minllenials.

Las características de las personas de esta generación, como me habían enseñado en el curso de profesor interno, son las siguientes: Multitarea, metidos de lleno en la tecnología, se adaptan a todo. Viven en las redes, si queremos captar su atención debemos hacerlo de manera rápida y directa y con contenidos cortos y modulares; el autoaprendizaje no tiene secretos para ellos y menos en Youtube, aprenden haciendo, creando y compartiendo. Tienen pensamiento “no lineal”, es decir, saltan de un mensaje, a un vídeo a una búsqueda de un término en el navegador. No sigue una lógica secuencial, sino “hipertextual”, como el lenguaje de internet.

Y entonces pensé: “Si le paso cualquiera de los libros de David Allen no llegara quizás ni a empezarlo”. Además otro punto importante que me enseñaron en esta formación de profesor interno, es que el tiempo medio de mantener la atención para las nuevas generaciones está bajando radicalmente respecto a lo que era el tiempo medio en generaciones pasadas.

Todo esto me hizo entender otra cosa: Porque el regalar a mis hijos adoptivos (ambos millenials) el libro de “Organízate con eficacia para jóvenes: Toma el control de tu vida en un mundo de distracciones” de David Allen , pensando que les resultaría interesante y les cambiaría la vida, fue un fiasco total y ni siquiera pasaron de ojearlo e incluso de abrirlo.

Por tanto, con todo esto en mente, realice una reflexión más profunda y pensé: “Debo crear una forma de dar a conocer GTD por niveles de tiempo de atención” y, además de pasárselo al amigo de mi hija, puedo aprovechar para dejarlo en mi blog para cualquiera que quiera consultarlo. Y esto es lo que he hecho creando la sección “Conoce GTD por niveles” en la página principal de mi blog.

Eso sí por tener clara las expectativas: Puedes ir conociendo GTD por niveles. Por ejemplo conocer simplemente que es la metodología GTD (Nivel 1) pasando por conocer en detalle los fundamentos de los 5 pasos de GTD (Nivel 2) e incluso conocer la metodología completa (Nivel 3) pero para “aplicar” GTD (Nivel 4) no hay muchos atajos, GTD consiste en “cambiar” los hábitos de efectividad que todos tenemos por un conjunto de prácticas coherentes e interconectadas (que propone la metodología GTD) y que debemos convertir en nuestros nuevos hábitos de efectividad. Cambiar todo un conjunto de hábitos por unos nuevos hábitos es un proceso que lleva tiempo y requiere una motivación para hacerlo (un para qué). Se que esto “vende” mal la metodología GTD, pero por dura que resulte, esta es la verdad . Si este es tu objetivo necesitarás pasar por alguna de las opciones que propongo en el Nivel 4 de “Conoce GTD por niveles”. Aunque en estas opciones hay elementos que te pueden ayudar a acortar un poco la curva de aprendizaje de GTD, para dominarlo hay pocos atajos, salvo la determinación de querer mejorar la competencia de la efectividad personal para, en última instancia, ser más feliz y vivir con menos estrés.

A la vez que digo esto te digo también que “si es posible conocer GTD poco a poco y por niveles de tiempo de dedicación y atención”. Mi propuesta para hacerlo la puedes ver aquí.

Saber simplemente que GTD existe y tener una idea de él puede ser muy interesante, ya que la motivación puede no estar en ti ahora pero puede aparecer en el futuro, y en ese momento puede recordar que “GTD Existe” y volver a él con la motivación y el “para que” adecuados para profundizar (ojala yo hubiese sabido que GTD existía en ciertos momentos de mi pasado, hubiese dado muchas menos vueltas de las que di).

También te quiero decir que puedes tomar “partes” de GTD y aplicarlas de forma aislada: Tu efectividad mejorara y eso ya de por si puede ser tremendamente positivo. Te invito a hacerlo si no te ves con la motivación para aplicar GTD en este momento. Pero en este caso si debes tener claro que si haces esto no estarás aplicando GTD. GTD es un todo: No se puede trocear en partes, ni cambiar una práctica que propone GTD por una que nosotros pensemos que es mejor (te aseguro, por difícil que sea de aceptar, que no será en ningún caso mejor).

Si finalmente te decides, como propongo en el Nivel 4, a aplicar GTD tal y como es, bienvenido a la gran aventura!!. Desde el minuto 1 de aplicarlo sentirás los beneficios de hacerlo y además si perseveras en ello te aseguro que tu vida ya no volverá a ser la misma.

Si ya has iniciado este camino te sugiero consultar el Nivel 5 que es un conjunto de recursos que iré actualizándolo poco a poco y que te será muy útil en esta gran aventura.

Si esto que has leído ha despertado tu curiosidad accede a la sección “Conoce GTD por niveles” y elige tu nivel para conocer GTD!!

¿Qué relación tienen la psicoterapia y un método de efectividad personal como GTD?

Pensareis: “A este hombre en Navidad se le ha ido la cabeza! ¿Qué tiene que ver la psicoterapia con GTD?”. Puede que un poco sí se me haya ido, no lo niego, pero en un momento de claridad, espacio y creatividad mental me surgieron estas ideas que las capturé y ahora quiero compartirlas.

Por diversas circunstancias a lo largo de mi vida he hecho en momentos puntuales algún tipo de psicoterapia, además que mi mujer estudia y ejerce de psicoterapeuta (con el enfoque sistémico-psicodramático) y siempre ha compartido y comentaba conmigo parte de lo que iba aprendiendo. También mi tía es psicoanalista y por ella conozco algo de este enfoque.

Por todo esto desde que llevo tiempo leyendo y estudiando sobre la efectividad personal y practicando el método GTD me he preguntado si encajaría la psicoterapia dentro de GTD o sí puede haber algún tipo de relación entre ambas disciplinas.

Reflexionando sobre mi experiencia he llegado a la siguientes conclusiones que quería compartir con la comunidad de la efectividad personal y, porque no, con aquellos terapeutas o personas que hayan experimentado la psicoterapia y que apliquen GTD para que puedan añadir o corregir lo que consideren oportuno. Estas son reflexiones totalmente personales. Tampoco he estudiado profundamente este tema por lo que lo escrito no tiene por qué ser totalmente riguroso, por lo que pido disculpas por adelantado si hay algo impreciso o incorrecto.

En una sesión habitual de psicoterapia (no me refiero a la primera que suele ser un poco distinta, ya que se suele contar tus antecedentes familiares, el tema por el que acudes, historia clínica, etc.) suele haber una primera parte narrativa en el que le expones algo que consideras importante al terapeuta, una situación que te ha pasado recientemente, o un evento antiguo, o un sueño, algo que te preocupa, etc. En esta parte de la sesión el terapeuta puede preguntarte que sientes ante eso, como lo vives, que efecto te produce, etc. (indagando y profundizando sobre ello). Posteriormente de todo lo que has contado identifica uno o más puntos con necesidad de que sean “trabajados” durante la sesión de terapia (que suele durar entre 45 minutos y 1 hora aproximadamente).

He llegado a la conclusión que con la ayuda del terapeuta “capturas” (si hablamos en términos de GTD) algo que llama tu atención, pero no tu atención plenamente consciente sino algo que está más en el plano inconsciente pero que te está produciendo algún efecto, perjuicio, daño, perturbación y que lo dejabas pasar, no eras capaz de capturarlo, para luego aclararlo por ti mismo, aunque llamaba tu atención (sin duda) porque sentías cosas ante ello y te producía un impacto emocional (miedo, bloqueo, desazón, hastió, pánico, etc.) o incluso somático (fatiga, dolor de estómago, de cabeza…).

Por lo tanto en primera instancia el terapeuta te ayuda a “capturar” para una vez identificados (capturados) estos puntos el trabajo consistirá en que tú, con ayuda del terapeuta, “aclares” (si hablamos en términos de GTD) cada uno de esos puntos para entender de una forma plenamente consciente que está pasando ahí y porque te produce ese efecto (en ciertas ocasiones relacionándolo con vivencias en la familia o con eventos pasados en otros entornos o simplemente por la situación actual que estas viviendo) y revisando para que te sirve o te ha servido eso que ocurre. Por lo tanto el terapeuta también ayuda a “aclarar” esas “capturas” que llamaban tu atención llevándolas a un plano más consciente. El terapeuta conduce y acompaña en ese proceso de “aclaración”.

