¿Por qué hay acciones en mis listas que nunca realizo y siempre están ahí semana tras semana?

Después del parón veraniego vuelvo a la carga con un tema que me parece apasionante tanto para las personas que utilizamos la metodología de efectividad y organización personal GTD® como para las personas que no utilizan la metodología pero que utilizan listas de tareas y acciones para organizarse y no tener todo en la cabeza.

¿Por qué ocurre que en nuestras listas de siguientes acciones semana tras semana se quedan sin tachar (sin hacer) ciertas acciones que nunca seleccionamos para ejecutar (para hacerlas)?

Esto, en algunos casos, acaba por producirnos cierto nivel de frustración o estrés ya que nunca las terminamos y por tanto las postponemos (como se dice técnicamente las procrastinamos), incluso en algún caso trayéndonos algún problema por ello.

Lo primero recordar que entendemos por siguiente acción: Acciones que se podrían hacer ya mismo. No hay ningún otro condicionante para hacerlas salvo estar en el contexto adecuado: Estar en el lugar adecuado, disponer de las herramientas necesarias y/o estar con las personas con las que necesitas realizar esas acciones, si es el caso.

Lo segundo señalar que esto de que se queden acciones sin hacer semana tras semana es algo que le pasa a todo el mundo, hasta a los que son más expertos en GTD y efectividad personal.

Lo interesante de la cuestión no es tanto el evitarlo, sino el ser consciente de los motivos por los cuales está ocurriendo esto. ¿Por qué procrastinamos estas acciones?

Los motivos realmente pueden ser diversos, lo importante cuando ocurra (es decir cuando veamos la típica tarea que se queda semana tras semana en la lista sin tacharse) es reflexionar porque está ocurriendo esto por si debemos tomar alguna acción.

Voy a referir a continuación alguno de los motivos posibles por si te ayuda cuando se dé el caso a discernir lo que puede estar pasando.

1. Las siguientes acciones deben ser físicas y tachables

Es fundamental que en nuestras listas las siguientes acciones sean descritas (y escritas) como acciones físicas (de forma que si alguien te ve desde fuera sabría que estás haciendo eso) y que puedas hacerla de una «sentada» (es decir que sean tachables).

Lo que te puede estar pasando es que o bien no son acciones físicas o que no las puedas hacer de una sentada, y por tanto no serían siguientes acciones sino Proyectos que requieren más de una acción física para conseguirse. Por tanto en este caso estarías fallando en el paso «Aclarar» de GTD® (que es el paso en el que se escribe la siguiente acción). Cuando aclaras no defines la siguiente acción como una verdadera siguiente acción. Piensa que a lo mejor «Hacer el trabajo de ciencias» no es una siguiente acción ya que el verbo «Hacer» no es una acción física concreta, si lo es «Escribir el documento para el trabajo de ciencias», pero aun así esto último si no lo puedes hacer de una sentada tampoco sería una siguiente acción (en este caso sería un Proyecto, como se denomina en GTD, o un Resultado a conseguir ya que se requiere más de una acción para alcanzarlo). La siguiente acción en este caso podría ser quizás «Escribir el índice del documento para el trabajo de ciencias» o «Escribir el punto 1 de introducción del trabajo de ciencias». Esto si sería siguientes acciones (físicas y tachables) si en tu caso eso lo puedes hacer del tirón, de una sentada.

El paso «Aclarar» en GTD es por tanto fundamental y se entrena aplicándolo y dedicándole tiempo. Cuanto más «Aclares» mejor aclararas en el futuro, es algo que nunca se deja de avanzar y mejorar.

Concluyendo: Si identificas que el motivo de que una acción de tu lista se quede semana tras semana sin hacer es este, prueba a reescribirla como una acción física (con un verbo de acción físico )  y con un alcance que puedas hacerla de una vez (de una sentada).

2. El material de apoyo a una siguientes acción debe estar fácilmente accesible para no procrastinar por no tenerlo delante

Lo ideal es que el material de apoyo a la siguiente acción este «cerca» de la siguiente acción para evitar la procrastinación.

