Teletrabajando en tiempos de covid-19 con hábitos de efectividad y GTD®

La semana pasada leí un artículo, que incluía fragmentos de vídeo, muy interesante de Next Action, la empresa en Reino Unido que tiene la autorización de la David Allen Company para impartir los cursos oficiales de GTD® en el Reino Unido. El artículo trata sobre el teletrabajo en estos tiempo de crisis del covid-19, las dificultades que se están encontrando las personas y como ciertos elementos de la metodología GTD® pueden ayudar a superarlos.

Con las notas que capturé al leer dicho articulo y ciertas reflexiones que me surgieron posteriormente he escrito esta entrada del blog.

La forma de trabajar desde casa ha cambiado completamente, teletrabajar antes de la crisis del covid-19 era algo minoritario que disfrutaba algunas personas en general de forma parcial (algunos días) y suponían un tiempo donde podías concentrarte y sacar tiempo para trabajar en trabajos de detalle, a largo plazo, estratégicos y si te organizabas bien sin interrupciones. En la crisis del covid-19 con el aumento del teletrabajo a porcentajes antes nunca vistos, se ha perdido esta sensación y en el teletrabajo la gente pasa a estar inundada de reuniones, correos electrónicos, solicitudes de chat a la vez que está comiendo, o atendiendo los deberes de sus hijos, por citar algunos ejemplos. Además todo lo que antes eran los desplazamientos al trabajo en coche o en transporte público, que suponían un tiempo con uno mismo, sin interrupciones, para escuchar la radio, un podcast o pensar, se han perdido.

La metodología GTD® es una herramienta formidable para organizar los asuntos personales y laborales, y cualquier pequeño componente de la metodología puede ser aplicable a trabajar desde casa y muy útil para las personas que se encuentran en esta nueva situación.

En una encuesta realizada por Next Action, los aspectos del trabajo desde casa que las personas señalaban que le resultaban difíciles son los siguientes:

– Reuniones, reuniones, reuniones.

– Interrupciones de compañeros.

– Sensación de estar constantemente “apagando fuegos”

– No disponer de suficiente espacio mental para concentrarse

– Lograr el equilibrio trabajo / vida personal

– Necesidad de cambiar el foco todo el tiempo

Veamos cada uno de ellos y ciertos consejos para poder abordarlos de manera distinta.

Reuniones, reuniones, reuniones

En un entorno en el que muchos de nosotros trabajamos desde casa ¿Cómo podemos mejorar las reuniones virtuales?

Estos son algunos consejos importantes sobre cómo hacer que tus reuniones virtuales sean más efectivas cuando trabajas de forma remota.

Las reuniones cara a cara construyen confianza, es algo sencillo y rápido  para tratar asuntos y es altamente efectiva si se hacen bien. El problema es cuando el número de reuniones crece mucho, como es en el caso de muchas de las personas que teletrabajan en esta crisis del covid-19.

– Algunas de estas reuniones podrían cambiarse por una serie de e-mails, aunque muchas otras no por la naturaleza de los temas a tratar. Una reunión virtual siempre va a tener mucha más riqueza que un email y un email no será muchas veces el cauce de tratar determinados temas. Pero si entendemos que el tema a tratar en la reunión podría resolverse con uno o varios e-mails esta debería ser la primera opción.

– En el caso de mantener reuniones virtuales tener en cuenta que es muy importante como se finalizan : Hay que preguntarse “quien” es dueño de “que” y documentarlo, es decir listar los “resultados” (“Proyectos” en GTD®) que se deciden que se deben obtener y quien es dueño (responsable) de cada uno de esos resultados. Y lo más importante: Para cada uno de esos “Resultados” hacer la pregunta de “¿Cuál es la siguiente acción para acercarnos a ese resultado?”, registrar esa siguiente acción e identificar quien es el responsable de ejecutar la misma (puede ser el responsable del proyecto/resultado correspondiente o no). Hay que asegurarse en toda reunión de dejar un tiempo suficiente antes de finalizar para hacer este ejercicio de listado de resultados y sus responsables y de identificación de las siguientes acciones.