En GTD capturamos lo que conscientemente nos llama la atención y en la psicoterapia se captura, con el terapeuta, lo que inconscientemente llama nuestra atención (que está muy relacionado con las emociones, generalmente negativas que nos pueden invadir ante situaciones o vivencias). No todo lo podemos capturar y aclarar por nosotros mismos y necesitamos ayuda (en este caso del terapeuta) para realizar esos dos pasos.

Además de aclarar, el terapeuta puede ayudar a ponerte en la situación que te origina ese efecto perjudicial (como se hace en el psicodrama) y hacértelo sentir de alguna forma controlada, para que seas más consciente de esa sensación y lo tengas más “claro”, pero también al dramatizarlo puede proponerte buscar nuevos “movimientos” o “acciones” a realizar ante esa situación para probar cosas diferentes y ver que sensación te produce ese nuevo movimiento o acción, buscar alternativas por tanto a lo que ya has repetido tantas veces para buscar caminos distintos. Esto también es “aclarar”- en terminología GTD ya que encontramos nuevas acciones que podremos realizar. Todo esto en un entorno de seguridad que es la “sesión” terapéutica.

Este proceso supone también un aprendizaje (en cada persona de una manera y a un ritmo distinto). No es descartable cuando hayas hecho unas cuantas sesiones de psicoterapia que tú mismo seas capaz de “capturar-aclarar” algunas de estas cuestiones nuevas que te surjan sin ayuda del terapeuta pero sin embargo en otras ocasiones no te sea posible. Digamos que te vuelves más “sensible” a ciertos “inputs” y eres consciente sobre qué llama tu atención para capturarlo-aclararlo por ti mismo. Por tanto la psicoterapia puede darte herramientas para capturar-aclarar tú mismo este tipo de asuntos.

Resumiendo: La relación entre la psicoterapia y un método de efectividad personal como GTD es que la psicoterapia ayuda y entra totalmente en los pasos de “capturar” y “aclarar” de GTD para aquellos inputs más “inconscientes”, con la diferencia de que esos pasos no los haces sólo sino con ayuda (del terapeuta) aunque es solo para ti y, por tanto, sigue siendo algo personal (para tu bienestar personal y por tanto para tu efectividad personal).

Si te parece interesante esta entrada o quieres aportar algo a la misma te ánimo a que lo hagas en los comentarios.
Y no olvidemos nunca que tanto GTD como la psicoterapia buscan el bienestar y la salud mental de las personas, eso también lo tienen en común y es algo fundamental en el mundo que vivimos. Hasta la próxima entrada!!

Las “puertas” de GTD te llevan a un lugar de efectividad con propósito

La verdad es que me quede algo sorprendido cuando escuche a David Allen, el creador de la metodología de efectividad personal GTD, mencionar que dejar la maleta del portátil en la “puerta” de casa para no olvidarlo al día siguiente era un hábito de efectividad muy potente. Según explicaba Allen, es potente porque es el lugar más adecuado donde dejar un recordatorio que indica que debes llevártela, para verlo en el momento oportuno (cuando vayas a irte por la mañana). Por muy atontado que estés al madrugar, te vas a tropezar con ella al salir y, por tanto, es imposible que se te olvide. Al principio no caí, pero al recordar lo que leí en los libros de Allen “Organízate con Eficacia” y “Haz que funcione”, es justo la esencia de GTD: “poner los recordatorios adecuados en los lugares adecuados para verlos en el momento oportuno”.

Entonces esa reflexión me hizo “click” en la cabeza y me di cuenta: Las listas de GTD son como “puertas” donde, las personas que ponemos en práctica la metodología, dejamos los recordatorios: Tenemos la “puerta” de “siguientes acciones” por donde sé que voy a pasar cuando decida ejecutar alguna acción, la “puerta” de los “proyectos” por donde voy a pasar cuando reflexione en busca de siguientes acciones para avanzar esos proyectos, la puerta de “Algún Día Tal Vez” que la atravesaré cuando busque nuevos retos o proyectos que realizar, etc.

Una lista en GTD, como la “puerta”, es un sitio por el que sé que voy a pasar en el momento adecuado si tengo los hábitos, que propone su práctica, adquiridos y asentados. Por eso se dice que la metodología GTD es mucho más cuestión de adquirir los hábitos necesarios e interiorizarlos, practicándolos, que de disponer de la herramienta perfecta.

Nunca lo olvides: GTD® consiste en poner los recordatorios adecuados en los lugares adecuados para llegar a ellos en el momento oportuno.
Y a ti: ¿No te gustaría disponer de un sistema de “puertas” que sabes que podrás atravesar en el momento oportuno para ir a un lugar de efectividad sin estrés y con propósito?

La necesidad de un archivo físico de papel para la efectividad personal

Aun hoy en día con el grado de digitalización existente es necesario manejar un mínimo de papel que dependerá en cada caso de la actividad que desarrollemos (Ej.: contratos, correo de papel relevante, documentos de la hipoteca o del piso, partidas de nacimiento, etc.). Por tanto tener algún tipo de archivo para material físico de papel es aún necesario, aunque el papel va a continuar reduciéndose en el corto y medio plazo no va a desparecer del todo.

Os voy a contar en la entrada de hoy como organizo yo mi archivo físico por si a alguien le pude dar ideas o ayudar para organizar o restructurar el suyo. Yo antes de construir este archivo físico lo guardaba todo en carpetas y luego encontrar algo, cuando lo necesitaba, era tarea físicamente imposible o muy difícil. Me obligaba a revisar todas las carpetas hasta dar con el papel correspondiente con la consecuente frustración, gasto de energía y estrés añadido (sobre todo si era algo importante que necesitaba en el momento).

Este archivo físico lo he construido siguiendo las ideas que se proponen en el libro “Organízate con Eficacia” de David Allen.

Señalar que el archivo físico (y el archivo digital) si somos estrictos no forma parte de la metodología GTD. Esta metodología no te dice como debe ser ese archivo, simplemente te indica que es necesario disponer de uno para cuando en el flujo de aclarado de GTD (Paso 2: Aclarar) se determina que el elemento que estamos aclarando debe organizarse en el Archivo (Paso 3: Organizar).

Aunque GTD no define como debe ser este archivo (debe ser de la manera que mejor te funcione a ti) David Allen si da en el libro “Organízate con Eficacia” una serie de ideas de cómo puede ser y, sobre todo, indica las características importantes que debe tener:

– Debe ser fácil y ágil, incluso agradable, archivar en él. Que te de cierta satisfacción hacerlo. Esos archivos en los que para guardar algo tienes que empezar a buscar al material, tardas mucho en etiquetarlo, prepararlo y guardarlo al final se dejan de utilizar.

– Debe ser fácil y ágil recuperar un elemento del mismo. Lo cual es la clave y el principal motivo de su existencia. Esta facilidad y rapidez refuerza que sigamos utilizándolo.

Cualquier parte del archivo físico para mantener su funcionalidad es recomendable que no se llene más del 75%. Si llega a ese nivel es importante ampliarlo para que mantenga su facilidad y rapidez de archivado y recuperación (es de sentido común: si los papeles, carpetas, etc. están comprimidos no será fácil ni guardar ni recuperar elementos). Por tanto el archivo debe ser fácilmente escalable, es decir debe poder crecer sin tener que destruir nada de lo construido, de forma sencilla

Debo decir que en mi día a día no recurro mucho a consultar mi archivo físico, no suele ser necesario, pero cuando lo hago es por algo que suele ser importante y que necesito rápido, y el resultado es “espectacular” en cuanto a la facilidad y rapidez de recuperación de elementos (y a la tranquilidad que ello me da).

Paso a describiros como lo tengo organizado:

Forma de ordenación

Secciones: Alfabéticas: A, B, C….

Subsecciones: Por temas relevantes para mí, cada persona tendrá los suyos según su vida y actividad (#salud, #familia, #hogar. #finanzas…). La subsección #salud iría en la letra “S”, la subsección #familia irá en la “F” , etc.