Por ejemplo en el caso de la acción «Escribir Introducción del trabajo de ciencias» si para escribirlo necesitas como material de apoyo: Correos y otros documentos, en el paso en que «aclaras» y escribes la siguiente acción también deberías llevar todo este material «cerca» de la siguiente acción como Material de Apoyo a la acción. Llevarlo «cerca» puede ser ponértelo  delante o tenerlos a mano si son físicos, o si fuesen digitales tenerlos en la misma «nota» donde has escrito la siguiente acción (como adjuntos por ejemplo).

Realmente cuando se realiza el paso «Aclarar» en GTD® al definir una siguiente acción, si se hace bien, se debe revisar que el material de apoyo a la acción existe y esta accesible. Adoptar este hábito os hará procrastinar menos os lo aseguro y cuanto más vayas adoptando este habito menos casos se te irán dando en esta categoría.

 Os confieso que este es uno de los motivos que se me suelen dar más a mi para procrastinar. El ser consciente de este motivo me ha ayudado mucho a procrastinar menos en determinadas «siguientes acciones», sobre todo en aquellas que no me gustan demasiado hacer.

Concluyendo: Si identificas que el motivo de que una acción de tu lista se quede semana tras semana sin hacer es esté, prueba a llevar el material de apoyo a la acción «cerca» de la siguiente acción y fácilmente «accesible» como hemos comentado anteriormente.

3. Siempre hay más trabajo del que podemos realizar, nunca «incubamos» lo suficiente

En la sociedad actual del trabajo del conocimiento siempre hay más trabajo a realizar que tiempo disponible por lo tanto siempre se va a quedar trabajo sin hacer. La clave está en qué trabajo decido hacer en cada momento, es decir, en seleccionar adecuadamente lo que elijo hacer o no hacer y elegir lo que tenga más «valor» en cada momento y contexto. Pero hay que asumir que se va a quedar trabajo sin hacer, y por lo tanto, acciones de tus listas sin tachar. Si quieres profundizar en esta parte puedes leer el artículo: GTD: Cuál de los 3 Tipos de Trabajo Elegir en cada Momento

Dicho esto es importante «incubar» mucho. Incubar es tomar la decisión «consciente» de postponer una acción o proyecto. Como dice el maestro José Miguel Bolivar, con mucha razón, «Nunca incubamos lo suficiente». Así que un motivo de que acciones se queden semana tras semanas en tus listas es porque no incubas lo suficiente y por tanto te comprometes con más cosas de las que debes. Si incubas más dejas enfriar el «pensamiento» para poder tomar una mejor decisión futura cuando vuelvas a ello, y además dejas «espacio» para que otras acciones entren en tus listas.

En GTD® para incubar existen las Listas «Algún Día Tal Vez» (ADTV) donde conscientemente puedes anotar algo con lo que no te comprometes ahora para revisarlo en el futuro, por si procede recuperarlo y que pase a tus listas de proyectos y siguientes acciones.

En GTD® hay otra forma de incubar además de las listas ADTV y esta es la «Captura» en tu «Bandeja de entrada» (es decir tomar nota) y dejarlo un tiempo hasta que toque el paso «Aclarar» posterior de GTD®. Es decir, intentar reducir el trabajo según «surja» y capturarlo para luego aclararlo cuando toque. Esto ya es una incubación que enfría el pensamiento aunque sea en un grado menor que supone la incubación en las listas ADTV.

Esto último de la incubación a través de la captura a mí me ayudado muchísimo, porque por mi forma de ser tiendo a sobrecomprometerme con el «Trabajo según surge» y la captura es una forma de una incubación menor, pero suficiente, para pensarlo y decir posteriormente «no» o al menos «postponer» ciertos temas hasta aclararlos bien.

Concluyendo: Si identificas que el motivo de que una acción de tu lista se quede semana tras semana sin hacer es este,  debes por un lado aceptar que esto ocurre porque siempre hay más trabajo por hacer y por otro «incubar» más acciones y proyectos de la forma que hemos comentado anteriormente.

Espero que todo esto te haya ayudado a entender algunos de los motivos de porque se quedan acciones sin ejecutar en tus listas y que cuando se te dé el caso puedas ser consciente y poder tomar acción.

¡Hasta la próxima entrega! Cuidaros mucho.