– En vez de crear agendas 5 minutos antes de una reunión, la metodología GTD® propone mantener una “agenda” viva para cada una de las reuniones que vamos a tener, es decir, en el momento que sepamos que vamos a tener una reunión debemos crear una lista para esa reunión, en la que cada vez que nos venga a la cabeza un tema a tratar en esa reunión lo anotaremos/capturaremos.También llevaremos a esta lista los objetivos que perseguimos al reunirnos. Si no aparece un objetivo claro quizás haya que plantearse si la reunión debe tener lugar o no. Incluso esa lista se puede compartir con las personas que van a asistir a la reunión para que la conozcan y tengan claro los asuntos y los objetivos.

– También es importante en el momento en que la reunión ocurre, registrar la reunión, tomar notas. Incluso en reuniones de varias personas no es mala idea acordar y designar una persona para tomar notas.

Interrupciones de compañeros

Otro de los efectos del teletrabajo actual son las interrupciones de los compañeros. En un teletrabajo puntual cuando tus compañeros saben que estas en casa, quizás no te interrumpan, pero en un modelo en el que saben que vas a estar siempre en casa, las interrupciones pueden llegar por cualquier canal y más frecuentemente. Las interrupciones son inevitables y en esta entrada del blog se explica formas de cómo gestionarlas con la metodología GTD:

Pero ¿cómo en un entorno colaborativo podríamos reducir el número de interrupciones que generamos nosotros hacia los demás y los demás hacia nosotros?

– Utilizando la lista de “Agenda” que propone GTD®: Una lista de agenda para cada compañero de trabajo con los que te comunicas con frecuencia te ayudará a recordar lo que debes tratar con cada una de esas personas. Debes por tanto crear una lista por cada persona y en ella ir registrando  lo que necesitas tratar con esa persona (en el momento que surja en tu mente). De esa forma evitas en ese momento que surge en tu mente interrumpir a la persona y pospones para un momento acordado el tratar todos los temas de la lista. Esto además tiene un beneficio adicional: Evita el que 5 minutos antes de reunirte con esa personas estés haciendo una lista de los temas a tratar, bajo cierta presión y quizás estrés, y minimiza el riesgo de que se te olvide algo y seas menos efectivo.

– Otra lista que nos ayuda en minimizar interrupciones es la lista “A la Espera” ya que nos ayuda a realizar un seguimiento de los asuntos que estamos esperando que otra persona avance. Cuando alguien hace algún trabajo o acción por ti, lo apuntas en esta lista, registrando la siguiente información: Quién hacer el trabajo, la fecha en la que se lo pediste y que resultado estas esperando obtener. Esta lista te permitirá periódicamente con su revisión decidir (por fecha y por necesidad de dicho resultado) si deber remitir un recordatorio a la persona sobre el resultado que necesitas.

Cuantas más personas de tu entorno utilicen estas dos simples herramientas, menos interrupciones se producirán y las que se produzcan, además de ser menos en número, en muchas ocasiones serán planificadas. Si las personas de tu entorno no las utilizan, pero tu sí las utilizas, ya ese cambio generará menos interrupciones y te dará una mayor sensación de control y tranquilidad.

Sensación de estar constantemente “apagando fuegos”

Este es otro posible efecto que puede surgir en el teletrabajo, aunque también en el trabajo presencial, y es la sensación de que estamos apagando “fuegos” y resolviendo urgencias todo el tiempo.

En este caso hay una idea del “modelo de la triple naturaleza del trabajo” propuesto por GTD® que puede ayudarte a ser consciente y clarificar que trabajo estás haciendo en tu día a día y como puedes ser mucho más efectivo al mejorar, a partir de ser consciente, tu forma de trabajar.