Elemento a archivar: Tiene un título y pertenece a un tema (Ej,: Titulo: Recetas del médico. Tema: #Salud) por lo que se archiva en la Sección: “S” al empezar el tema por “S”.

Materiales utilizados:

Fundas de plástico: Para cada elemento a archivar. El elemento se mete dentro de una funda.

Pegatinas medianas: En mi caso pego la pegatina en el borde de la funda y escribo: “<Título del elemento> <#Tema>”. Por ejemplo “Recetas #Salud”. Meto el elemento dentro de la funda. La funda es realmente el elemento físico a archivar.

Carpeta de cartulina colgante: Introduzco la funda en una carpeta de cartulina colgante (que tiene unas pestañas que permiten colgarla en una caja de archivado) etiquetada con la letra “S” del tema. Para etiquetarlas pego una pegatina pequeña con la letra “S”. En esta carpeta irían todas los temas que empiecen por la letra “S”.

Caja de plástico para carpetas colgantes: Las carpetas colgantes con cada letra (por ejemplo “S”) las cuelgo en una caja de plástico para carpetas colgante ordenadas alfabéticamente: Primero la “A”, luego la “B”, etc. Tengo concretamente 5 cajas de plástico. Hay que tener en cuenta que hay letras de las cuales no tengo ningún elemento ni Tema que archivar. Por ejemplo en la letra “W” o “X” no tengo ningún tema y por tanto no necesito crear ni carpeta para ella ni hay ningún espacio en las cajas para ellas, con el consiguiente ahorro de espacio. A cada caja le pego una pegatina pequeña con un número de orden: 1, 2, 3, 4 y 5 para saber en qué orden va cada caja al colocarlas en la estantería. En la caja 1 se ubicará la carpeta colgante con la letra “A” primero y a continuación la carpeta “B”, etc. hasta que se llene (al 75% la caja 1) y así pasamos sucesivamente a la caja 2 siguiendo el orden alfabético.

¿En qué momento debe ampliarse una sección o subsección? Cuando estén aproximadamente al 75%, como comentamos anteriormente.

La característica importante de este archivo físico que he construido es que es escalable: Si no me caben más elementos en una carpeta de cartulina (por ejemplo en la “S”) puedo ampliar con una nueva carpeta de cartulina la cual etiqueto como “S(2)”, y si siguiese creciendo le podría poner un “S(3)”, etc.

Si en una Caja no me caben más elementos puedo repartir ordenadamente en todas las cajas existentes (1,2,3,4 y 5) para que haya más holgura en las cajas. Si esto no es posible puedo adquirir una caja adicional y etiquetarla como “6” y repartir entre todas siguiendo el orden alfabético para que haya la holgura necesaria.

Aunque parece un poco complicado no lo es y es más sencillo de lo que parece si se ve visualmente. Pongo unas fotos aquí para que os hagáis una idea más clara. No obstante si tenéis dudas dejadlas en los comentarios y las iré contestando.

Resumen Materiales (deben estar siempre a mano para que en el momento que tengáis que archivar lo hagáis sin procrastinarlo) con enlace a Amazon de lo que he adquirido en mi caso:


Cajas de ordenación para carpetas colgantes con carpetas de cartulina colgantes.

Fundas de Plástico

Pegatinas blancas medianas

Pegatinas blancas pequeñas

– Bolígrafo

Y hasta aquí todo lo que os quería contar sobre el archivo físico. Os dejo unas fotos de mi archivo de papel y una cita anónima que viene al pelo en esta ocasión:

“Una persona feliz tiene su ayer archivado, su presente en orden y su mañana sujeto a revisión constante” (Anónimo).

¿Y tú? (si no lo tienes ya) ¿Te atreverías, a partir de las ideas que acabamos de ver, a poner en marcha tu archivo físico para mejorar tu efectividad?

Fotos del archivo físico:

Conjunto de 5 cajas de carpetas de cartulinas colgantes que constituyen el archivo físico de papel

Caja individual con su etiqueta de número de orden

Carpeta de cartulina donde se guardan los elementos cuyos “Temas” empiezan por “C”

Dos elementos del tema #coche que se archivan en la carpeta de cartulina correspondiente a la letra “C”

Detalle de un elemento en su funda de plástico etiquetado por su Tema: #Coche y titulo del elemento: Multas (si yo también recibo multas de tráfico 😉 )

Detalle de la ordenación alfabética de carpetas dentro de la caja

Cuando en la carpeta de un letra no caben más elementos (fundas) se crea una nueva carpeta con la misma letra pero indicando un número de orden

¿Por qué hay acciones en mis listas que nunca realizo y siempre están ahí semana tras semana?

Después del parón veraniego vuelvo a la carga con un tema que me parece apasionante tanto para las personas que utilizamos la metodología de efectividad y organización personal GTD® como para las personas que no utilizan la metodología pero que utilizan listas de tareas y acciones para organizarse y no tener todo en la cabeza.

¿Por qué ocurre que en nuestras listas de siguientes acciones semana tras semana se quedan sin tachar (sin hacer) ciertas acciones que nunca seleccionamos para ejecutar (para hacerlas)?

Esto, en algunos casos, acaba por producirnos cierto nivel de frustración o estrés ya que nunca las terminamos y por tanto las postponemos (como se dice técnicamente las procrastinamos), incluso en algún caso trayéndonos algún problema por ello.

Lo primero recordar que entendemos por siguiente acción: Acciones que se podrían hacer ya mismo. No hay ningún otro condicionante para hacerlas salvo estar en el contexto adecuado: Estar en el lugar adecuado, disponer de las herramientas necesarias y/o estar con las personas con las que necesitas realizar esas acciones, si es el caso.

Lo segundo señalar que esto de que se queden acciones sin hacer semana tras semana es algo que le pasa a todo el mundo, hasta a los que son más expertos en GTD y efectividad personal.

Lo interesante de la cuestión no es tanto el evitarlo, sino el ser consciente de los motivos por los cuales está ocurriendo esto. ¿Por qué procrastinamos estas acciones?

Los motivos realmente pueden ser diversos, lo importante cuando ocurra (es decir cuando veamos la típica tarea que se queda semana tras semana en la lista sin tacharse) es reflexionar porque está ocurriendo esto por si debemos tomar alguna acción.

Voy a referir a continuación alguno de los motivos posibles por si te ayuda cuando se dé el caso a discernir lo que puede estar pasando.

  1. Las siguientes acciones deben ser físicas y tachables

Es fundamental que en nuestras listas las siguientes acciones sean descritas (y escritas) como acciones físicas (de forma que si alguien te ve desde fuera sabría que estás haciendo eso) y que puedas hacerla de una “sentada” (es decir que sean tachables).

Lo que te puede estar pasando es que o bien no son acciones físicas o que no las puedas hacer de una sentada, y por tanto no serían siguientes acciones sino Proyectos que requieren más de una acción física para conseguirse. Por tanto en este caso estarías fallando en el paso “Aclarar” de GTD® (que es el paso en el que se escribe la siguiente acción). Cuando aclaras no defines la siguiente acción como una verdadera siguiente acción. Piensa que a lo mejor “Hacer el trabajo de ciencias” no es una siguiente acción ya que el verbo “Hacer” no es una acción física concreta, si lo es “Escribir el documento para el trabajo de ciencias”, pero aun así esto último si no lo puedes hacer de una sentada tampoco sería una siguiente acción (en este caso sería un Proyecto, como se denomina en GTD, o un Resultado a conseguir ya que se requiere más de una acción para alcanzarlo). La siguiente acción en este caso podría ser quizás “Escribir el índice del documento para el trabajo de ciencias” o “Escribir el punto 1 de introducción del trabajo de ciencias”. Esto si sería siguientes acciones (físicas y tachables) si en tu caso eso lo puedes hacer del tirón, de una sentada.

El paso “Aclarar” en GTD es por tanto fundamental y se entrena aplicándolo y dedicándole tiempo. Cuanto más “Aclares” mejor aclararas en el futuro, es algo que nunca se deja de avanzar y mejorar.