Hay 3 tipos de trabajo que hacemos en nuestro día a día y todos aparecen en mayor o menor medida:

El trabajo de definir el trabajo a realizar: El trabajo que realizamos al “aclarar” y definir las acciones del trabajo a realizar. En GTD® corresponde al proceso de “Aclarar” y “Reflexionar.

Trabajar en el trabajo definido: Seleccionar, del trabajo ya definido, que acciones vamos a realizar y ejecutarlas. En GTD® podríamos seleccionar por contexto, energía y disponibilidad de tiempo que acción elegimos de nuestras listas para ejecutar.

Trabajar en las cosas según surgen (aquí entrarían las urgencias o los “incendios” comentados anteriormente): Interrupciones de personas, emails, nuestra propia mente que nos interrumpe con algo que nos surge, entre otros ejemplos, y que inmediatamente nos ponemos con ello porque entendemos que es prioritario y una urgencia.

Si quieres conocer más sobre los 3 tipos de trabajo existentes te recomiendo la siguiente entrada del blog de Paz Garde

Lo importante es saber en qué tipo de trabajo estas en cada momento, es decir tomar consciencia de ello.  Siempre tendrás un porcentaje de cada uno de los tipos de trabajo en tu actividad, esto es siempre así.  De hecho se podría analizar que dependiendo de la profesión que tengas determinará que estos porcentajes varíen de una forma u otra.

Concluyendo este apartado podemos decir, en general, que en trabajo del conocimiento que prevalece hoy en día el error más generalizado que se observa es no invertir suficiente tiempo en definir el trabajo a realizar.

Disponer de un inventario completo del trabajo a realizar nos permite abordar el trabajo según surge (incendios y urgencias) sabiendo conscientemente lo que “dejo sin hacer”. No hay peor sensación que abordar un “inciendio” con la incertidumbre de saber si otro “incendio” se puede estar gestando sin ser uno consciente de ello.

No disponer de suficiente espacio mental para concentrarse

Tener definido e inventariado todo tu trabajo te proporciona espacio mental para concentrarte en los incendios que surjan. Si tratamos de almacenar todo en nuestras cabezas simplemente no nos será posible ser efectivos o creativos ya que en el “background” estaremos tratando de usar nuestro cerebro como almacén de recordatorios.

Si te sientes con sensación de estar sobrepasado y con la mente como “llena” o “embotada” de tantas cosas, el siguiente consejo o tip que proporciona GTD® te puede ayudar: Haz un barrido mental (o mind sweep en inglés)

– Para ello busca un espacio de tranquilidad (por la mañana al despertarte por ejemplo). No necesitas mucho tiempo, pero sí disponer de ese momento de tranquilidad para ti mismo. Puedes ser incluso mientras tomas tu café o tu infusión favorita.

– Coge un papel y piensa: “¿Que llama mi atención?” (tanto en el ámbito personal como profesional). Ve escribiéndolo en el papel a medida que te surge, captura las 4 o 5 cosas que llaman tu atención (que te preocupan, que llenan tu cabeza) y descárgalas de la mente. No utilices más tu cerebro para recordarlas.

Cuando termines de hacer este ejercicio probablemente te sientas mejor y con más sensación de control.

Lograr el equilibrio trabajo / vida personal

Cuando se trabaja desde casa, puede ser un desafío lograr un verdadero “equilibrio entre el trabajo y vida personal”, ya que en este caso los límites entre ambos son difusos. En casa con más distracciones y una distinción menos estricta entre el trabajo y la vida en el hogar, no es raro que uno pueda sentir que ha perdido el control, que este ansioso e incluso estresado por todos los malabares que nos vemos obligados a hacer.

Tener a tu pareja al lado mientras trabajas o las propias necesidades educativas de tus hijos, por ejemplo son algunas de estas necesidades a cubrir en el mismo entorno físico, que antes se encontraba separado.