Concluyendo: Si identificas que el motivo de que una acción de tu lista se quede semana tras semana sin hacer es este, prueba a reescribirla como una acción física (con un verbo de acción físico )  y con un alcance que puedas hacerla de una vez (de una sentada).

2. El material de apoyo a una siguientes acción debe estar fácilmente accesible para no procrastinar por no tenerlo delante

Lo ideal es que el material de apoyo a la siguiente acción este “cerca” de la siguiente acción para evitar la procrastinación.

Por ejemplo en el caso de la acción “Escribir Introducción del trabajo de ciencias” si para escribirlo necesitas como material de apoyo: Correos y otros documentos, en el paso en que “aclaras” y escribes la siguiente acción también deberías llevar todo este material “cerca” de la siguiente acción como Material de Apoyo a la acción. Llevarlo “cerca” puede ser ponértelo  delante o tenerlos a mano si son físicos, o si fuesen digitales tenerlos en la misma “nota” donde has escrito la siguiente acción (como adjuntos por ejemplo).

Realmente cuando se realiza el paso “Aclarar” en GTD® al definir una siguiente acción, si se hace bien, se debe revisar que el material de apoyo a la acción existe y esta accesible. Adoptar este hábito os hará procrastinar menos os lo aseguro y cuanto más vayas adoptando este habito menos casos se te irán dando en esta categoría.

 Os confieso que este es uno de los motivos que se me suelen dar más a mi para procrastinar. El ser consciente de este motivo me ha ayudado mucho a procrastinar menos en determinadas “siguientes acciones”, sobre todo en aquellas que no me gustan demasiado hacer.

Concluyendo: Si identificas que el motivo de que una acción de tu lista se quede semana tras semana sin hacer es esté, prueba a llevar el material de apoyo a la acción “cerca” de la siguiente acción y fácilmente “accesible” como hemos comentado anteriormente.

3. Siempre hay más trabajo del que podemos realizar, nunca “incubamos” lo suficiente

En la sociedad actual del trabajo del conocimiento siempre hay más trabajo a realizar que tiempo disponible por lo tanto siempre se va a quedar trabajo sin hacer. La clave está en qué trabajo decido hacer en cada momento, es decir, en seleccionar adecuadamente lo que elijo hacer o no hacer y elegir lo que tenga más “valor” en cada momento y contexto. Pero hay que asumir que se va a quedar trabajo sin hacer, y por lo tanto, acciones de tus listas sin tachar. Si quieres profundizar en esta parte puedes leer el artículo: GTD: Cuál de los 3 Tipos de Trabajo Elegir en cada Momento

Dicho esto es importante “incubar” mucho. Incubar es tomar la decisión “consciente” de postponer una acción o proyecto. Como dice el maestro José Miguel Bolivar, con mucha razón, “Nunca incubamos lo suficiente”. Así que un motivo de que acciones se queden semana tras semanas en tus listas es porque no incubas lo suficiente y por tanto te comprometes con más cosas de las que debes. Si incubas más dejas enfriar el “pensamiento” para poder tomar una mejor decisión futura cuando vuelvas a ello, y además dejas “espacio” para que otras acciones entren en tus listas.

En GTD® para incubar existen las Listas “Algún Día Tal Vez” (ADTV) donde conscientemente puedes anotar algo con lo que no te comprometes ahora para revisarlo en el futuro, por si procede recuperarlo y que pase a tus listas de proyectos y siguientes acciones.

En GTD® hay otra forma de incubar además de las listas ADTV y esta es la “Captura” en tu “Bandeja de entrada” (es decir tomar nota) y dejarlo un tiempo hasta que toque el paso “Aclarar” posterior de GTD®. Es decir, intentar reducir el trabajo según “surja” y capturarlo para luego aclararlo cuando toque. Esto ya es una incubación que enfría el pensamiento aunque sea en un grado menor que supone la incubación en las listas ADTV.

Esto último de la incubación a través de la captura a mí me ayudado muchísimo, porque por mi forma de ser tiendo a sobrecomprometerme con el “Trabajo según surge” y la captura es una forma de una incubación menor, pero suficiente, para pensarlo y decir posteriormente “no” o al menos “postponer” ciertos temas hasta aclararlos bien.

Concluyendo: Si identificas que el motivo de que una acción de tu lista se quede semana tras semana sin hacer es este,  debes por un lado aceptar que esto ocurre porque siempre hay más trabajo por hacer y por otro “incubar” más acciones y proyectos de la forma que hemos comentado anteriormente.

Espero que todo esto te haya ayudado a entender algunos de los motivos de porque se quedan acciones sin ejecutar en tus listas y que cuando se te dé el caso puedas ser consciente y poder tomar acción.

¡Hasta la próxima entrega! Cuidaros mucho.

Nuevo canal de youtube de efectividadyproposito.com con unidades de aprendizaje de la metodología de efectividad personal GTD®

Nuevo canal de youtube de efectividadyproposito.com con unidades de aprendizaje de la metodología de efectividad personal GTD®: https://www.youtube.com/user/yomismopablo

Llevaba tiempo sin escribir una entrada en el blog. Entre una pequeña intervención que he debido hacerme recientemente y el sprint final y cierre de temas en el trabajo antes de empezar mis vacaciones me costaba sacar el hueco y disponer de la tranquilidad para escribir. Ahora ya en vacaciones con una relajación mucho mayor aquí os dejo esta entrada.

Hace ya lgún tiemo, en una “tormenta de ideas” de una planificación natural de proyectos surgió la idea de hacer podcasts o videos sobre temas de efectividad personal, en ese momento lleve la idea a mi lista de “Algún Día Tal Vez” (ADTV) como una posibilidad futura a reevaluar.

Pero recientemente leyendo un artículo de José Miguel Bolivar sobre sus experiencias al escribir su blog tantos años en el que señalaba: “escribir me ayuda a aclarar las ideas, porque me forzaba —en el buen sentido— a pensar” me he sentido muy identificado, porque los pocos meses que llevo yo con mi blog siento lo mismo: Me ayuda a reflexionar mucho sobre el conocimiento aprendido, asentarlo e incluso interiorizarlo más.

A partir de ahí me vino la idea de recuperar de mi lista ADTV la idea de hacer videos ya que esta puede ser una forma de aclarar aún más el conocimiento, asentarlo e interiorizarlo de otra forma: “como si se lo contase a alguien” y eso me ha motivado mucho, ya que pone en juego otras habilidades de comunicación y otras formas de contarlo. Así que ahí que me he lanzado.

Y voila he decidido a ir creando en mi canal de youtube (que estaba sin uso) unidades de aprendizaje, de unos 5 min cada una, sobre efectividad personal con la metodología GTD. Ello me ha obligado a pensar y poner en práctica como poder transmitir esta conocimiento a otras personas. De momento he hecho 4 de ellas, y espero ir haciendo más.

Es un experimento sobre todo para mí, pero si con ello de paso ayudo a alguien a aclarar conceptos o a aprender algo bienvenido sea.

Los grabo de forma rápida y espontanea, y no los repito. Simplemente me apoyo en notas que he creado previamente en una Pizarra de Miro antes de grabar el video. En la imagen de los videos se pueden ver esas notas. Debo de decir que en las grabaciones ya he detectado errores pero he decidido no regrabar los videos, sino dejarlos tal cual. Espero que poco a poco vayan siendo menos los errores, pero al no repetirlos ahí quedaran (uso de coletillas, algún momento dubitativo, etc.). Lo que si espero es ir mejorando video a video en la transmisión de la información y el conocimiento.

Lo que sí me gustaría  señalar que estas unidades de aprendizaje no deben sustituir la lectura de los libros que recomendé en una de las primeras entradas de mi blog. Pretendo con este canal, como con el blog, despertar el gusanillo sobre el tema de la Efectividad Personal y GTD y quizás aclarar algunos conceptos que puedan no estar del todo claros. El enfoque de este blog es reflexionar y profundizar en temas concretos, y en los videos pretendo transmitir conocimiento más básico sobre efectividad y metedologia GTD.

A los que os prenda el interés de aprender GTD y os lo podáis permitir os recomiendo hacer el fantástico curso de formación oficial en GTD que ofrece Optima Lab (tanto en su versión online como presencial) ya que os servirá para acortar la curva de aprendizaje, ahorraros muchos errores y sobre todo que tengas menos probabilidad del riesgo de abandono de la metodología los primeros meses.

Los que no podáis permitiros el curso o decidais no hacer esa inversión, el camino autodidacta de los libros y la aclaración de dudas mediante los diversos blogs existentes (especialmente recomendables lo de las personas de Optima Lab) junto con paciencia y constancia, es el otro camino viable para aprender.

Por último quería dejar claro que yo no imparto cursos de formación oficial GTD®, ni tampoco estoy avalado o certificado por la David Allen Company u OPTIMA LAB. únicamente comparto mi experiencia como usuario  de la metodología.

Espero que las uniadades de aprendizaje os sean utiles. El enlace para el acceso a las mismas es el siguiente: https://www.youtube.com/user/yomismopablo

Feliz Verano, mucho animo y cuidaros mucho!!

Acércate a tu Propósito con el Modelo de Planificación Natural de Proyectos

Hace unas semanas una amiga de mi mujer estuvo hablando con ella de sus proyectos profesionales y de las dificultades que tenía para aterrizarlos. Mi mujer le estuvo ayudando a centrar sus proyectos y visionar sus resultados mediante un Tablero de Visión.

Posteriormente observaron que aterrizar dichos proyectos (resultados deseados) no era algo sencillo, así que mi mujer me lo comento a mí y pensamos que era una ocasión magnífica para aplicar el Modelo de Planificación Natural que propone GTD® para todos aquellos Proyectos (resultados) que deseamos pero que no son evidentes. Así que le propusimos a nuestra amiga tener una reunión virtual para guiarle en ese proceso a partir del Tablero de Visión que ya había confeccionado.

El Modelo de Planificación Natural de Proyectos me parece una parte de la metodología GTD muy potente y que tiene la ventaja de ser totalmente “autónomo” del resto de la metodología, es decir, se puede aplicar de forma separada  y no hace falta que la persona que la utilice sea usuario de la metodología GTD, ni siquiera que la conozca.

El Modelo de Planificación Natural de Proyectos de GTD hace explícitos los pasos que nuestro cerebro sigue de forma natural para planificar los proyectos (resultados) que son más evidentes, para seguirlos y poder hacer lo propio con los Proyectos menos evidentes y complejos.

En el caso que os comento lo primero que le pedimos a nuestra amiga fue que redactase el Resultado (Proyecto) que tenía en la cabeza en una frase como si fuese un resultado que ya ha conseguido. De la forma: “he conseguido…”. Esto fue sencillo a partir del tablero de visión que había elaborado y que nos estuvo mostrando.

A partir de ese punto arrancamos el modelo de Planificación Natural de la metodología GTD que consta de los siguientes pasos.:

Paso 1: Definir Propósito y Principios

Paso 2: Visualizar los resultados

Paso 3: Generar tormenta de ideas

Paso 4: Organizar

Paso 5: Identificar siguientes acciones

En cada uno de estos pasos es importante tomar nota de todo lo que se pide. Veamos uno a uno los pasos a seguir:

Paso 1: Definir Propósito y Principios

– Propósito

– ¿Cuál el “propósito”?

– Identificar los “Para qués” del proyecto.

– Que talentos tuyos pones en juego en ese Proyecto / Resultado

– Que parte de ayuda o servicio a los demás hay en ese Proyecto / Resultado

– Principios

– Identifica que principios y valores van a ser guía en ese proyecto

Paso 2: Visualizar los resultados

– ¿Que ves si ese Resultado/Proyecto se ha conseguido? ¿Cómo se siente? ¿Qué ves a tu alrededor? Hay que describirlo con el mayor el detalle posible

Paso 3: Generar tormenta de ideas

– Apunta todo lo que se te pase por la cabeza después de haber realizado el Paso 1 y el Paso 2

– Piensa con libertad y si restricciones (sin autocensura) en cualquier cosa que se te pase por la cabeza que te puede “acercar” a ese Resultado deseado.

– Por loco o descabellado que parezca apunta absolutamente todo.

Paso 4: Organizar

– Revisa todos las notas que hayas tomado de la tormenta de ideas.

– Ahora sí: Borra y filtra lo que no veas útil

– De lo que quede identifica que son “Partes” más pequeñas del Proyecto total

– Esas partes conformarán el “boceto” de tu Proyecto. Si ves que falta alguna parte importante al revisar el boceto, añádela. Haz esto hasta que consideres que todas las partes están contempladas y estés satisfecho con ello.

– Pueden haber surgido en la tormenta de ideas ciertas acciones a realizar. Ponlas en una categoría de “acciones”.

Paso 5: Identificar siguientes acciones

– Revisa tu boceto de proyecto (las partes identificadas en el punto anterior) y pregúntate: ¿Hay alguna siguiente acción que puede hacer ya en cualquiera de esas partes? Si es así apuntala en una lista de “siguientes acciones a realizar”. Debe ser una acción física que puedas hacer yá (por ejemplo: enviar un correo para …, hacer una llamada a…. , buscar un curso de ….. , hacer un listado de posibles webs para buscar un local en…..,etc.)

– Revisa igualmente cualquier acción que hayas apuntado en la tormenta de ideas, quizás puedas hacerla ya o buscar alguna acción anterior a esa que puedas hacer ya mismo. Si es así apuntala igualmente en la lista de “Siguientes acciones”.

En el caso de nuestra amiga en la primera sesión llegamos hasta el Paso 2 (Visualizar resultados) y en la próxima sesión que tendremos con ella arrancaremos a partir del Paso 3 (Tormenta de Ideas), realizando previamente una recapitulación de los pasos anteriores.

Lo ideal es hacer todo el modelo de un tirón en la misma sesión, pero si por cualquier motivo no se puede, como es nuestro caso, se puede utilizar la recapitulación de los puntos anteriores para volver a enfocar y para que su cerebro entre en el estado de “preparado” para la tormenta de ideas y continuar con los Pasos 4 (Organizar) y Paso 5 (Identificar Siguientes acciones).

El modelo de planificación natural finaliza aquí. Posteriormente (fuera ya del modelo) viene la parte del “compromiso” con esas siguientes acciones. Si asumes el compromiso y empiezas a realizar esas siguientes acciones te irás acercando a tu Proyecto (Resultado).

Como sabes lo más difícil es  arrancar. Por el principio de inercia la mayor energía se pone al empezar el “movimiento”, pero una vez que te estas moviendo  el movimiento genera más movimiento y la inercia del movimiento te acercará poco a poco a ese Resultado que deseas.

Lo bueno del modelo de planificación natural de proyectos es que se puede aplicar repetidamente sobre cualquier “parte” del proyecto que siga sin resultar evidente, hasta que sientas que todo el proyecto es evidente.

¿Como puedes saber que un proyecto es ya evidente?: Cuando dejas de pensar en él, cuanto te lo sacas de la cabeza.

Nuestra amiga vino con algo que rondaba su cabeza hace tiempo y que no podía dejar de pensar en ello. Esperamos que cuando pase por todo el proceso eso dejará de rondar su cabeza. Así sabremos que ha funcionado. En su lado y su decisión libre estará el realizar las siguientes acciones que encuentre en el proceso (que se comprometa con ellas).

El modelo de Planificación Natural te proporcionará más espacio y claridad mental pero no te compromete a nada. El compromiso es una decisión tuya. De hecho yo tengo en mi “Material de Referencia” de GTD alguna planificación natural que he hecho de asuntos no evidentes que rondaban mi cabeza y de los que nunca he seleccionado una siguiente acción. De muchos otros si he seleccionado las siguientes acciones y me he comprometido con ellos (un ejemplo es la elaboración de este Blog). En breve quizas recupere una antigua planificación natural que hice hace tiempo y arranque un nuevo proyecto del que tendreis noticias en el blog, pero aun no lo he decidido, quien sabe que pasará. En el entorno VUCA (de incertidumbre) en que vivimos cualquier cosa más alla de seleccionar una siguiente acción es “sobreplanificar”.