Para el que no conozca la metodología GTD® comentar que en GTD® no se distingue entre personal y laboral, sino en áreas de responsabilidad (tambien llamadas áreas de foco) que hay que mantener en un cierto nivel de equilibro para que la “rueda siga girando”, por tanto va mucho más allá de lo profesional / laboral. Ejemplos de área de responsabilidad son: Salud, Finanzas, Hijos, Pareja, Deporte, Gestión de Proyectos en el Trabajo, Rol de Jefe en el Trabajo, ….

Dentro de los niveles de perspectiva de GTD®, el Horizonte 3, llamado “Áreas de Responsabilidad” es en el que guardamos y gestionamos estos aspectos.

Si no utilizas GTD® no importa, lo importante es que sepas que existen y cuales son en tu caso. Identificarlos y externalizarlos en una simple lista o en una herramienta que te guste (por ejemplo en un mapa mental) y que la revises regularmente te ayudará mucho a ser consciente de desequilibrios. En GTD® se suele revisar mensualmente para identificar si tienes sensaciones de desequilibrio y, en ese caso, que “Proyectos / Resultados” debo abrir para equilibrar. Por ejemplo: Cuando ves “Deporte” si identificas un déficit en esa área, puedes abrir el proyecto/resultado a conseguir: “He hecho running 2 veces a la semana” y añadir una siguiente acción en el calendario los días que te comprometes a hacer running, por ejemplo.

Necesidad de cambiar el foco todo el tiempo

Otras de las consecuencias de trabajar desde casa es que puede ser difícil mantenerse enfocado cuando los límites entre el trabajo y la vida personal son difusos. Esto puede ser debido a que se producen muchos cambio de contexto y estos pueden ser muy rápidos (por ejemplo: pasar de contestar un mail del trabajo a atender a uno de tus hijos en los deberes o a hacer la comida o a tener una charla con tu pareja de un problema personal).

En esto la metodología GTD® nos auxilia proporcionándonos la listas de acciones por “contexto” para crear foco.

En un análisis simple parece que en “Casa” hay un único contexto, pero realmente no es así, todos tenemos varios contextos estando en casa. Eso sí cada persona tiene los suyos propios dependiendo de su situación. Algunos ejemplos típicos de contextos pueden ser: @Pareja, @Hijo/a, @Ordenador, @Telefono, @Correo Electrónico,…

Los contextos se determinan por personas, lugares, herramientas o circunstancias necesarias para ejecutar determinadas acciones. Separar la siguientes acciones a realizar en listas por contexto nos permite gestionar mejor el foco en cada momento. Debes conocerte y es importante que identifiques cuáles son tus contextos relevantes y crees listas de acciones por cada uno de ellos.

En resumen podemos decir que con la crisis del covid-19 y la generalización del teletrabajo forzoso han aparecido problemáticas que, si lo pensamos un poco, ya existían anteriormente con el trabajo presencial, pero que quizás si han emergido con más fuerza. Esto puede ser una excelente oportunidad para todos nosotros de identificar los problemas y ponernos manos a la obra para mejorar nuestra situación. En esta entrada he relacionado algunos consejos que pueden ayudar, pero si algo he podido comprobar estos dos meses de teletrabajo como usuario de la metodología GTD®, es que parece que GTD® ha sido diseñado para funcionar en situaciones de este tipo. Por ello te animo a que, si te identificas con las problemáticas comentadas en este entrada te atrevas a dar el primer paso en GTD®. ¿Te lanzas?

Como gestionar interrupciones en el ámbito laboral y personal con hábitos de efectividad

Se entiende una interrupción como un input que llega a nuestros sentidos y al cual prestamos atención, desviando, por tanto nuestra atención, aunque sea un momento, de aquello en lo que la teníamos centrada en ese momento.

Todos en el mundo actual nos encontramos sometidos a un mayor o menor número de interrupciones en nuestro día a día, ya sea tanto en el ámbito laboral como en el personal. De hecho, las interrupciones han existido desde siempre, antes y ahora. Es algo con lo que hay que vivir. Solo que ahora el nivel de interrupción es más frecuente y hay más canales por donde nos pueden llegar interrupciones (no solo que venga alguien a decirnos algo, sino correo electrónico, redes sociales, Mensajería, whatsapp, etc.).

La pregunta es: ¿Podemos gestionar mejor las interrupciones con hábitos de efectividad?

La respuesta es: definitivamente Sí!.

¿Y cómo podemos hacer esto?

La primera parte es la más sencilla:

Las interrupciones que dependan de algo que podamos hacer nosotros, se pueden resolver haciendo las acciones efectivas que disminuyan o eliminen esas interrupciones, entre ellas:

– Quitar todas las notificaciones sonoras y visuales de redes sociales, whatsapp, mensajería y correo electrónico tanto del móvil como de otros dispositivos como tablet, portátil o el propio PC.

– Establecer los hábitos de revisión periódica necesaria de redes sociales, mensajería, correo, etc. de forma que ya no nos interrumpirán, sino que nosotros decidiremos cuando los revisamos, es decir, cuando centramos nuestra atención en ello.

¿Pero cómo gestionamos las interrupciones que no dependen de nosotros (alguien nos llama por teléfono, alguien viene a nuestra mesa a decirnos algo…)?.

Esta es la parte emocionalmente más compleja porque involucra a un tercero, pero se puede gestionar adecuadamente con hábitos de efectividad sin que nos provoque malestar o estrés:

Veamos la forma de hacerlo con hábitos de efectividad:

Si estamos ejecutando una acción y alguien nos llama o viene a decirnos o pedirnos algo y por tanto interrumpe nuestra ejecución lo importante es disponer siempre cerca  un contenedor de confianza (los que aplicamos la metodología GTD® a este contenedor le llamamos “Bandeja de Entrada”).

¿Cómo gestionamos una interrupción con un contendor de confianza o bandeja de entrada?

Forma general de gestionar una interrupción:

  1. Decirle a la persona que nos viene a pedir algo que nos de unos segundos. Anotar la acción que estábamos haciendo, y el punto por donde íbamos en esa acción, en una nota (aplicar el hábito de captura en GTD®) y arrojar esa nota en la bandeja de entrada. Esto es algo rápido y solo lleva unos segundos. De esa forma ya tenemos en nuestro contenedor de confianza un “puntero” o “apunte” de por donde hemos dejado la acción interrumpida.
  2. Decirle a la persona que ya podemos hablar. Hablar con esa persona y si como consecuencia de la conversación hay algo que llame tu atención apuntalo (captúralo) en una nota, y al terminar, arrójalo al contenedor de confianza (bandeja de entrada). Algo que llame tu atención puede ser que te pida que hagas algo y le entregues un resultado. En ese caso específico se recomienda capturar siempre el nombre de la persona que lo pide y la fecha en la que nos lo ha pedido.
  3. De esta forma al revisar el contenedor de confianza (bandeja de entrada en GTD®) posteriormente me voy a encontrar ambas notas, es decir que no se me ha escapado nada, y mi mente estará tranquila por ello. Si soy una persona que aplico la metodología GTD® lo que tendría son dos nuevos elementos en mi bandeja de entrada que deberé “aclarar” y “organizar” y por tanto quedarán dentro de mis sistema GTD® donde corresponda.
  4. Una vez finalizada la interrupción cuando vuelva a mi momento de ejecución seleccionaré lo que tenga más sentido realizar (puede ser una siguiente acción referida al motivo de la interrupción o la siguiente acción que estaba haciendo antes de que me interrumpieran que gracias al “puntero” sé por dónde me quede) u otra acción que en ese momento tenga más sentido. Si aplico GTD® esa decisión la tomaré por “Contexto” (Herramienta, persona o ubicación necesaria para ejecutar la acción), “Tiempo” o “Energía” disponible.