¿Ta ánimas a probar este modelo para tus proyectos no evidentes que más deseas?. Si luego te comprometes con sus acciones quizás tu propósito no esté tan lejos.

Teletrabajando en tiempos de covid-19 con hábitos de efectividad y GTD®

La semana pasada leí un artículo, que incluía fragmentos de vídeo, muy interesante de Next Action, la empresa en Reino Unido que tiene la autorización de la David Allen Company para impartir los cursos oficiales de GTD® en el Reino Unido. El artículo trata sobre el teletrabajo en estos tiempo de crisis del covid-19, las dificultades que se están encontrando las personas y como ciertos elementos de la metodología GTD® pueden ayudar a superarlos.

Con las notas que capturé al leer dicho articulo y ciertas reflexiones que me surgieron posteriormente he escrito esta entrada del blog.

La forma de trabajar desde casa ha cambiado completamente, teletrabajar antes de la crisis del covid-19 era algo minoritario que disfrutaban algunas personas en general de forma parcial (algunos días) y suponían un tiempo donde podías concentrarte y sacar tiempo para trabajar en trabajos de detalle, a largo plazo, estratégicos y si te organizabas bien sin interrupciones. En la crisis del covid-19 con el aumento del teletrabajo a porcentajes antes nunca vistos, se ha perdido esta sensación y en el teletrabajo la gente pasa a estar inundada de reuniones, correos electrónicos, solicitudes de chat a la vez que está comiendo, o atendiendo los deberes de sus hijos, por citar algunos ejemplos. Además todo lo que antes eran los desplazamientos al trabajo en coche o en transporte público, que suponían un tiempo con uno mismo, sin interrupciones, para escuchar la radio, un podcast o pensar, se han perdido.

La metodología GTD® es una herramienta formidable para organizar los asuntos personales y laborales, y cualquier pequeño componente de la metodología puede ser aplicable a trabajar desde casa y muy útil para las personas que se encuentran en esta nueva situación.

En una encuesta realizada por Next Action, los aspectos del trabajo desde casa que las personas señalaban que le resultaban difíciles son los siguientes:

– Reuniones, reuniones, reuniones.

– Interrupciones de compañeros.

– Sensación de estar constantemente “apagando fuegos”

– No disponer de suficiente espacio mental para concentrarse

– Lograr el equilibrio trabajo / vida personal

– Necesidad de cambiar el foco todo el tiempo

Veamos cada uno de ellos y ciertos consejos para poder abordarlos de manera distinta.

Reuniones, reuniones, reuniones

En un entorno en el que muchos de nosotros trabajamos desde casa ¿Cómo podemos mejorar las reuniones virtuales?

Estos son algunos consejos importantes sobre cómo hacer que tus reuniones virtuales sean más efectivas cuando trabajas de forma remota.

Las reuniones cara a cara construyen confianza, es algo sencillo y rápido  para tratar asuntos y es altamente efectiva si se hacen bien. El problema es cuando el número de reuniones crece mucho, como es en el caso de muchas de las personas que teletrabajan en esta crisis del covid-19.

– Algunas de estas reuniones podrían cambiarse por una serie de e-mails, aunque muchas otras no por la naturaleza de los temas a tratar. Una reunión virtual siempre va a tener mucha más riqueza que un email y un email no será muchas veces el cauce de tratar determinados temas. Pero si entendemos que el tema a tratar en la reunión podría resolverse con uno o varios e-mails esta debería ser la primera opción.

– En el caso de mantener reuniones virtuales tener en cuenta que es muy importante como se finalizan : Hay que preguntarse “quien” es dueño de “que” y documentarlo, es decir listar los “resultados” (“Proyectos” en GTD®) que se deciden que se deben obtener y quien es dueño (responsable) de cada uno de esos resultados. Y lo más importante: Para cada uno de esos “Resultados” hacer la pregunta de “¿Cuál es la siguiente acción para acercarnos a ese resultado?”, registrar esa siguiente acción e identificar quien es el responsable de ejecutar la misma (puede ser el responsable del proyecto/resultado correspondiente o no). Hay que asegurarse en toda reunión de dejar un tiempo suficiente antes de finalizar para hacer este ejercicio de listado de resultados y sus responsables y de identificación de las siguientes acciones.

– En vez de crear agendas 5 minutos antes de una reunión, la metodología GTD® propone mantener una “agenda” viva para cada una de las reuniones que vamos a tener, es decir, en el momento que sepamos que vamos a tener una reunión debemos crear una lista para esa reunión, en la que cada vez que nos venga a la cabeza un tema a tratar en esa reunión lo anotaremos/capturaremos.También llevaremos a esta lista los objetivos que perseguimos al reunirnos. Si no aparece un objetivo claro quizás haya que plantearse si la reunión debe tener lugar o no. Incluso esa lista se puede compartir con las personas que van a asistir a la reunión para que la conozcan y tengan claro los asuntos y los objetivos.

– También es importante en el momento en que la reunión ocurre, registrar la reunión, tomar notas. Incluso en reuniones de varias personas no es mala idea acordar y designar una persona para tomar notas.

Interrupciones de compañeros

Otro de los efectos del teletrabajo actual son las interrupciones de los compañeros. En un teletrabajo puntual cuando tus compañeros saben que estas en casa, quizás no te interrumpan, pero en un modelo en el que saben que vas a estar siempre en casa, las interrupciones pueden llegar por cualquier canal y más frecuentemente. Las interrupciones son inevitables y en esta entrada del blog se explica formas de cómo gestionarlas con la metodología GTD:

Pero ¿cómo en un entorno colaborativo podríamos reducir el número de interrupciones que generamos nosotros hacia los demás y los demás hacia nosotros?

– Utilizando la lista de “Agenda” que propone GTD®: Una lista de agenda para cada compañero de trabajo con los que te comunicas con frecuencia te ayudará a recordar lo que debes tratar con cada una de esas personas. Debes por tanto crear una lista por cada persona y en ella ir registrando  lo que necesitas tratar con esa persona (en el momento que surja en tu mente). De esa forma evitas en ese momento que surge en tu mente interrumpir a la persona y pospones para un momento acordado el tratar todos los temas de la lista. Esto además tiene un beneficio adicional: Evita el que 5 minutos antes de reunirte con esa personas estés haciendo una lista de los temas a tratar, bajo cierta presión y quizás estrés, y minimiza el riesgo de que se te olvide algo y seas menos efectivo.

– Otra lista que nos ayuda en minimizar interrupciones es la lista “A la Espera” ya que nos ayuda a realizar un seguimiento de los asuntos que estamos esperando que otra persona avance. Cuando alguien hace algún trabajo o acción por ti, lo apuntas en esta lista, registrando la siguiente información: Quién hacer el trabajo, la fecha en la que se lo pediste y que resultado estas esperando obtener. Esta lista te permitirá periódicamente con su revisión decidir (por fecha y por necesidad de dicho resultado) si deber remitir un recordatorio a la persona sobre el resultado que necesitas.

Cuantas más personas de tu entorno utilicen estas dos simples herramientas, menos interrupciones se producirán y las que se produzcan, además de ser menos en número, en muchas ocasiones serán planificadas. Si las personas de tu entorno no las utilizan, pero tu sí las utilizas, ya ese cambio generará menos interrupciones y te dará una mayor sensación de control y tranquilidad.

Sensación de estar constantemente “apagando fuegos”

Este es otro posible efecto que puede surgir en el teletrabajo, aunque también en el trabajo presencial, y es la sensación de que estamos apagando “fuegos” y resolviendo urgencias todo el tiempo.

En este caso hay una idea del “modelo de la triple naturaleza del trabajo” propuesto por GTD® que puede ayudarte a ser consciente y clarificar que trabajo estás haciendo en tu día a día y como puedes ser mucho más efectivo al mejorar, a partir de ser consciente, tu forma de trabajar.

Hay 3 tipos de trabajo que hacemos en nuestro día a día y todos aparecen en mayor o menor medida:

El trabajo de definir el trabajo a realizar: El trabajo que realizamos al “aclarar” y definir las acciones del trabajo a realizar. En GTD® corresponde al proceso de “Aclarar” y “Reflexionar.