Este caso que he expuesto aplica bien a Interrupción más prolongada (ej. Tu jefe te pide atender un tema urgente, tu mujer o marido tiene un problema y te pide ayuda, los niños tienen una urgencia…), ya que en este caso vas a tener que dejar lo que estabas haciendo.

Hay una excepción que podemos aplicar frente a esta forma general de gestionar interrupciones que es en el caso en que sabemos que la Interrupción va a ser breve o no podemos dejar lo que estamos haciendo

Si intuyes que la interrupción va a ser corta o no puedes dejar de hacer lo que estás haciendo puedes hacer lo siguiente:

– Toma nota rápida de lo que solicita tu interlocutor y arrójalo al contenedor de confianza (bandeja de entrada en GTD®) para clarificarlo cuando toque. Esto te llevará unos pocos segundos. Luego continua con la acción con la que estabas antes de la interrupción.

Si detectas que va a ser más largo y no puedes dejar lo que estabas haciendo (estas ya atendiendo algo urgente por ejemplo) puedes proponerle tener una reunión / cita en un hueco de tiempo en el calendario acordado para atenderle. Si tu interlocutor apremia (o es tu Jefe por ejemplo y lo tienes que atender sí o sí) siempre puedes optar por la Forma General que comentaba más arriba.

Otras recomendaciones y hábitos a tener en cuenta sobre las interrupciones:

– Si ciertas interrupciones no son parte de tus funciones, trabajo o responsabilidades de vida. Páralas!! (tanto whatsapps, como interrupciones de personas, etc.)

– Si ciertas interrupciones son necesarias, por tus funciones en el trabajo, o por tus responsabilidades en la vida, y las sientes de forma incomoda eso quiere decir que son compromisos no correctamente gestionados. Para ello recuerda que  “la captura es un arma contra las interrupciones”. Las personas que se sienten molestas al ser interrumpidas en ocasiones es porque no tienen buenas herramientas de captura, ya que la acción derivada de la interrupción podría ser lo mejor que podrían estar haciendo en ese momento, pero sin las adecuados herramientas de captura (para capturar el punto en el que dejaron la acción interrumpida y la información de la propia interrupción) no sienten que tienen el control y la perspectiva suficiente sobre la situación, sienten que pueden perder el control sobre lo que estaban haciendo o que si no atienden la interrupción en ese momento perderan la información sobre la misma, y eso es lo que realmente te está molestando.

Si tu trabajo o responsabilidades en la vida requiere que prestes atención a personas que pueden aparecer, llamar, etc. y atenderlas, pero también parte de tu trabajo es ejecutar acciones de alta energía y/o mucho tiempo, tendrás que buscar en ocasiones  “Espacios sin Interrupciones”, es decir aislarte de alguna forma o cambiar de espacio temporalmente para poder ejecutar esas acciones.

Cuando estés en un espacio de “altas interrupciones” es mejor que selecciones acciones de baja energía y poco tiempo (lo que se llama entrar en modo “micromanager”).

Espero que el resumen que he intentado realizar aquí sobre los hábitos de efectividad para gestionar las interrupciones que te surjan en tu día a día te haya resultado útil.

De todos modos es importante recordar que la Efectividad es una competencia que debemos desarrollar preferiblemente como un “todo”, los hábitos sueltos o “Tips” de efectividad pueden ayudar puntualmente a solventar una situación pero no llevarnos al objetivo de desarrollar nuestra efectividad personal. En la efectividad personal el “Todo” (todos los hábitos interconectados como deben) es mayor que la suma de las partes (los hábitos por separado). Por ello un metodología como GTD® te ofrece desarrollar el conjunto de hábitos mínimos (pero todos los necesarios) para desarrollar tu Efectividad como un “todo” e ir avanzando en el desarrollo de la competencia de la efectividad personal.

¿Te atreves a iniciarte en este camino?