Trabajar en el trabajo definido: Seleccionar, del trabajo ya definido, que acciones vamos a realizar y ejecutarlas. En GTD® podríamos seleccionar por contexto, energía y disponibilidad de tiempo que acción elegimos de nuestras listas para ejecutar.

Trabajar en las cosas según surgen (aquí entrarían las urgencias o los “incendios” comentados anteriormente): Interrupciones de personas, emails, nuestra propia mente que nos interrumpe con algo que nos surge, entre otros ejemplos, y que inmediatamente nos ponemos con ello porque entendemos que es prioritario y una urgencia.

Si quieres conocer más sobre los 3 tipos de trabajo existentes te recomiendo la siguiente entrada del blog de Paz Garde

Lo importante es saber en qué tipo de trabajo estas en cada momento, es decir tomar consciencia de ello.  Siempre tendrás un porcentaje de cada uno de los tipos de trabajo en tu actividad, esto es siempre así.  De hecho se podría analizar que dependiendo de la profesión que tengas determinará que estos porcentajes varíen de una forma u otra.

Concluyendo este apartado podemos decir, en general, que en trabajo del conocimiento que prevalece hoy en día el error más generalizado que se observa es no invertir suficiente tiempo en definir el trabajo a realizar.

Disponer de un inventario completo del trabajo a realizar nos permite abordar el trabajo según surge (incendios y urgencias) sabiendo conscientemente lo que “dejo sin hacer”. No hay peor sensación que abordar un “inciendio” con la incertidumbre de saber si otro “incendio” se puede estar gestando sin ser uno consciente de ello.

No disponer de suficiente espacio mental para concentrarse

Tener definido e inventariado todo tu trabajo te proporciona espacio mental para concentrarte en los incendios que surjan. Si tratamos de almacenar todo en nuestras cabezas simplemente no nos será posible ser efectivos o creativos ya que en el “background” estaremos tratando de usar nuestro cerebro como almacén de recordatorios.

Si te sientes con sensación de estar sobrepasado y con la mente como “llena” o “embotada” de tantas cosas, el siguiente consejo o tip que proporciona GTD® te puede ayudar: Haz un barrido mental (o mind sweep en inglés)

– Para ello busca un espacio de tranquilidad (por la mañana al despertarte por ejemplo). No necesitas mucho tiempo, pero sí disponer de ese momento de tranquilidad para ti mismo. Puedes ser incluso mientras tomas tu café o tu infusión favorita.

– Coge un papel y piensa: “¿Que llama mi atención?” (tanto en el ámbito personal como profesional). Ve escribiéndolo en el papel a medida que te surge, captura las 4 o 5 cosas que llaman tu atención (que te preocupan, que llenan tu cabeza) y descárgalas de la mente. No utilices más tu cerebro para recordarlas.

Cuando termines de hacer este ejercicio probablemente te sientas mejor y con más sensación de control.

Lograr el equilibrio trabajo / vida personal

Cuando se trabaja desde casa, puede ser un desafío lograr un verdadero “equilibrio entre el trabajo y vida personal”, ya que en este caso los límites entre ambos son difusos. En casa con más distracciones y una distinción menos estricta entre el trabajo y la vida en el hogar, no es raro que uno pueda sentir que ha perdido el control, que este ansioso e incluso estresado por todos los malabares que nos vemos obligados a hacer.

Tener a tu pareja al lado mientras trabajas o las propias necesidades educativas de tus hijos, por ejemplo son algunas de estas necesidades a cubrir en el mismo entorno físico, que antes se encontraba separado.

Para el que no conozca la metodología GTD® comentar que en GTD® no se distingue entre personal y laboral, sino en áreas de responsabilidad (tambien llamadas áreas de foco) que hay que mantener en un cierto nivel de equilibro para que la “rueda siga girando”, por tanto va mucho más allá de lo profesional / laboral. Ejemplos de área de responsabilidad son: Salud, Finanzas, Hijos, Pareja, Deporte, Gestión de Proyectos en el Trabajo, Rol de Jefe en el Trabajo, ….

Dentro de los niveles de perspectiva de GTD®, el Horizonte 3, llamado “Áreas de Responsabilidad” es en el que guardamos y gestionamos estos aspectos.

Si no utilizas GTD® no importa, lo importante es que sepas que existen y cuales son en tu caso. Identificarlos y externalizarlos en una simple lista o en una herramienta que te guste (por ejemplo en un mapa mental) y que la revises regularmente te ayudará mucho a ser consciente de desequilibrios. En GTD® se suele revisar mensualmente para identificar si tienes sensaciones de desequilibrio y, en ese caso, que “Proyectos / Resultados” debo abrir para equilibrar. Por ejemplo: Cuando ves “Deporte” si identificas un déficit en esa área, puedes abrir el proyecto/resultado a conseguir: “He hecho running 2 veces a la semana” y añadir una siguiente acción en el calendario los días que te comprometes a hacer running, por ejemplo.

Necesidad de cambiar el foco todo el tiempo

Otras de las consecuencias de trabajar desde casa es que puede ser difícil mantenerse enfocado cuando los límites entre el trabajo y la vida personal son difusos. Esto puede ser debido a que se producen muchos cambio de contexto y estos pueden ser muy rápidos (por ejemplo: pasar de contestar un mail del trabajo a atender a uno de tus hijos en los deberes o a hacer la comida o a tener una charla con tu pareja de un problema personal).

En esto la metodología GTD® nos auxilia proporcionándonos la listas de acciones por “contexto” para crear foco.

En un análisis simple parece que en “Casa” hay un único contexto, pero realmente no es así, todos tenemos varios contextos estando en casa. Eso sí cada persona tiene los suyos propios dependiendo de su situación. Algunos ejemplos típicos de contextos pueden ser: @Pareja, @Hijo/a, @Ordenador, @Telefono, @Correo Electrónico,…

Los contextos se determinan por personas, lugares, herramientas o circunstancias necesarias para ejecutar determinadas acciones. Separar la siguientes acciones a realizar en listas por contexto nos permite gestionar mejor el foco en cada momento. Debes conocerte y es importante que identifiques cuáles son tus contextos relevantes y crees listas de acciones por cada uno de ellos.

En resumen podemos decir que con la crisis del covid-19 y la generalización del teletrabajo forzoso han aparecido problemáticas que, si lo pensamos un poco, ya existían anteriormente con el trabajo presencial, pero que quizás si han emergido con más fuerza. Esto puede ser una excelente oportunidad para todos nosotros de identificar los problemas y ponernos manos a la obra para mejorar nuestra situación. En esta entrada he relacionado algunos consejos que pueden ayudar, pero si algo he podido comprobar estos dos meses de teletrabajo como usuario de la metodología GTD®, es que parece que GTD® ha sido diseñado para funcionar en situaciones de este tipo. Por ello te animo a que, si te identificas con las problemáticas comentadas en este entrada te atrevas a dar el primer paso en GTD®. ¿Te lanzas?

¿Cuáles son los principios de efectividad sobre los que se sustenta la Metodología GTD®?

Me parece interesante y a la vez provechoso relacionar en esta entrada todos los principios de efectividad sobre los que se sustenta la metodología GTD® y que, en definitiva, han hecho que la metodología sea como es. Estos son los principios que David Allen fue observando durante años en su trabajo personal con algunas de las personas (directivos, ejecutivos, amas de casa, etc.), como el mismo dice, más “ocupadas” de Estados Unidos, y que le pedían ayuda para organizarse mejor, mejorar su efectividad y en la mayoría de los casos para poder sobrellevar sus complejas vida. David Allen observo estos principios de forma “empírica” con la gente con la que trabajaba, y tiempo después la neurociencia ha ido validando la mayoría de ellos.  A partir de la recopilación de estos principios (que como él mismo reconoce, no han sido creados por él sino que ya existían y los observaba en muchas de estas personas) los recopilo y les fue dando forma en una metodología completa, que fuese lo más simple posible, pero con la complejidad necesaria para contemplar todas las necesidades y casos en cuanto la efectividad personal. De ahí nació la Metodología GTD®, o “el arte de la efectividad personal sin estrés”.

Vamos pues con estos principios:

PRINCIPIO 1: El cerebro no ha sido diseñado para recordar o memorizar asuntos. Según los estudios que se han realizado a partir de los 4 ítems memorizados al cerebro le cuesta mucha energía memorizar y ve mermada su capacidad cognitiva. De aquí se deriva que debemos sacar fuera de la mente cualquier asunto que llame o capte nuestra atención a un soporte externo y la importancia del Paso 1 de la metodología GTD® “Capturar”.

PRINCIPIO 2: Los asuntos no clarificados son ciclos “abiertos” para la mente que consumen energía mental y generan niveles de estrés. Esto es así porque cuando un asunto no está aclarado, y por tanto no hemos cerrado el “ciclo”, una parte de nuestro cerebro va a estar intentando, en segundo plano, aclararlo y organizarlo de forma constante, consumiendo energía mental. Por tanto debo pasar mis “asuntos” por un proceso de “aclarado” para “cerrarlos” (esto no quiere decir que deba “hacer”) y posteriormente “organizarlos” en un sistema externo confiable (mente extendida). De aquí se deduce el paso 2 de la metodología de “Aclarar” las bandejas de entrada.

PRINCIPIO 3: En el trabajo del “conocimiento”, que es el que tenemos hoy el día gran parte de las personas, definir el trabajo es igual o más importante que hacer el propio trabajo, debido a que este no es evidente ni predecible. En gran parte de los trabajos de hoy en día te llegan inputs desde varios canales y debes a partir de ellos “definir” el trabajo que debes realizar, no te especifica nadie exactamente lo que debs conseguir (Resultado) y exactamente los pasos que debes seguir (acciones). Por tanto esa labor de “definición” del trabajo a realizar es parte de tu propio trabajo. De aquí se deriva el Paso 2 de la metodología (Aclarar) y el Paso 4 (Reflexionar), hacer diversas revisiones, diarias, semanales, mensuales, trimestrarles, anuales, etc. para definir aún más profundamente el “trabajo” a realizar.

PRINCIPIO 4: Las prioridades de acción para nuestro cerebro son algo complejo y no se puede simplificar como los sistemas de priorización tradicionales nos han indicado que debemos hacerlo: “Urgente vs. No Urgente” o “Importante vs. No Importante” o números de prioridad. Estos no funcionan y al poco de establecerlos dejamos de utilizarlos por no ser confiables y útiles para “Seleccionar lo mejor que puedo estar haciendo en este momento”. Las prioridades de acción para nuestra mente funcionan en realidad en un sistema más complejo que comprende “horizontes de enfoque”, “Contextos”, “Energía Disponible” y “tiempo disponible”. De aquí se deriva la creación en la metodología GTD de los “Niveles de Perspectiva” (Propósito y Principios, Visión, Objetivos y Metas, Áreas de Responsabilidad, Proyectos y Acciones), la ordenación de siguientes acciones por “Contextos” (es decir, herramientas necesarias, personas necesarias o lugares donde debo estar para poder ejecutar las acciones) y siempre teniendo en cuenta las restricciones del tiempo de que dispongo y  la Energía de que dispongo en el momento en que voy a seleccionar una acción para ejecutar de mi Sistema GTD®.

PRINCIPIO 5: La multitarea no existe. Solo se puede hacer una cosa que requiera nuestra atención a la vez. Algunos dirán que pueden estar leyendo el periódico mientras comen, o conduciendo mientras escuchan un podcast, o limpiando mientras escuchan la radio. En todos estos ejemplos una de las acciones se considera acción en “piloto automático”, es decir que requiere una atención residual (conducir, limpiar, comer) mientras la otra acción que se realiza es la que requiere atención real (leer el periódico, escuchar un podcast o la radio). Para comprobar esto os propongo leer el periodico a la vez que escuchais un Podcast o la radio. En virtud de este principio la Metodología GTD® promueve estar enfocado en una única cosa en cada momento.

PRINCIPIO 6: El cambio de “entorno” que supone pasar de una acción a otra supone un gasto de tiempo y energía. Cuando dejamos una acción para pasar a otra, el recuperar todos los elementos del “entorno” para la nueva acción nos supone un tiempo y gastamos energía para ello.  La Metodología GTD® procura por tanto a la hora de realizar el Paso 2 de “Aclarar” y de identificar las siguientes acciones de algo, que se tenga en cuenta la granularidad de las mismas, con el fin de que una siguientes acción al ejecutarse (Paso 5) se empiece y se acabe para no tener que volver a su “contexto” de nuevo.

PRINCIPIO 7: El finalizar una siguiente acción supone una recompensa para el cerebro y proporciona un extra de energía. Esto está relacionado con el sistema de recompensa cerebral. La Metodología  GTD® propone por ello, al aclarar una cuestión, identificar la siguiente acción física que nos acerca a un “Resultado / Proyecto” y por tanto que sea fácilmente “tachable” de nuestro Sistema externo.

PRINCIPIO 8: En la Sociedad del Conocimiento tenemos más trabajo que tiempo disponible. Los métodos tradicionales de planificación del trabajo y gestión del tiempo se muestran ineficaces y producen niveles de estrés. El tiempo no se puede gestionar (el día tiene 24 horas para todos y no se puede alargar o acortar por acciones que realicemos). Por tanto lo realmente importante es decidir qué hacemos en cada momento y que recursos asignamos para ello. En la Metodología GTD este principio se refleja en el Paso 5 de Ejecutar y la forma de seleccionar lo “mejor que podría estar haciendo en ese momento”.

PRINCIPIO 9: El cerebro ofrece “resistencias” a hacer algo que no está definido y que no es una acción física tangible. La Metodología GTD® propone por ello, al “aclarar” una cuestión, identificar la siguiente acción física tangible y que podemos realizar de una “sentada”, que nos acerca a un “Resultado / Proyecto”, venciéndose así la resistencia a realizarla. Esto es lo que David Allen llama el “poder impresionante” de algo tan simple (aunque no por ello sencillo) de identificar la “Siguiente Acción”. Esto se resume en la famosa pregunta a realizar a los demás, y a nosotros mismos de: “Esto está muy bien y me ha quedado claro pero ¿Cuál es la siguiente acción?”.

PRINCIPIO 10: El cerebro es fundamentalmente creativo y planificador (no un almacén de datos como se comentó en el PRINCIPIO 1) y esto lo hace de forma “natural”. Debemos hacernos conscientes de la forma en que planifica nuestro cerebro para aprovecharla al máximo. Por ello se incluye en la Metodología GTD® un método de “Planificación” de Proyectos/Resultados que se puede utilizar de forma separada del resto de la metodología (aunque gana toda su potencia cuando se utiliza junto con ella) llamado “Método de Planificación Natural de Proyectos” (en el futuro escribiré una entrada hablando de este método)

PRINCIPIO 11: La mente humana realiza sus funciones naturales de crear, planificar y decidir con un rendimiento óptimo cuando tiene todo lo necesario delante y a la “vista”. Esto es así por un tema evolutivo del ser humano, seguimos siendo, en el fondo, esos mismos humanos del neolítico que eran nómadas y se levantaban y miraban el paisaje (tenían todo a la vista) y sabían que peligros acechaban, donde había que buscar agua, donde recolectar o cazar, etc. todo eso solo con un vistazo. Lo mismo pasa con la Metodología GTD®: GTD® te pone todo aquello con lo que te has comprometido, en distintos niveles, a la vista, en el momento oportuno, para que tu mente haga la labor que naturalmente mejor sabe hacer: Crear, planificar y decidir. Por tanto tu sistema GTD® es tu “paisaje” como trabajador del Conocmiento que eres, así como la selva, el bosque o la sabana era el paisaje del hombre del neolítico.

Una vez revisados y conocidos estos principios: ¿Esto te ánima para embarcarte en mejorar tu efectividad personal? ¿Has experimentado alguno de ellos?. Si quieres comentar lo positivo o no tan positivo de tu experiencia personal, dispones de los comentarios de esta entrada para hacerlo. ¿Cual es tu siguiente acción?